전자회계기록이 디지털 자원 관리의 새로운 트렌드를 이끕니다, 행동하셨나요?

디지털 경제 시대에 《중화인민공화국 기록법》의 개정과 완비, 그리고 《"14차 5개년" 전국 기록사업 발전 규획》 등 일련의 관련 중요 문서의 잇따른 발표와 함께 국가의 기록 업무에 대한 중시는 새로운 높이에 도달했으며, 기록 관리가 디지털화, 지능화로 전환하여 기록 서비스의 질과 효율을 높이고 사회 각계의 기록 정보에 대한 수요를 더 잘 충족시켜 국가의 발전과 진보에 강력한 지원을 제공해야 함을 제시했습니다.

그렇다면,국가기록국은 전통 매체 기록의 디지털화 추진을 위해 어떤 보장성 정책을 발표했나요? 각 업계는 또 어떻게 전자기록 관리 실무를 전개하고 있나요?

（하나）디지털 기록물 자원 관련 정책 한눈에 보기

1. 국가기록국 과학기술 프로젝트 계획

2024년 06월 27일, 국가기록원은 《2024년도 국가기록원 과학기술 프로젝트 계획》을 발표했습니다. 108개 프로젝트 중,디지털 기록물 자원 관리가 높은 중시를 받고 있습니다전자문서 아카이빙 및 관리, 기록물 데이터 거버넌스와 활용·개발, 기록물 디지털 전환, 인공지능 등 기술의 기록물 관리 응용 등을 포함합니다. 국가기록원은 디지털 기록물 자원 관리 관련 연구와 실천을 적극 추진하고 있으며, 이는 디지털 기록물 자원이 기록물 업무에서 차지하는 중요성이 날로 부각되고 있음을 보여줍니다.

이、 기록 디지털 자원 업계 표준

2024년 08월 22일, 국가기록원 발표《기록물 디지털 자원 백업 시행 규범》, 《영화 필름 기록물 디지털화 규범》, 《항온항습 기록물 서고 공조공사 시공 및 품질 검수 규범》, 《기록물 전시 업무 규범》, 《입찰 전자문서 편철 규범》, 《ERP 시스템 전자문서 편철 및 전자기록물 관리 규범》 6개 업종 표준2025년 2월 1일부터 시행됩니다. 이러한 표준의 발표는 기업 디지털 전환 과정에서 중요한 역할을 하며, 기업이 완비된 디지털 기록물 관리 체계를 구축하고 기업 정보 자원의 종합 활용 효율을 높이며 기업의 업무 운영과 관리 의사결정에 신뢰할 수 있는 데이터 지원을 제공하는 데 도움이 됩니다.

삼、 건설공정 업계의 전자기록 관리 실무

2024년 7월 26일, 베이징시 지방표준《건설공사 전자문서 및 전자기록물 관리 규정》첫 선포식이 순조롭게 개최되었으며, 참석한 전문가와 학자들은 건설공사 전자문서와 전자기록 관리의 중요성이 날로 부각된다고 보았습니다. 《규정》은 업계 정보화, 지능화 발전을 추진하는 데 있어 업계 데이터의 집계, 분석 능력을 강화하고 업계 데이터베이스 구축을 효과적으로 촉진하여 업계의 질적 향상과 효율 증대, 녹색 발전 및 공사 품질의 투명화, 추적 가능한 관리를 위한 강력한 보장을 제공합니다.

（이）전자회계기록, 디지털 기록 자원 관리의 새로운 트렌드를 이끌다

전자회계기록은 디지털 기록 자원의 특정 유형으로서 기업의 재무제표, 장부, 전표를 포함하며 상세히 기록합니다기업의 경제 업무 거래, 수지 상황 등 핵심 재무 데이터。이 정보는 디지털 기록 자원 중 중요한 경제 데이터로서 기업의 관리, 의사결정 및 감사에 중요한 가치가 있습니다. 디지털 기록 자원의 일부로서 전자회계기록은 디지털화, 저장 편의성, 검색 신속성, 공유 가능성 등 디지털 기록 자원의 공통 특징도 가지고 있습니다.

기존 종이 전자회계기록과 비교하여,전자회계기록다음과 같은 여러 가지 뚜렷한 장점을 갖추고 있습니다:

① 저장 측면에서 더욱 편리합니다.전자회계기록은 디지털 형태로 하드디스크, 광디스크, 클라우드 공간 등의 매체에 저장되어, 전통적인 종이 기록처럼 많은 물리적 공간을 차지할 필요가 없습니다. 기록 수량의 지속적인 증가에 손쉽게 대응할 수 있을 뿐만 아니라 환경적 요인으로 인한 기록 손상을 실질적으로 방지할 수 있습니다.

