전자회계기록에 여전히 의문이 있으신가요? 전자증빙 상환, 기장, 아카이빙 완전 공략!

기장 전표가 전 과정 전자화를 실현했고, 전면 디지털 전자세금계산서가 더욱 편리하지만 재무 담당자들의 마음속은 점점 불안해지고 있습니다. 예를 들어: 전자세금계산서의 다양한 형식은 어떤 차이가 있을까? 전자 증빙은 어떻게 비용 정산, 입장 및 아카이빙을 해야 할까? 함께 알아보겠습니다! 1. 재정부 회계사 《전자회계증빙 비용 정산 입장 아카이빙 규범에 관한 통지》 1. 본 통지에서 말하는 전자회계증빙이란 단위가 외부에서 수신한 전자 형식의 각종 회계 증빙을 말하며, 전자세금계산서, 재정 전자 영수증, 전자 승차권, 전자 여정표, 전자 세관 전용 납부서, ...

1.재정부 회계사 《전자회계증빙 비용 청구 및 회계 처리 기록 보관 규범에 관한 통지》

1. 이 통지에서 말하는 전자회계증빙이란 단위가 외부로부터 수령한 전자 형식의 각종 회계증빙을 말하며, 전자세금계산서, 재정 전자영수증, 전자승차권, 전자여정표, 전자세관 전용 납부서, 은행 전자 회신 등 전자회계증빙을 포함합니다.

2. 출처가 합법적이고 진실한 전자회계증빙은 종이 회계증빙과 동등한 법적 효력을 가집니다.

3. 법률 및 행정법규에 별도 규정이 없는 한, 다음 조건을 동시에 충족하는 경우 단위는 전자회계증빙만으로 비용 청구 및 장부 기장·보관할 수 있습니다:

(1) 수취한 전자회계증빙이 검증을 거쳐 합법적이고 진실할 것;

(2) 전자회계증빙의 전송, 저장이 안전하고 신뢰할 수 있으며, 전자회계증빙에 대한 모든 변조를 적시에 발견할 수 있어야 합니다;

(3) 사용하는 회계 시스템이 전자회계 증빙 및 메타데이터를 정확·완전·효과적으로 수신·판독할 수 있고, 국가 통일 회계 제도에 따라 회계 업무를 완료할 수 있으며, 국가 기록 행정 관리 부서 규정 형식에 따라 전자회계 증빙 및 메타데이터를 출력할 수 있고, 담당·심사·승인 등 필요한 심사 서명 절차를 설정하여 전자회계 증빙의 중복 장부 반영을 효과적으로 방지할 수 있을 것;

(4) 전자회계증빙의 보관 및 관리가 《회계기록관리방법》(재정부 국가기록국령 제79호) 등의 요구에 부합.

4. 단위가 전자회계증빙의 종이 출력물을 비용 정산 및 장부 기장·보관 근거로 사용하는 경우, 해당 종이 출력물을 출력한 전자회계증빙도 반드시 함께 보관해야 합니다.

5. 기록관리 요건에 부합하는 전자회계기록은 종이 기록과 동등한 법적 효력을 가진다. 법률·행정법규에 별도 규정이 없는 한 전자회계기록은 더 이상 종이 형태로 보관하지 않아도 된다.

육、단위와 개인이 전자회계증빙의 상환·입장·보관 과정에서 본 통지 규정을 위반한 행위가 있는 경우, 현급 이상 인민정부 재정부서와 기록물 행정관리부서는 《중화인민공화국 회계법》《중화인민공화국 기록물법》 등 관련 법률·행정법규에 따라 처리·처벌해야 합니다.

칠、본 통지는 재정부와 국가기록원이 해석을 담당하며 발표일부터 시행합니다.

　　재정부

　　국가기록국

2020년 3월 23일

2. 전 과정 전자화! 어떤 형식을 보관할 수 있나요?

이미 2022년에 국무원은 《경영 환경을 더욱 최적화하고 시장 주체의 제도적 거래 비용을 낮추기 위한 의견》을 반포하였습니다.

해당 《의견》에서는 전자세금계산서의 종이 없는 비용처리, 장부 기입, 아카이빙, 저장 등을 전면적으로 실현해야 한다고 언급했습니다.

2023년, 또 《전자세금계산서 전 과정 전자화 관리 가이드》가 발표되었으며, 홍콩·마카오·대만을 제외한 전국에서 이미 전면 디지털 전자세금계산서 시범 적용이 전면 커버되어 전 과정 전자화가 공식적인 추세가 되었습니다. 구체적으로 어떻게 규정하고 있을까요? 《재정부 국가기록원의 전자회계증빙 상환·입장·보관 규범화에 관한 통지》(재회〔2020〕6호) 제3조에 따르면:

보관 형식

전면 디지털 전자세금계산서를 장부 기입 및 보관하려면 어떤 형식이 있나요? 현재 정책상 전면 디지털 전자세금계산서는 총 3가지 형식이 있습니다: OFD, PDF, XML.

▪ PDF

PDF 파일은 우리가 가장 자주 받는 형식입니다. 사실 PDF는 납세자에게 주는 미리보기로, 납세자는 PDF 파일을 출력하여 종이 출력물을 비용청구·전표처리 증빙으로 사용할 수 있지만, PDF는 원본 파일이 아닙니다! 또한 PDF는 세금계산서 감제인과 전자서명 유효성 검증을 지원하지 않습니다.

▪ OFD

OFD는 비용청구·전표처리·보관의 전자 증빙이며, 그 양식은 PDF와 차이가 없습니다. 두 형식의 가장 큰 차이는 OFD는 '부가가치세 전자세금계산서 판형 파일 뷰어'에서 세금계산서 감제인과 전자서명의 유효성을 검증할 수 있다는 점입니다.

