종이 기록을 끝내세요: Kailing 전자회계기록이 기업에 지속적 가치를 창출합니다

오늘날 디지털 시대에 기업 관리의 모든 측면이 깊은 변화를 겪고 있으며, 회계 기록물 관리도 예외가 아닙니다. 재정부가 《회계 정보화 업무 규범》과 《회계 소프트웨어 기본 기능 및 서비스 규범》을 발표하여 회계 정보화 발전에 명확한 지침을 제공하였고, 전자회계기록 구축은 새로운 가속기를 맞이하고 있습니다.

《회계정보화 업무 규범》 제2장에서 제29조, 제30조, 제31조 등의 내용은 기업의 전자회계기록 관리 요건을 더욱 명확히 해줍니다.

위 두 가지 신규 규정 외에도 최근 관련 부처는 여러 조치를 통해 러치 시범을 적극 확대하고 전자증빙 회계 데이터 표준 시범을 심화해 왔습니다. 디지털화, 무종이화, 자동화, 지능화는 필연적으로 미래 기업 업무·재무·세무 관리의 중요한 발전 방향이 될 것입니다. 따라서 기업에게 업무·재무·세무 디지털 전환은 매우 필요하고 시급합니다.

1. 기업 회계 기록 관리 현황

▪ 수작업 제본·보관 업무가 매우 번거롭습니다.

전통적인 회계 기록 관리 방식에서 회계 전표, 장부 등의 자료 제본과 보관은 흔히 수작업에 의존합니다. 직원은 많은 시간과 노력을 들여 종이 전표를 한 장씩 정리하고 정렬한 뒤 제본기로 제본해야 합니다. 이 과정은 효율이 낮을 뿐만 아니라 제본 오류나 누락이 발생하기 쉽습니다. 예를 들어 대량의 거래 전표를 처리할 때 직원이 피로로 인해 전표 순서를 잘못 놓아 이후 검색과 사용에 불편을 초래할 수 있습니다.

▪ 종이 장기 보관 시 손상되기 쉬움

종이 회계 기록은 장기 보존 과정에서 환경 요인의 영향을 매우 크게 받습니다. 습도와 온도 변화는 종이의 곰팡이, 퇴색, 손상을 초래할 수 있습니다. 특히 보관 조건이 좋지 않은 기업에서는 종이 기록의 손상 속도가 더 빠릅니다. 예를 들어 남부 지역 일부 기업은 장마철에 보관 환경에 제습 설비가 없으면 종이 기록이 쉽게 습기를 먹고 곰팡이가 피어 중요한 회계 정보를 식별할 수 없게 되어 기업에 잠재적 재무 위험을 초래합니다.

▪ 실물 기록 검색 및 대출이 매우 불편함

기업이 특정 시기 또는 특정 업무와 관련된 회계 기록을 열람해야 할 때, 전통적인 실물 기록 관리 방식에서는 직원이 산더미 같은 기록 선반에서 하나하나 찾아야 하는 경우가 많습니다. 이 방식은 시간과 노력이 많이 들 뿐만 아니라 정확성도 보장하기 어렵습니다. 예를 들어, 기업이 감사를 받을 때 감사인이 지난 몇 년간의 특정 비용 지출 증빙을 확인해야 하면, 기록 관리 담당자가 관련 자료를 찾는 데 며칠이 걸릴 수 있어 감사 업무의 진행과 효율에 심각한 영향을 미칩니다.

▪ 기록 수동 관리는 분실하기 쉬움

수작업으로 기록 관리를 의존하면 인적 실수로 기록 분실 리스크가 존재합니다. 기록 관리 담당자는 부주의로 기록을 잘못된 위치에 두거나 기록 대출·반납 과정에서 기록 오류가 발생하여 기록이 분실될 수 있습니다. 중요한 회계기록이 분실되면 기업은 재무 회계와 의사결정을 정확히 수행할 수 없고 심지어 법적 리스크에 직면할 수 있습니다.

