Kailing Technology 업계 전문가의 권위 있는 해설 《기업 디지털 아카이브(실) 구축 가이드》

정보기술의 비약적인 발전에 따라 기업 디지털 기록관(실) 구축은 기업 기록 업무가 시대적 요구에 적응하기 위한 핵심 조치가 되었습니다. 국가기록원이 조직하여 편성한 《기업 디지털 기록관(실) 구축 지침》은 기업에 포괄적이고 체계적인 구축 지침을 제공합니다.

원문 설명:

1. 기업 디지털 기록관(실)의 개념과 특징

권위 있는 해석:

(1) 개념

기업 디지털 기록관(실)은 기업이 현대 정보 기술을 활용하여 기록 업무 프로세스를 고정하고, 본 기업 또는 자산 종속 관계가 있는 기업의 전자기록 또는 기타 디지털 자원을 수집, 정리, 보존하며, 네트워크를 통해 기록 정보 서비스 및 공유 이용을 제공하는 통합 관리 시스템 플랫폼입니다.

(2) 기본 특징

▪ 기록 자원 디지털화

전자문서 보관 및 전통 매체 기록의 디지털화를 통해 기록 정보를 디지털 형식으로 저장합니다. 이로써 기록의 저장과 검색이 더욱 효율적이고 편리해져 기업에 기록 정보를 더 빠르게 획득할 수 있는 경로를 제공합니다.

▪ 기록 관리 정보화

기록 관리 업무 프로세스를 전자기록 관리 시스템에 고정하여 디지털 기록 자원의 자동화 관리를 실현합니다. 기록의 수집, 관리, 보존, 활용이 모두 정보기술 수단을 통해 완료되어 기록 관리의 효율성과 정확성이 크게 향상됩니다.

▪ 기록 서비스 지식화

지식 관리, 빅데이터 등의 이념과 기술을 활용하여 기록 정보를 심층 가공하고 지식화 조직하여 기업의 기록 활용 다양화 요구를 충족하고 기업에 의사결정 지원 서비스를 제공합니다.

이、 구축 목표와 원칙

원문 설명:

권위 있는 해석:

(1) 구축 목표

기업 기록물 업무의 품질 향상과 효율 증대 및 혁신 발전을 실현하고, 기록물 관리·개발 공유 서비스 능력을 향상시키며, 기업의 관리 수준 향상을 촉진하고, 핵심 경쟁력을 강화하여 기업의 지속적 건강한 발전에 강력한 지원을 제공합니다.

(2) 구축 원칙

▪ 총괄 계획, 단계적 시행

기업은 디지털 기록관(실) 구축을 기업 정보화 구축 계획에 포함하고, 전체 아키텍처와 기술 방안 계획을 잘 수립하며, 시스템의 확장성과 호환성을 고려해야 합니다. 동시에 기존 조건에 따라 계획적·단계적으로 구축하고, 기업 내 여러 부서와 협력하여 완수해야 합니다.

▪ 수요 지향, 우선 활용

기업 중심 업무 구축을 중심으로 디지털 활용이 빈번하고 가치가 소중한 기록을 우선적으로 디지털화합니다. 네트워크 아키텍처는 공유 활용에 유리해야 하고, 전자기록 저장 형식은 장기 보존과 활용 편의 요건에 부합해야 하며, 시스템 기능과 인터페이스는 사용자 조작 습관에 부합해야 합니다.

▪ 안전 비밀유지, 합법 컴플라이언스

국가 법률 법규와 표준 규범을 준수하고 안전 비밀 관리 제도를 확립하여 기록 정보의 안전을 보장합니다. 전자기록 관리 시스템의 설계, 구현, 운영 및 유지보수 과정에서 안전 비밀 요구사항을 엄격히 준수해야 합니다.

삼、 인프라 구축

원문 설명:

권위 있는 해석:

(1) 전산실 구축

디지털 아카이브(실) 운영 요구와 전산실 구축 기본 요건에 따라 기업의 기존 정보화 기반 조건을 활용하여 전산실을 구축하며, 기밀 전산실은 국가 보안 규정을 준수해야 합니다.

(2) 네트워크 시설

네트워크는 기업망에 접속하고 인터넷과 격리해야 하며, 기밀 기록 네트워크는 물리적으로 격리해야 하고, 기업 기록 부서의 근거리 통신망을 구축할 수도 있습니다. 전자 문서 수집, 아카이빙 및 전자회계기록 관리, 활용의 필요를 고려하여 각종 데이터 전송 요건을 충족해야 합니다.

