Kailing 업계 전문가의 《전자회계기록 관리규범》 해설 - 전자회계기록 관리

《전자회계기록 관리 규범》(DA/T94▪2022)은 중화인민공화국 기록물 업종 표준으로, 2022년 4월 7일 발표되어 7월 1일 시행되었다. 해당 표준은 전자회계자료의 형성, 수집, 정리, 편철 및 전자회계기록의 보관, 통계, 이용, 감정, 처분 등 업무 요구를 규정하며, 기관, 단체, 기업사업단위 및 기타 조직의 전자회계기록 관리 활동에 적용된다.

《규범》은 총 17장으로, 제1장부터 제3장은 범위, 규범적 인용 문서 및 용어와 정의로 표준의 고정 내용입니다. 제4장은 관리 원칙으로, 전자회계기록 관리의 총체적 요건, 직책, 업무 프로세스, 메타데이터 요건을 명확히 하였습니다. 제5장부터 제16장이 본문입니다. 제5장은 먼저 전자회계기록 관리의 프로세스 모델을 설계하여 전자회계기록 관리 프로세스의 개요를 총체적으로 파악할 수 있도록 하였습니다. 제6장부터 제13장은 전자회계기록 관리 프로세스에 따라 전자회계자료의 형성, 수집, 정리, 아카이빙 및 전자회계기록의 보관, 통계, 활용, 감정, 처분 등의 요건을 하나씩 서술합니다. 메타데이터와 시스템 구축이 전자회계기록 관리에서 중요한 점을 고려하여, 제14장은 전자회계기록 메타데이터의 캡처 노드, 메타데이터 항목 및 그 캡처 방식을 상세히 설명합니다. 전자회계기록 관리는 회계처리 시스템과 전자회계기록 관리 시스템을 포함하므로, 제15장은 회계처리 시스템 및 전자회계기록 관리 시스템의 구축에 중점을 두어 요건을 제시하였습니다. 아직 많은 중소기업이 회계처리 시스템과 전자기록 관리 정보시스템을 도입하지 않아, 이러한 단위들이 전자세금계산서 기록 또는 전자회계기록을 어떻게 잘 관리할지에 대한 의문이 많으므로, 《규범》 제16장은 전자회계기록 관리 정보시스템을 도입하지 않은 단위의 전자회계기록 보존 방법을 중점적으로 규범화하여 두 가지 전자회계자료 보존 방법을 제시하였습니다. 《규범》의 정식 발표는 전자회계기록 업무가 새로운 단계에 진입했음을 의미합니다.

Kailing Technology 권위 있는 해설:

회계 분야에서 정보기술이 광범위하게 적용됨에 따라 전자회계기록 관리가 점점 더 중요해지고 있습니다. DA/T94 ▪ 2022 표준의 발표는 전자회계기록 관리에 전면적이고 체계적인 규범을 제공하여 회계기록 관리의 과학성·규범성·안전성 제고에 중요한 의의를 지닙니다.

1. 표준의 적용 범위와 중요성

해당 표준은 각종 기관, 단체, 기업사업단위 및 기타 조직에 적용되며 전자회계기록의 형성부터 처분까지 전 생애주기 관리를 포함합니다. 전자회계기록 관리의 각 항목 요구사항을 명확히 하여 회계 정보의 진실성, 완전성, 가용성 및 안전성을 보장하고 단위 내부 관리와 외부 감독 요구를 충족하도록 돕습니다.

이、 핵심 개념 분석

1. 전자회계자료와 기록의 정의

   ▪ 전자회계자료는 회계처리 과정에서 전자기기를 통해 형성된 각종 기록이며, 전자회계기록은 증빙, 조회 및 보존 가치가 있고 이미 아카이빙된 전자회계자료입니다. 이러한 구분은 관리 대상과 중점을 명확히 하며, 특정 조건을 충족하는 전자회계자료만이 기록으로서 장기 관리될 수 있습니다.

2. 관련 시스템의 역할

   ▪ 회계 처리 시스템은 회계 업무 처리의 핵심으로, 생성되는 회계 전표, 장부 및 보고서 등은 전자 회계 자료의 중요한 원천입니다.