▪ 전 과정 솔루션이 시급합니다

기관·기업은 전자회계증빙의 안전하고 규정에 부합하는 보관 문제를 시급히 해결해야 합니다. 재무 업무 프로세스가 복잡하여 안전하고 규정에 부합하는 전자회계증빙의 수집, 비용 청구, 장부 기입, 보관의 전 과정 전자화 솔루션이 절실히 필요합니다.

이、 Kailing 전자회계기록 제품 역량

1. 다양한 유형의 회계 자료 보관을 지원합니다.

▪ 전자 기록물&종이 기록물 전면 커버

Kailing전자회계기록 시스템은 다양한 유형의 회계 자료를 보관 처리할 수 있습니다. 원본 증빙, 기장 증빙이든 회계 장부와 회계 보고서든 모두 이 시스템에서 질서 있게 보관할 수 있습니다. 전자 기록의 경우 시스템이 직접 수취하고 저장하여 전자 데이터의 완전성과 안전성을 보장합니다.

종이 기록물에 대해서도 시스템은 편리한 디지털 변환 기능을 제공하여 스캔 등의 기술로 종이 기록물을 전자 형식으로 변환하고, 종이·전자 일체화 관리를 실현합니다.

예를 들어, 기업이 수취한 전자세금계산서는 시스템에 직접 가져와 아카이빙할 수 있으며, 전통적인 종이 세금계산서도 스캔 후 시스템이 정확하게 인식하고 아카이빙하여 기업이 향후 조회 및 사용하기 편리합니다.

2. 다방면의 기록 관리 요구를 지원합니다.

▪ 기록 수집:시스템은 기업의 재무 소프트웨어에서 데이터를 자동으로 추출하는 것과 외부 인터페이스를 통해 다른 업무 시스템으로부터 관련 기록 자료를 수신하는 것을 포함한 다양한 방식으로 회계 기록을 수집할 수 있습니다. 이는 기록 데이터의 적시성과 정확성을 보장합니다.

▪ 메타데이터 관리:기록의 메타데이터를 정밀하게 관리하여 기록의 생성 시간, 생성자, 수정 기록 등 중요한 정보를 기록함으로써 기록의 전체 생명주기를 추적하고 관리할 수 있습니다.

▪ 기록 분류:기업의 업무 요구와 회계처리 규칙에 따라 기록을 과학적이고 합리적으로 분류한다. 예를 들어 회계과목, 업무 유형, 시간 주기 등의 기준으로 분류하여 사용자가 필요한 기록을 빠르게 찾을 수 있도록 한다.

▪ 기록 라벨:사용자가 기록에 사용자 정의 태그를 추가하여 기록 식별을 더욱 세분화하고 기록 검색의 정확도를 높이도록 허용합니다.

▪ 기록 대출:규범화된 기록 열람 프로세스를 제공하여, 사용자가 온라인으로 열람 신청을 제출하면 시스템이 자동으로 승인과 권한 관리를 수행하여 열람 과정에서 기록의 안전을 보장합니다.

▪ 기록 감정:정기적으로 기록의 가치를 평가하여 어떤 기록을 장기 보존해야 하고 어떤 기록을 폐기할 수 있는지 결정하여 기업의 기록 저장 자원을 최적화합니다.

▪ 기록 폐기:아카이브 감정 결과에 따라, 법률·법규에 부합하는 전제하에 보존 가치가 없는 아카이브를 안전하게 폐기하여 데이터 유출을 방지합니다.

▪ 기록 통계:각종 기록 관리 통계 보고서를 생성할 수 있습니다. 예를 들어 기록 수량 통계, 기록 대출 빈도 통계 등으로 기업의 기록 관리 의사결정에 데이터 지원을 제공합니다.