(3) 하드웨어 장비

서버, 데이터 저장 백업 장비, 컴퓨터, 스캐너 등 장비를 갖추어 전자회계기록 관리 시스템 및 기반 소프트웨어 시스템의 배포와 효율적이고 안정적인 운영 요구를 충족합니다.

(4) 기반 소프트웨어

기업 정보화 현황과 결합하여 운영체제, 데이터베이스 관리 시스템 등 정품 또는 자체 개발한 기초 소프트웨어를 갖춘다.

(5) 기타 시설

보안 및 기밀 요구사항에 부합하는 기록 디지털화 가공 장소와 전자회계기록 열람 장소를 갖춥니다.

사、 전자기록 관리 시스템 건설

원문 설명:

권위 있는 해석:

(1) 수집 기능

▪ 전자 파일 등록

수동 등록 및 검증 기능을 갖추어 메타데이터에 대해 다양한 작업을 수행할 수 있습니다.

▪ 전자 파일 및 전자 기록물 온라인 접수

관련 지침 및 방법의 요구에 부합하는 인터페이스를 갖추어 업무 시스템 및 기타 관리 시스템에서 수신할 수 있습니다.

▪ 전자 파일 및 전자 기록물 오프라인 접수

다양한 파일 형식의 오프라인 일괄 가져오기를 지원하며, 가져오기 과정에서 데이터 검증이 가능하고 이어받기를 지원합니다.

▪ 전자 파일 및 전자 기록물 접수 검사

수신한 전자 파일과 전자기록의 관련 속성을 검사할 수 있으며, 요구에 부합하지 않는 것은 표시합니다.

▪ 기존 매체 기록 전문 정보 업로드 연계

단일, 일괄 업로드를 지원하며 목차와 전문의 연관을 구축합니다.

(2) 정리 기능

분류, 보관기간 설정, 구성, 보관단위 구성, 번호 부여, 목록 작성, 연관관계 설정, 표 내보내기 등의 기능을 포함하여 보관 파일의 규범적 정리를 보장합니다.

(3) 보존 기능

▪ 전자기록 저장 형식 변환 및 정보 조직

형식 변환을 지원하며, 요구에 따라 정보를 구성하여 오프라인 저장 매체에 저장합니다.

▪ 전자기록 장기 보존

다양한 방식을 채택하여 장기 보관을 보장하고, 비범용 형식 판독에 필요한 소프트웨어 및 하드웨어를 식별합니다.

▪ 기록 정리

업무 요건에 따라 데이터베이스를 구축하여 전자기록을 배열·위치 지정하고 표시합니다.

▪ 백업

소프트웨어, 데이터베이스, 전자회계기록 백업 등 다양한 백업 방식을 지원합니다.

▪ 정기 감정

정기 감정을 보조하고 관련 작업을 알림합니다.

▪ 폐기 관리

폐기 신청, 결재 등 일련의 작업을 지원합니다.

▪ 이관

이관 정보 패키지 생성 등의 기능을 갖추어 이관 시간과 방향을 표시합니다.

▪ 매체 관리

저장 매체를 통합 관리하며 경보 기능을 갖추고 있습니다.

(4) 통계 기능

다양한 규칙에 따른 통계를 지원하며, 통계 데이터를 출력할 수 있고 사용자 정의 보고서 기능을 지원합니다.

(5) 활용 기능

▪ 검색

정확 검색, 모호 검색 등 다양한 검색 방식을 지원합니다.

▪ 둘러보기

일반 형식의 열람 및 다운로드를 지원하며 멀티미디어 기록은 재생을 지원합니다.

▪ 열람

전자기록과 실물 기록의 열람 신청, 승인 등의 기능을 지원합니다.

▪ 편찬·연구

편찬 연구 주제를 설정하여 조건에 부합하는 기록을 수집할 수 있습니다.

▪ 개방 이용 설정

목록 데이터 및 전문에 대해 개방 활용 식별자 설정을 지원합니다.

▪ 복사 관리

전자 기록 및 실물 기록 복제 신청, 심사 기능을 갖추고 있습니다.

▪ 활용 효과 피드백

사용자가 기록 활용으로 발생한 효익을 피드백하는 것을 지원합니다.

▪ 지식 관리

지식 관리 기능을 개발하여 기록 정보에 대한 지식 가공과 푸시를 수행할 수 있습니다.

