전자기록물 종합 관리 시스템, '원스톱' 기록물 관리 신모델로 기업의 품질 향상·효율 증대 지원

잘 알려진 바와 같이 기록 자료는 모든 기관·기업의 지식 재산이자 지적 자원입니다. 과거에는 각 부서가 종이 자료로 기록을 보관했는데, 이는 막대한 인력과 물자를 소모할 뿐만 아니라 인원 이동과 환경 변화로 인해 기록이 분실되기 쉬워 완전하고 장기적으로 보존하기 어려웠습니다.

현대 정보기술의 지속적 발전과 함께 기록 자료의 보관과 효율적 활용을 위한 과학적이고 효과적인 수단과 도구인 '디지털 기록 관리 시스템'이 제공됩니다. 디지털 기록 종합 관리 시스템은 컴퓨터 기술, 네트워크 기술, 대량 이미지 데이터 관리 기술, 전문 검색 기술 및 보안 통제 기술을 하나로 통합합니다. 대량의 이미지 데이터베이스, 전자 목록 데이터베이스, 전문 정보 데이터베이스를 구축하고 기록의 목록 정보, 전자 이미지 정보, 전자 문서 정보, 전문 정보를 관리 내용으로 삼아 데이터 수집, 실물 관리, 보안 관리, 보안 통제, 로그 관리 등 여러 기능을 구현하며, 기록 접수, 디지털 가공, 전자 문서 보관, 정리·목록 작성, 정보 발표, 기록 활용, 서고 관리부터 기록 이관까지 전 과정을 완료할 수 있는 컴퓨터 관리 시스템을 구축합니다.

01 디지털 기록 관리 시스템의 주요 기능

기록 이관 기능

기록 출처는 다양하며, 서로 다른 기록 관리 기관 간에 기록의 교환 또는 이전이 이루어질 수 있고, 동일 조직 내부의 여러 기록 관리 기관 간에도 이러한 상황이 존재할 수 있습니다. 기록 관리 시스템을 활용하면 기록 정보를 빠르고 정확하게 찾을 수 있어 기록 정보의 엄밀성과 완전성을 보장합니다.

기록 교정 기능

기록 아카이빙 후, 기록 정보는 일반적으로 쉽게 수정하거나 변경할 수 없습니다. 그러나 기록 관리의 실제 활동에서 여러 가지 이유로 기록 정보를 교정해야 할 수 있습니다. 기록 관리 시스템을 활용하면 기록 자료를 효율적이고 정확하게 교정할 수 있어 시간을 절약하고 효율을 높입니다.

기록 감정 기능

기록의 보관 및 활용 과정에서 기록이 손상, 분실, 보존 기한 경과 후 보관 기간 조정, 비밀 등급 조정 또는 공개 등 다양한 상황이 발생할 수 있습니다. 기록 관리 시스템은 자동으로 기록 보관 기간을 검증하며, 보관 기한에 근접하거나 이미 경과한 기록에 대해 시스템이 자동으로 관련 업무 담당자에게 알립니다.

기록 보존 기능

고급 정보 데이터베이스 기술이 강력한 지원으로 있기 때문에 기록 관리 시스템의 데이터는 자동으로 안전하게 보존될 수 있습니다. 과정 중 문제가 발생하더라도 백업 데이터베이스를 통해 오류 발생 전의 기록 정보를 복원할 수 있어 안전하고 실용적입니다.

기록 폐기 기능

기록의 보존 및 활용 과정에서 여러 가지 이유로 일부 기록을 폐기해야 합니다. 기록 폐기는 반드시 엄격한 권한 통제를 거쳐야 하며, 엄격한 승인 절차 하에 진행되어야 합니다.

02 기록 관리를 활용하여 얻을 수 있는 이점

기업·기관 기록 자원의 공유 촉진

기록 자원에 대한 관리는 시공간 제한을 뛰어넘어 기록 관리자가 언제 어디서나 기록을 조회, 수정, 업로드할 수 있습니다.

기록 안전성 강화

다층적이고 다방면의 보안 관리를 통해 기록의 안전한 공유 및 보존, 사용을 보장합니다.

시간과 노력 절약

더 이상 기록 관리 업무의 번거로움으로 고민할 필요가 없습니다. 기록 관리 시스템이 명확하게 분류하고 즉시 호출하며 시간과 노력을 절약해 주어 편리하고 빠릅니다.

03 디지털 기록 관리 시스템의 특징

1.각종 유형 기록의 전면적·집중적 관리;

2.브라우저 기반 관리 창;

3.다양한 색인을 자동 생성하여 검색을 편리하게 합니다;

4.권한 설정을 통해 기록물의 안전성을 보장하며, 5. 사용자의 각종 작업과 기록물 업데이트가 상세히 기록됩니다.

04 적용 업종

정부 부문: 정부 기록, 인사 기록, 공문, 회의록, 승인 문서 등을 스캔 및 관리합니다.

제조업: 생산 과정의 각종 생산 작업지시서, 주문서, 공급업체 자료, ISO 기록 등을 스캔하고 관리합니다.

물류업: 고객이 서명한 택배 운송장, 대금 수령 영수증, 통관 서류, 고객 자료 등을 스캔하고 관리합니다.

금융 서비스업: 대량의 업무 증빙, 업무 기록, 신용 자료, 고객 상세 정보 등을 스캔하고 관리합니다.

학교: 학교 교사, 학생 정보 및 학교의 각종 일상 기록, 공문 등을 스캔하고 관리합니다.

병원: 병원 환자 정보, 약국 정보 등 각 부서 기록, 자료 등을 스캔 및 관리합니다. 

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