삼、 Kailing 전자회계기록을 선택하는 이유

1. 비용 효익과 데이터 가치 발굴

채택Kailing전자회계기록 시스템은 기업에 현저한 비용 절감을 가져다줍니다. 한편으로는 종이 기록물 사용을 줄여 종이, 인쇄, 제본, 저장 장비 등의 비용을 낮춥니다. 다른 한편으로는 자동화·디지털화된 관리 방식으로 인력 운영 비용을 줄이고 업무 효율을 높입니다. 동시에 시스템은 방대한 회계기록 데이터를 심층적으로 분석하여 기업의 재무 상태와 경영 추세를 파악하고, 기업의 재무 관리와 전략 결정에 가치 있는 데이터 지원을 제공합니다.

2. 세금계산서 정보의 자동 인식·진위확인으로 데이터 정확성 보장

Kailing전자회계기록 시스템은 선진적인 세금계산서 정보 자동 인식 및 진위 검증 기능을 갖추고 있습니다. 기업이 세금계산서를 수취할 때, 전자세금계산서든 종이세금계산서를 스캔한 전자 버전이든, 시스템은 세금계산서의 세금계산서 번호, 금액, 발행일, 세금계산서 코드 등 핵심 정보를 신속하게 추출하고 세무 시스템과 대조하여 세금계산서의 진위를 검증합니다. 이 기능은 위조 세금계산서가 기업의 재무 시스템에 유입되는 것을 효과적으로 방지하여 기업 재무 데이터의 정확성과 규정 준수를 보장합니다.

3. 원시 증빙과 기장 증빙의 데이터 관계를 구축하여 회계 명확성 보장

이 시스템에서는 원시 증빙과 회계 전표 간의 데이터 연관성을 자동으로 구축할 수 있습니다. 회계 전표가 생성될 때 시스템은 해당 원시 증빙을 정확하게 추적할 수 있으며, 그 반대도 가능합니다. 이러한 데이터 관계의 구축은 기업의 회계 처리를 더욱 명확하고 투명하게 만듭니다. 예를 들어 재무 감사를 진행할 때 감사자는 회계 전표를 통해 관련 원시 증빙을 신속하게 찾아 업무의 진실성과 정확성을 확인할 수 있어 감사 업무의 효율성과 품질을 높일 수 있습니다.

4. 종이·전자 기록 이중 관리로 데이터 안전과 완전성 보장

Kailing전자회계기록 시스템은 종이 기록과 전자 기록의 이중 관리 모델을 구현했습니다. 일상적인 회계 업무에서 전자 기록은 재무 회계, 보고서 생성 등의 작업에 편리하고 신속하게 사용됩니다. 종이 기록은 전자 기록의 백업 및 보완으로서 특정 상황에서 중요한 역할을 할 수 있습니다. 시스템은 종이·전자 기록을 통합 관리하여 양자의 데이터 일관성과 완전성을 보장하며, 기업 데이터 보안을 보장하는 동시에 다양한 업무 시나리오에서의 회계 기록 사용 요구를 충족합니다.

Kailing전자회계기록 시스템기업의 회계기록 관리 측면에서 포괄적이고 효율적이며 안전한 솔루션을 제공하여 기업이 디지털 시대에 재무 데이터를 더 잘 관리하고 재무 관리 수준을 향상하도록 지원，Kailing Technology에 연락하여 데모 또는 사용을 진행하시기 바랍니다.

Kailing Technology는 업무·재무·세무 디지털 종합 솔루션 서비스 제공업체로서 각종 기관, 기구, 대중소형 기업에 업무·재무·세무 관리 디지털 전환 제품과 운영 서비스를 제공하며, 제품 라인에는 다음이 포함됩니다:

영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 세금계산서 발행 시스템, 직원 비용 통제 및 상환 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지 AI OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자회계기록 시스템 등 업무의 솔루션으로 각 분야의 디지털화과정을 전방위적으로 추진합니다.

만약 귀하께서 업무·재무·세무 디지털 전환 관련 필요가 있으시다면, 저희에게 연락해 주시기 바랍니다, 베이징 Kailing Technology가 성심껏 서비스를 제공하겠습니다.