   ▪ 비즈니스 시스템(예: 경비 시스템, 계약 관리 시스템 등)도 전자회계증빙을 생성하며, 이들은 회계 처리 시스템과 함께 전자회계자료의 생성 환경을 구성합니다.

   ▪ 전자회계기록 관리 정보시스템은 전자회계자료를 수집, 정리, 보관하고 기록에 대한 보존, 통계, 활용, 감정 및 처분 등의 작업을 수행하는 핵심 플랫폼입니다.

삼、 관리 원칙과 요구사항의 핵심 요점

1. 제도 건설 및 책임 이행

   ▪ 단위는 완비된 관리 제도를 수립하여 전자회계기록 관리를 규범화된 궤도에 포함시켜야 합니다. 이는 각 단계의 운영 규범과 책임 주체를 명확히 하는 것을 포함하며, 예를 들어 회계 기관은 수집 및 정리를 담당하고, 기록 기관은 보관 및 활용을 담당하며, 정보기술 기관은 기술 지원을 제공하는 등입니다. 관리 업무를 직무 책임과 성과 평가에 포함시킴으로써 관련 인원의 책임 의식을 강화하고 제도의 효과적인 실행을 보장합니다.

2. 안전과 비밀유지

   ▪ 전자 환경에서 보안과 기밀 유지는 전자회계기록 관리의 핵심 요건입니다. 단위는 데이터 암호화, 접근 제어, 백업 복구 등 여러 방면의 기술 및 관리 조치를 포함하여 신뢰할 수 있는 안전 보호 기술과 조치를 취해야 하며, 기밀 기록에 대한 특별 관리와 조건에 부합하는 전자회계자료를 전자 형식으로 보관할 때의 안전성을 보장해야 합니다.

사、 관리 프로세스의 상세 분석

1. 전자회계자료의 형성과 출력

   ▪ 내부에서 생성된 전자 회계자료는 엄격한 심사·서명 절차를 거쳐 내용과 메타데이터의 완전성을 보장해야 합니다. 출력·보관 시에는 각 회계자료 유형(예: 전표, 장부, 보고서 등)에 따라 규정된 시간과 형식으로 진행해야 합니다. 예를 들어 전표는 처리 완료 후 즉시 출력하고, 장부는 주기별로 출력하며, 보고서는 회계기간별로 출력합니다. 동시에 OFD 형식을 권장하며 이는 장기 보존과 호환성에 대한 고려를 반영합니다.

2. 수집 및 검출

   ▪ 합리적인 아카이빙 범위 확정은 수집 작업의 기초입니다. 자료 및 메타데이터는 인터페이스를 통해 관련 시스템에서 관리 정보 시스템으로 전송되며, 이 과정은 안전하고 통제 가능함을 강조합니다. 수집 과정에서 진실성, 완전성, 가용성, 안전성 검사를 수행하고, 검사에 합격한 자료만 관리 정보 시스템에 진입할 수 있으며, 관련 기준에 따라 보존 기한을 정해야 합니다. 이는 기록 품질에 대한 엄격한 통제를 반영합니다.

3. 정리 및 분류

   ▪ 정리 작업은 전자회계자료의 자연스러운 형성 규칙과 고유한 특성에 따라 적시에 진행해야 합니다. 분류 방법은 다양하며, 회계자료 형식·회계연도·보존기간 분류법 등이 있어 다양한 유형과 규모의 단위에 적합합니다. 분류를 통해 전자회계자료를 더 잘 조직하고 관리하여 보관과 활용을 용이하게 할 수 있습니다. 구성, 편철, 배열 과정에서 회계자료 간의 유기적 연계를 유지하고 합리적인 문서번호를 부여하여 후속 기록물 관리를 편리하게 해야 합니다.

4. 보관 및 보존

   ▪ 정리된 자료는 회계연도 종료 후 규정에 따라 임시 보관 및 이관됩니다. 기록 관리기관이 접수할 때의 검사 및 인계 수속 처리는 기록의 품질과 책임의 명확성을 보장합니다. 보관 과정에서 정기적으로 가독성을 평가하고 이관 평가를 수행하는 것이 핵심입니다. 온라인과 오프라인 저장을 결합한 방식을 채택하고, 오프라인 저장 매체의 선택과 관리 및 이에 대한 정기 검사는 모두 기록의 장기 보존과 가독성을 보장하기 위한 것입니다.

