기업 인사 기록 관리 시스템 솔루션

1. 배경 및 구축 니즈

기업 규모의 확대와 정보화 요구의 향상에 따라 전통적인 종이 문서 처리 방식은 이미 현대 기업의 효율적이고 안전하며 종이 없는 사무 요구를 충족할 수 없게 되었습니다. 특히 재직증명서, 소득증명서 등 문서 처리에서 전통적인 수동 인쇄, 오프라인 날인 방식은 효율성이 낮고 안전성이 부족하며 직원 셀프 처리를 지원하지 못하는 등의 문제가 있습니다. 따라서 직원이 재직증명서와 소득증명서를 셀프로 생성·다운로드하고 종이 없는 유통을 실현하는 효율적이고 안전한 셀프 서비스 플랫폼 구축이 기업 정보화 건설의 절실한 요구가 되었습니다.

이、 솔루션 구축 목표

핵심 목표는 BS 아키텍처 기반의 셀프서비스 플랫폼을 구축하여 SSO(싱글 사인온)로 신원 인증 절차를 간소화하고, 직원이 재직증명서와 소득증명서를 신속하게 신청하고 출력할 수 있도록 하는 것입니다. 시스템은 다양한 템플릿 스타일을 지원하고 회사 전자 도장을 자동 생성하여 문서의 안전성과 합법성을 보장합니다. 동시에 시스템은기업로그인 SSO 통합으로 권한이 PC 로그인 권한과 일치하도록 보장하며, 직원 정보를 별도로 유지관리할 필요가 없습니다.

삼、 Kailing Technology 기업 인사 기록 관리 솔루션 하이라이트

1. 자동화 날인 및 데이터 보안

▪ 자동 날인: 통과전자서명 플랫폼인터페이스는 인력 개입 없이 파일에 회사 인장을 자동 추가하여 파일의 법적 효력을 보장합니다.

▪ 데이터 암호화: PGP 방식으로 원본 수입 파일을 복호화하여 데이터가 전송 과정에서 유출되지 않도록 보장합니다. 다운로드 완료 후 데이터베이스에 암호문으로 저장하여 데이터의 불법 복제를 방지합니다.

▪ 운영 추적: 시스템이 완전한 관리자 로그를 제공하여 사용자의 모든 운영 행위를 추적할 수 있어 데이터의 안전성과 추적 가능성을 보장합니다.

2. 무종이 유통

▪ 전자화 처리: 직원은 셀프서비스 플랫폼을 통해 필요한 전자 증명 파일을 신속하게 생성 및 다운로드할 수 있어 종이 파일의 유통에서 완전히 벗어나 효율을 향상시킵니다.

▪ 일괄 다운로드: 사용자는 필요한 전자 서명 증명 자료를 일괄 압축하여 로컬로 다운로드할 수 있어 편리하고 빠릅니다.

3. 기존 시스템과의 원활한 통합

▪ SSO 통합: 시스템과기업로그인은 원활하게 통합되어 사용자가 계정을 입력할 필요가 없으며, 권한은 컴퓨터 로그인 권한과 동일하여 운영 절차가 간소화됩니다.

▪ 자동 동기화: 시스템이 매월 ADP Global View에서 직원 기본 정보를 자동으로 파싱하고 2차 처리를 거쳐 데이터의 정확성과 실시간성을 보장합니다.

4. 주요 기능 모듈

▪ 재직 증명과 소득 증명: 10가지 템플릿 스타일을 지원하고, 회사 전자 도장을 자동 생성하며, 다운로드 기능을 제공합니다.

▪ 인사 입사 계약 관리: 입사 계약 템플릿 생성, 푸시 대상전자서명 플랫폼서명을 진행하며 날인·결재 프로세스를 지원합니다.

▪ 인사 기록물 관리: 기록물 수집, 보관, 활용, 대출, 폐기 등의 기능 포함, 전자 문서의 등록, 해제, 이관 반환 등록 등의 작업 지원.

사、 건설 방향 확대

1. 인사 입사 계약 관리

▪ 계약 생성 및 서명: 시스템이 입사 계약 템플릿을 생성하고 다음을 통해전자서명 플랫폼서명 가능한 링크 주소를 생성하며, 후보자가 개인 인증을 완료하면 계약이 자동으로 보관됩니다.

▪ 심사 프로세스: 필요에 따라 설정된 서명·날인 심사 프로세스를 지원하여 계약의 합법성과 규정 준수를 보장합니다.

2. 인사 기록물 관리

▪ 기록 전 수명주기 관리: 시스템은 기록의 수집, 아카이빙, 활용, 대출, 폐기 등 전 수명주기 관리를 구현하고 전자문서의 상장, 하장, 이관·반환 등록 등의 작업을 지원합니다.

▪ 데이터 보안 제어: 시스템은 담당자 권한, 문서 유형, 전시 데이터 등 다차원으로 권한을 제어하여 기록 데이터의 안전성을 보장합니다.

다섯、 데이터 보안 및 권한 제어

1. 인력 권한 제어

▪ 회사 조직 차원: 시스템은 회사 조직 차원별 권한 제어를 지원하여 다른 부서의 직원이 관련 데이터만 접근할 수 있도록 보장합니다.

▪ 역할 차원: 시스템은 사용자 그룹(예: 직속 관리자)별 권한 통제를 지원하여 서로 다른 역할의 사용자가 자신의 권한 범위 내 데이터에만 접근할 수 있도록 보장합니다.

2. 파일 및 디렉터리 트리 제어

▪ 문서 유형별 통제: 시스템은 문서 유형별로 사용자/역할의 열람 또는 검색 권한을 통제하여 민감 문서가 권한 있는 사람만 접근할 수 있도록 보장합니다.

3. 데이터 제어 전시

▪ 페이지 데이터 표시에 따른 통제: 시스템은 문서 데이터 유형별로 사용자/역할의 열람 또는 검색 권한 통제를 지원하여 민감 데이터가 권한 있는 사람만 볼 수 있도록 보장합니다.

Kailing기업 인사 기록 관리솔루션의 시행은 기업 인적자원 관리의 효율성과 안전성을 크게 향상시키고, 종이 문서에서 전자적 유통으로의 전면적 전환을 실현할 것입니다. 자동 날인, 데이터 암호화, 무종이 유통 등의 기능을 통해 시스템은 직원의 셀프 처리 능력을 높일 뿐만 아니라 데이터의 안전성과 추적 가능성도 보장합니다. 향후 시스템이 지속적으로 확장·업그레이드됨에 따라 기업은 정보화 시대의 도전에 더 잘 대응하고 전체 운영 효율성을 높일 수 있을 것입니다.

만약 귀하의 기업에 인적자원 관리 전자화 수요가 있으시다면, Kailing Technology로 연락하여 더 많은 정보를 받아보시기 바랍니다!

Kailing Technology는 업무·재무·세무 디지털 종합 솔루션 서비스 제공업체로서 각종 기관, 기구, 대중소형 기업에 업무·재무·세무 관리 디지털 전환 제품과 운영 서비스를 제공하며, 제품 라인에는 다음이 포함됩니다:

영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 세금계산서 발행 시스템, 개인 세금계산서 대리발행 시스템, 직원 비용 통제 및 상환 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지 AI OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자회계기록 시스템 등 업무의 솔루션으로 각 분야의 디지털화과정을 전방위적으로 추진합니다.

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