Kailing 전자회계기록 솔루션 및 핵심 기능 전면 분석

1. 전자회계기록 구축 배경

1. 전자기록 배경

《전자문서 편철과 전자기록 관리규범》GB/T 18894 - 2016은 2016년에 발표된 신판 전자기록 관리규범으로, 전 업종 단위에 적용되며 모든 업종 전자기록 관리의 기준 요구사항이고, 전자기록의 용어 정의를 규범화하였다.

2. 전자회계기록 발전 배경

재정부 등 부처는 재정 영수증 전자화 개혁 추진, 회계기록 관리 규범화, 재정 전자 영수증 양식 통일, 부가가치세 전자세금계산서 전자화 비용 청구 및 회계 처리 기록 보관 시범 확대 등에 관한 일련의 통지와 정책을 연속 발표했습니다.

3. 전자회계기록 아카이빙 정책 지원

《회계기록 관리방법》 국가기록국령 제79호와 《재정부와 국가기록국 공동 발표 6호문》에 따르면, 단위 내부에서 형성되어 보관 범위에 속하는 전자회계자료는 일정 조건을 충족할 때 전자 형식으로만 보존하여 전자회계기록을 형성할 수 있습니다. 또한, 단위가 전자회계증빙의 종이 출력본을 비용청구 입장 보관 근거로 사용하는 경우, 반드시 전자회계증빙의 원본 파일을 함께 보존해야 합니다. 이외에도 전자세금계산서, 은행 입금전표 등 외부 증빙의 경우 반드시 전자 원본을 보존해야 합니다.

4. 전자세금계산서 자동 원본보관 설명

전자회계기록 시스템은 전자세무국과 연동되어 매일 기업의 모든 세금계산서 데이터와 전면 디지털 전자세금계산서 XML 원본을 기록 시스템에 동기화하며, 동시에 매일 회계 시스템에서 전표 정보와 세금계산서 번호를 가져와 세금계산서 번호에 따라 전자세금계산서 원본을 매칭하고 XML 원본을 자동으로 보존하여 무종이 전표 아카이빙을 형성합니다.

5. 세무 기록 보관 설명

전자회계기록 시스템은 전자세무국과 연동되어 36개 성급 세무국의 기업 관련 세무 기록 전자 파일을 동기화하고, 해당 전표와 자동으로 조립 및 매칭하여 전자적 아카이빙을 완료하고 완전한 전자 세무 기록을 형성합니다.

6. 은행 거래명세 보관 프로세스

시스템은 인터넷뱅킹에서 은행 거래명세서를 일괄 자동 다운로드하여 전자회계기록 플랫폼에 저장하고 구조화된 정보를 형성하며, 거래명세서의 은행명 + 은행 거래 일련번호와 재무 시스템의 은행 거래번호를 자동 매칭하여 해당 업무 번호와 증빙 번호를 찾아내고 기록 시스템이 자동으로 온라인 편철을 완료하여 은행 거래명세서 자동 보관을 실현합니다.

7. 신청서, 전자세금계산서 인쇄, 회계전표 미인쇄 전환 모드 설명

업무 기록의 전자본을 업무 시스템 신청서에 첨부 파일 형태로 연결하고, 종이 업무 기록은 종이 신청서 뒤에 첨부합니다. 업무 신청서와 전자세금계산서를 인쇄하고, 전자 첨부 파일의 키워드를 인식하여 업무를 분류하며, 신청서 정보와 전자 첨부 파일을 전자회계기록 시스템에 동기화하고 업무 신청서에 따라 기장을 완료합니다. 회계 기록은 업무 신청 정보와 전자 첨부 파일을 접수하고 연관 관계를 전자회계기록 시스템에 동기화합니다.