(6) 시스템 관리 기능

▪ 로그 관리

시스템 관련 정보를 기록하고 검색, 감사, 통계 기능을 제공합니다.

▪ 시스템 설정

기록의 절차적 관리를 지원하고, 코드표와 메타데이터의 유지보수를 설정하며, 전종 설정 기능을 갖추고 있습니다.

▪ 사용자 관리

사용자 정보 입력 및 조회를 지원하고, 사용자와 IP 주소 바인딩을 지원하며, '삼원' 분립을 지원합니다.

▪ 조직기구 설정 관리

조직 정보 입력 및 조회를 지원하고, 다단계 관리를 지원합니다.

▪ 권한 관리

권한 부여 사용자의 합법적 운영을 보장하고, 접근 및 사용 권한을 정밀하게 통제하며, 유효 기간을 설정합니다.

▪ 다중 전거 관리

전종 단위를 구축하여 전종군 관리를 지원하며 각 전종 단위는 상대적으로 독립적입니다.

▪ 업무 과정 기록 관리

관리 과정 정보를 상세히 기록합니다.

(7) 전통 매체 기록 보조 관리 기능

▪ 기존 매체 기록 정보 수집

목록 기술 및 전문 연결 기능을 갖추고 수집 시 데이터를 검증합니다.

▪ 기록 보관 위치 관리

규칙에 따라 보관 위치 제안 및 위치 지정.

▪ 지능형 창고 관리

여건이 되는 기관은 실물 기록물의 스마트 관리를 구현할 수 있으며, 위치 확인, 출고, 입고, 실사 등의 작업과 온·습도 조절을 포함합니다.

(8) 기타 선택 기능

기업은 자체 필요에 따라 파일 자료 배포 제어 등의 기능을 추가할 수 있습니다.

다섯、 디지털 기록물 자원 구축

원문 설명:

권위 있는 해석:

(1) 전통 매체 기록의 디지털화

▪ 내용 및 범위

관리류, 핵심 제품 또는 업무 기록, 과학연구 기록 등 다양한 유형의 기록을 포함하며, 일부 경우를 제외하고는 최대한 디지털화해야 하며, 유형별 기록 디지털화에는 상응하는 순서가 있습니다.

▪ 기술 요건

관련 규범에 따라 진행합니다, 예를 들어 《종이 아카이브 디지털화 규범》(DA/T 31 - 2017) 등.

(2) 전자문서 아카이빙

범위에는 기업의 각 업무 활동에서 형성된 전자문서가 포함되며, 정보시스템에서 형성된 전자문서는 본 기업 서버에 없더라도 아카이빙해야 합니다. 관련 정보시스템은 아카이빙 기능을 갖추어야 하며, 구축 기간에 일부 시스템의 전자문서 아카이빙을 완료해야 합니다.

(3) 주제별 데이터베이스 구축

기존 디지털 기록 자원을 기반으로 기업 리더, 회의류, 정책법규류 등 특정 주제의 기록을 조직한 주제별 데이터베이스.

육、 제도 규범 건설

원문 설명:

권위 있는 해석:

(1) 제도 구축

디지털 기록관(실) 인원 직무 책임, 시스템 운영 유지보수 관리 제도 등 일련의 제도를 제정합니다.

(2) 표준 규범 구축

국가 관련 표준 규범을 참고하고 기업 실정과 결합하여 전자기록 수집, 관리, 보존, 활용 등의 표준 규범 체계 및 시행 요건을 형성하며, 전통 매체 기록 디지털화, 전자문서 아카이빙 등 각 단계의 규범을 포함합니다.

칠、 안전 비밀유지 체계 구축

원문 설명:

권위 있는 해석:

안전 관리를 강화하고, 보안 규정을 준수하며, 보안 장비를 구성하고, 정보 이용 범위를 통제하며, 심사 제도를 마련하고, 데이터 접근 권한을 통제하며, 완비된 관리 규범을 구축합니다. 기밀 시스템은 기밀 정보 시스템 등급 보호 관리 요구사항에 따라 구축하고, 비기밀 시스템은 관련 표준을 참조하여 안전 등급을 결정하고 구축합니다.

팔、 경비와 인재 보장

원문 설명:

권위 있는 해석:

(1) 경비 보장

하드웨어 구매비, 소프트웨어 개발비 등 다양한 비용을 포함하며, 기업은 경비 계획을 수립하여 이행을 보장해야 합니다.