5. 통계, 활용 및 감정 처분

   ▪ 통계 업무는 국가와 단위 자체의 전자회계기록 관리 정보 요구를 충족합니다. 활용 과정에서는 엄격한 권한 규정을 제정하여 기록이 변조되지 않도록 보장하고, 동시에 활용 과정 정보를 메타데이터로 기록·보존해야 합니다. 감정 처분 업무는 정기적으로 진행해야 하며 여러 부서 인원이 공동으로 참여하여 만료된 기록을 합리적으로 처리하는데, 여기에는 보관 기간 재설정 또는 폐기, 그리고 특수 상황 기록의 개별 처리가 포함되어 기록 가치에 대한 동적 평가와 합리적 관리를 구현합니다.

다섯、 메타데이터 관리의 중요성과 방법

메타데이터는 전자회계기록 관리에서 매우 중요한 역할을 합니다. 기록의 주제 내용과 형식 특징을 설명하여 기록의 검색, 활용 및 관리에 지원을 제공할 수 있습니다. 관리 과정에서 메타데이터를 동시에 캡처, 아카이빙 및 관리해야 하며, 시스템 개발 단계부터 캡처 지점을 계획하고 캡처 방식을 명확히 해야 하고, 메타데이터를 지속적으로 완비하여 정확성과 규범성을 보장하는 동시에 일부 핵심 메타데이터가 수정되지 않도록 보호해야 합니다.

육、 관련 시스템 구축 요건과 연계

1. 회계 처리 시스템 및 업무 시스템 구축

   ▪ 이 두 시스템은 구축 시 전자회계자료의 보관 요구를 충분히 고려해야 합니다. 적절한 저장 형식 선택을 포함하여 이후 기록 저장 형식으로 변환하기 용이하게 하고, 메타데이터 캡처 노드와 요소를 잘 계획하여 자료의 메타데이터가 완전하도록 보장하며, 합리적인 출력 방식과 데이터 패키지 형식을 결정하여 자료의 원활한 보관을 보장해야 합니다.

2. 전자회계기록 관리 정보시스템 기능과 연계

   ▪ 이 시스템의 기능은 표준 부록 E의 규정을 준수해야 하며, 수집, 기록 보관, 저장, 보존, 활용 등 모든 측면을 포함해야 합니다. 시스템 연계 측면에서는 회계 시스템, 업무 시스템 및 관리 정보 시스템 간의 원활한 데이터 전송과 기능 협업을 실현하여 전자회계자료가 생성부터 기록 보관, 활용까지의 전 과정 관리를 원활하게 수행할 수 있도록 보장해야 합니다.

칠、 관리정보시스템을 구축하지 않은 단위의 대응 조치

전자회계기록 관리 정보시스템을 구축하지 않은 단위의 경우, 표준에서도 상응하는 기록 보존 방법을 제공합니다. 회계처리 시스템을 통해 회계처리를 하는 단위든, 해당 시스템을 사용하지 않는 단위든, 모두 규정된 절차에 따라 작업을 수행해야 합니다. 여기에는 자료의 다운로드 또는 수신, 검사, 구성, 보존 기한 설정, 배열, 등록표 작성, 설명 문서 작성 등이 포함되며, 최종적으로 기록을 기록 담당자에게 이관하고 다중 백업 등의 조치를 통해 기록의 안전성과 완전성을 보장합니다.

《전자회계기록 관리 규범》은 전자회계기록 관리에 상세하고 전면적인 규범과 지침을 제공한다. 단위는 해당 표준을 깊이 이해하고 관철하여 전자회계기록 관리 업무를 지속적으로 개선하고 회계정보 관리의 품질과 수준을 높여 정보화 시대의 회계기록 관리에 대한 새로운 요구에 적응해야 한다. Kailing Technology 전자회계기록 관리 시스템은 기록물 업무의 품질과 효율을 높이고 기업의 지속적 발전에 강력한 지원을 제공하는 기업 기록물 관리의 앞선 선택이다. 링크를 클릭하면 상세 내용을 확인하고 체험을 문의할 수 있다: https://www.kailingteck.com/h-col-110.html .

원문 첨부:

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