▪ XML

XML은 PDF 및 OFD와 달리 형식상 단순한 코드 문자열로 세금계산서의 모든 메타데이터를 기록하며, 그 형태는 다음과 같습니다. 그렇다면 전면 디지털 전자세금계산서는 어떻게 올바르게 비용청구, 기장 및 아카이빙해야 할까요? 계속 읽어보세요!

3. 전면 디지털 전자세금계산서의 올바른 환급, 장부기재 및 보관

전면 디지털 전자세금계산서는 어떻게 올바르게 비용처리, 전표처리 및 보관하나요?

바로 흐름도를 보시죠:

1.전자 세금계산서, 전자증빙의 획득 및 저장:기업이 이메일 다운로드, 세무국 웹사이트 다운로드 등의 경로를 통해 전면 디지털 전자세금계산서 디지털 서명의 XML 데이터 파일을 획득합니다.

2. 전표 저장:취득한 전면 디지털 전자세금계산서를 세금계산서 풀에 저장합니다. 정산 시스템(예: 정산 시스템 또는 세금계산서 풀)의 파일 취득 및 저장 지원이 없는 기업·기관의 경우, 직원이 수동으로 로컬에 다운로드하여 저장할 것을 권장합니다.

3. 파일 서명 검증, 세금계산서 진위 확인:비용처리 및 장부 기입 전에 기업은 수취한 디지털 서명이 포함된 XML 형식의 전면 디지털 전자세금계산서에 대해 현행 세수 징수 관리 요건에 따라 증빙 검증을 수행하여 증빙의 진실성을 보장해야 합니다. 검증에 성공한 증빙만 비용처리 및 장부 기입이 가능하며, 기업은 증빙의 진위 검증, 서명 검증 정보를 기록합니다.

4. XML 문서 파싱:직접 또는 재정부에서 제공하는 무료 전자증빙 툴킷을 호출하여 수신한 XML 파일을 파싱하고 세금계산서 풀에 저장합니다.

5. 전면 디지털 전자세금계산서가 부가가치세 전용 세금계산서인지 여부에 따라, 전용 세금계산서인 경우 5.1 및 5.2 처리를 진행합니다.

5.1. 세금계산서 공제:전면 디지털 전자세금계산서와 연관된 업무가 장부기입된 후, 세무총국의 요구에 따라 공제 처리를 진행하고, 공제 확인 후 세금계산서 풀에 저장하여 세금계산서의 공제 정보를 기록합니다.

5.2. 매입세액 전출：세금계산서를 공제한 후 기업은 세금계산서 용도의 변경에 따라 매입세액 전환 처리를 하고, 세금계산서 전환 정보를 세금계산서 풀에 기록합니다.

6. 자금 지급:지급이 필요한 업무의 경우 자금 시스템에서 업무 처리 승인 후 자금 지급을 완료할 수 있습니다. 정보화가 잘 된 기업 단위는 《전면 디지털 전자세금계산서 표준》의 요구에 따라 은행 거래 명세서를 기반으로 전자 증빙의 지급 상태 비트 정보를 기록합니다.

7.회계 기장：정산 시스템은 경비 업무 정보, 전면 디지털 전자세금계산서의 전자 증빙 정보에 따라 《전면 디지털 전자세금계산서 표준》 요구사항에 맞춰 전자 증빙 상태 비트 정보를 기록합니다.

8. 귀기록 준비：기업은 보관 전 파일 생성 준비 시점을 설정하고, 직접 또는 재정부의 무료 툴킷을 활용하여 전자 증빙-회계 정보 구조화 데이터 파일을 생성할 수 있습니다. 또한 회계 전표, 지출결의서, 전면 디지털 전자세금계산서의 디지털 서명이 포함된 XML 형식 전자 파일, 전자 증빙 회계 정보 구조화 데이터 파일 등을 패키징하여 전자회계 증빙 파일을 구성합니다.

9. 회계자료 기록물 정리:단위는 재정부의 감독 요구에 따라 재정부, 국가기록국 《회계기록 관리 방법》(재정부 기록국령 제79호) 및 《전자회계증빙 비용 처리 및 회계 보관 규범에 관한 통지》(재회〔2020〕6호)의 관련 요구 사항을 참고하고, 《전자회계기록 관리 규범》(DA/T 94—2022) 및 《행정사업단위 일반공공예산 지출 재무 비용 처리 전자회계증빙 기록 관리 기술 규범》(DA/T 95—2022)을 참고하여 상기 전자회계증빙 파일을 보관하여 재정부 관련 감독 부서의 검증에 대비해야 합니다.

만약 귀사가 전자회계기록의구축에 여전히 의문이 있음，그렇다면 Kailing Technology에 연락해 주시기 바랍니다. Kailing 전문가가 귀하를 위해 맞춤형 전용 솔루션을 정성껏 설계해 드립니다!Kailing Technology 전자기록 시스템:https://www.kailingteck.com/h-col-110.html

Kailing Technology는 업무·재무·세무 디지털 종합 솔루션 서비스 제공업체로서 각종 기관, 기구, 대중소형 기업에 업무·재무·세무 관리 디지털 전환 제품과 운영 서비스를 제공하며, 제품 라인에는 다음이 포함됩니다:

영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 세금계산서 발행 시스템, 직원 비용 통제 및 상환 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지 AI OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자회계기록 시스템 등 업무의 솔루션으로 각 분야의 디지털화과정을 전방위적으로 추진합니다.

만약 귀하께서 업무·재무·세무 디지털 전환 관련 필요가 있으시다면, 저희에게 연락해 주시기 바랍니다, 베이징 Kailing Technology가 성심껏 서비스를 제공하겠습니다.