(2) 인재 보장

기록물 부서 인력의 역량을 양성하고 관련 인재를 도입하여 구축과 운영 수요를 충족합니다.

구、 구축 단계

원문 설명:

권위 있는 해석:

(1) 프로젝트 계획

▪ 프로젝트 작업 조직 구성

기업의 기록관리 부서, 정보화 부서, 보안 부서 등의 인원으로 프로젝트 팀을 구성하여 계획, 실행 및 점검 등의 업무를 담당합니다.

▪ 프로젝트 방안 수립

현황 조사, 타당성 연구, 요구분석 및 구축 방안 작성 등의 내용을 포함하며, 기밀 시스템은 보안·비밀 유지 방안도 작성해야 합니다.

(2) 프로젝트 착수

전문가 논증 심의를 조직하고 통과 후 프로젝트 착수를 신청합니다.

(3) 프로젝트 시행

▪ 인재 육성

기존 인력의 역량을 향상하거나 인력을 도입합니다.

▪ 기초 업무 정비 및 표준화

기록 관리 제도를 개선하고, 체제·메커니즘을 정비하며, 업무 프로세스를 규범화하고, 관련 증빙을 통일합니다.

▪ 제도 표준 규범 제정

제도 표준 규범을 채택하거나 제정하여 운영의 규범화를 보장합니다.

▪ 하드웨어 장비 구성

기존 인프라를 바탕으로 하거나 필요에 따라 갖춥니다.

▪ 전자기록 관리 시스템 구축

시스템 개발, 기초 데이터 준비, 시스템 테스트, 인원 교육, 시스템 전환 및 시범 운영, 시스템 평가 및 검수 등의 단계를 포함합니다.

▪ 기존 매체 기록 디지털화 실행

일정한 원칙에 따라 단계적으로 추진하며, 자체 완료 또는 외주가 가능하고, 기록 유형별로 디지털화 방법이 다릅니다.

▪ 기록 주제 데이터베이스 구축

수요를 중심으로 구축합니다.

▪ 전자 파일 아카이빙 실행

평가를 기반으로 방안을 수립하고 요구에 따라 업무를 수행합니다.

(4) 프로젝트 검수

관련 보고서를 작성하고 전문가 검수를 조직하며 평가·검수를 신청할 수 있습니다.

(5) 프로젝트 운영·유지보수

관련 규범을 참조하여 작업을 수행하며, 조직 기구 설립, 운영·유지 대상과 내용 확정, 운영·유지 모드 선택 등을 포함합니다.

기업 디지털 기록관(실) 구축은 시스템 공정으로, 기업 각 부서의 협력이 필요하며, 지침 요구에 따라 기반 시설 구축, 전자기록 관리 시스템 구축, 디지털 기록 자원 구축, 제도 규범 구축, 안전 비밀 체계 구축, 경비 및 인재 보장 그리고 구축 단계 등 여러 방면에서 전면적으로 추진하여 기업 기록 업무의 디지털 전환을 실현하고, 기업 기록 관리 수준과 서비스 능력을 향상시켜 기업의 지속 발전에 강력한 지원을 제공해야 합니다.

Kailing Technology숫자기록 시스템은 기능이 강력하여 수집, 정리, 보존, 통계, 활용, 시스템 관리 등 여러 방면을 포괄하며 모두 건설 지침 요구사항에 부합합니다. 안전 및 보안 측면에서는 법규 규범을 준수하고 암호화 기술과 엄격한 권한 관리를 채택합니다. 전통 매체 기록 보조 관리 기능을 갖추어 기업에 원스톱 솔루션을 제공합니다. Kailing Technology할 수 있음기업의 디지털 고효율 구축과 관리 지원기록관, 기록 업무 품질과 효율을 높이고 기업의 지속 발전에 강력한 지원을 제공하는 기업 기록 관리의 선진적 선택입니다.링크를 클릭하면 상세 내용을 확인하고 체험을 문의할 수 있습니다.https://www.kailingteck.com/h-col-110.html。

Kailing Technology는 업무·재무·세무 디지털 종합 솔루션 서비스 제공업체로서 각종 기관, 기구, 대중소형 기업에 업무·재무·세무 관리 디지털 전환 제품과 운영 서비스를 제공하며, 제품 라인에는 다음이 포함됩니다:

영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 발행 시스템, 직원 비용 통제 경비 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지 OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자회계기록 시스템 등 업무의 솔루션으로 각 분야 디지털화 프로세스를 전방위적으로 추진합니다.

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