② 검색이 더욱 신속합니다.전자회계기록은 정보기술을 활용하여 빠르고 효율적인 검색을 실현할 수 있습니다. 키워드 검색, 분류 필터링 등의 기능을 이용해 사용자는 종이 기록을 넘겨보듯 많은 시간과 노력을 들이지 않고도 필요한 기록 내용을 정확히 찾을 수 있으며, 서식 인쇄, 내보내기 등의 작업도 가능하여 다양한 상황의 사용 요구를 충족할 수 있습니다.

③ 공유 측면에서 더욱 편리합니다.전자회계기록은 공유와 협업 측면에서 전통적 종이 기록의 한계를 깨뜨렸습니다. 서로 다른 부서, 서로 다른 지역의 인원이 동시에 전자기록에 접근하고 사용할 수 있어 정보의 신속한 전달과 공유를 실현하고, 커뮤니케이션 비용을 효과적으로 낮추고 시간 지연을 줄일 수 있습니다. 동시에 전자기록 관리 시스템은 권한과 비밀 등급을 설정하여 기록의 안전성과 기밀성을 보장함으로써 기업 내부의 관리와 통제를 더욱 규범적이고 효율적으로 만듭니다.

④ 데이터가 더욱 정확해집니다.전자회계기록은 데이터 입력 및 관리 과정에서 자동화된 검증 기능을 통해 데이터의 안전성, 진실성, 가용성 및 완전성의 사성 검사를 수행할 수 있습니다. 종이 기록에서 쉽게 발생하는 기입 오류, 글씨 불명확 등의 문제와 비교해 전자기록은 인적 요인으로 인한 오류를 효과적으로 방지할 수 있습니다.

(3) Kailing Technology 전자회계기록기술 지원

스마트 분류 및 보관.프라이빗 배포로 자체 학습이 가능하며, 다양한 문서 유형을 인식하고 핵심 정보를 추출하여 정보 교환과 구조화 출력을 구현합니다.할 수 있음사전 설정된 분류 기준과 규칙에 따라 다양한 유형의 회계 문서를 정확하게 분류하고 보관합니다. 예를 들어 세금계산서, 전표, 보고서 등 다양한 유형의 문서를 구분하고 해당 폴더에 저장할 수 있습니다. 이는 기록 정리의 효율성과 정확성을 크게 향상시키고 수동 분류에서 발생할 수 있는 오류를 줄입니다.

2. 스마트 검색 및 조회.전문 검색, 분류 검색, 귀속 기간 검색, 기록자 검색 등의 조건을 교차 검색하여 최종 결과를 도출할 수 있어 활용 경험을 최적화합니다. 전문 검색 기술을 적용하면 검색 키워드가 위치한 필드를 몰라도 조회할 수 있습니다.。권한 제어를 통해 문서 열람의 안전성을 보장하고 감사에 필요한 정보를 신속하게 제공합니다. 테스트 결과, 10억 건 규모의 데이터에서 특정 데이터 내용을 필터링하는 데 일반적으로 1000ms를 초과하지 않습니다.。

삼、종이·전자 협업 관리。전자 자료로 전자문서 목록을 생성하고, 매칭 후 자동으로 편철(전자기록)하여 보관을 완료하고, 박스 라벨과 보관 위치 코드를 인쇄하여 기록 보관함에 부착하고, 실물 기록을 일괄 입고·배치합니다. 편철/박스 편성된 재무 기록은 일괄적으로 기록 이관이 가능하며 이관 목록을 생성하고, 해당 접수 담당자는 기록 접수 대기 업무를 받아 바코드를 스캔하면 수령이 완료됩니다.

Kailing Technology는 기업 요구에 따라 기업 재무·세무 디지털 제품 라인을 제공합니다:

영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 세금계산서 발행 시스템, 직원 비용 통제 및 상환 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지 AI OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자회계기록 시스템 등 업무의 솔루션으로, 전문적이고 효율적으로 기업 재무·세무 디지털 관리의 전환과 업그레이드를 지원합니다.

만약 귀하께서 업무·재무·세무 디지털 전환 관련 필요가 있으시다면, 저희에게 연락해 주시기 바랍니다, 베이징 Kailing Technology가 성심껏 서비스를 제공하겠습니다.