8. 신청서, 전자세금계산서, 회계전표를 출력하지 않는 유통 모델 설명

업무 기록의 전자본과 종이 이미지를 업무 시스템에 업로드하고, OCR과 매입 부가가치세 계산서 관리 플랫폼을 통해 세금계산서와 신청서의 데이터 연관성을 구축합니다. 전자 첨부 파일의 키워드를 인식하여 업무를 분류하고, 신청서 정보와 전자 첨부 파일을 전자회계기록 시스템에 동기화하며, 업무 신청서에 따라 기장 전표를 생성합니다. 온라인으로 철하여 아카이빙하고, 직원은 종이 세금계산서를 세금계산서 봉투에 넣으며, 재무 담당자는 종이 세금계산서를 일괄 스캔·접수하고, 접수 통과된 세금계산서는 업무 신청서와 접수 세금계산서 기록 목록을 일괄 인쇄합니다.

이、 Kailing 전자회계기록 구축 방안

1. 시스템 아키텍처

전자회계기록 시스템 아키텍처는 인터페이스 계층, 사전 보관, 기록 수취, 연관 구성, 데이터 연관, 기록 생성, 보관 감정, 정리 보존, 전문 검색, 기록 활용, 감정 폐기 등의 기능 모듈을 포함합니다. 시스템은 세무 세금계산서, 업무 시스템, 기타 회계 자료(고정 시스템 없이 획득), 회계 시스템, 재무 감사, 매입 부가가치세 계산서 관리, 매출 부가가치세 계산서 관리, 기타 회계 자료, 종이 자료, 경비청구서/첨부, 결재 프로세스, 기장 증빙, 회계 장부, 회계 보고서, 자금 시스템, 인터넷뱅킹 영수증, 은행 대사표 등의 시스템과 연동합니다.

2. 보관 내용 정리

재무 시스템에 필요한 수집 데이터와 파일에는 회계전표, 회계장부, 재무회계보고서, 연관 색인 등이 포함되고, 자금 시스템에 필요한 수집 데이터와 파일에는 수납 정보, 연결 정보 등이 포함되며, OA 시스템에 필요한 수집 데이터와 파일에는 신청서, 결재 기록 등이 포함되고, 세무 시스템에 필요한 수집 데이터와 파일에는 세금계산서 정보, 연결 정보 등이 포함되며, 업무 시스템에 필요한 수집 데이터와 파일에는 구매류, 매출류 등이 포함되고, 이미징 시스템에 필요한 수집 정보와 파일에는 외부 보고서류, 세무류 자료, 자금류 자료, 통계등록류, 제도규범류, 기타류 등이 포함됩니다.

3. 기록 핵심 역량 설명

데이터 획득: 시스템이 여러 데이터 소스에서 데이터를 획득하고 사전 아카이빙 및 정리를 수행할 수 있습니다.

스캔 이미지 압축: 최소 공간으로 최고 정밀도의 이미지를 저장할 수 있습니다.

스캔 이미지 처리: 이미지 향상, 이미지 회전 보정 등의 기능을 포함합니다.

OCR 인식 플랫폼: 프라이빗 배포, 자체 학습 가능, 다양한 문서 유형 인식, 핵심 정보 추출, 정보 교환 및 구조화 출력 구현.

기록 시스템의 OCR 적용 시나리오: 각종 세금계산서, 전표, 결재표, 은행 거래명세서 등의 인식 및 분류를 포함합니다.

자동 수집 매칭, 사전 아카이빙: 기록 출처와 프로세스 유형에 따라 자동으로 수집 및 완전성 검증을 수행하며, 사전 아카이빙 페이지는 회계 시스템, 심사 프로세스와 임베디드 통합되어 실시간 규정 준수 관리를 달성합니다.

자동 수집 매칭, 스타링크 그래프: 스타링크 그래프를 통해 임의 데이터 그룹의 조립 상황을 조회할 수 있으며, 하나의 전표가 여러 번 인용되어 신속하게 연관 조회하는 시나리오에 적응합니다.

기록물 사성 검사 표준: 《전자회계기록 관리 규범》(DA/T 94 - 2022)에 근거하여 전자회계기록에 대해 진실성, 완전성, 가용성, 안전성 검사를 수행합니다.

기록물 사성 검사 보고서: 파일이 시스템에 수록된 후 자동으로 사성 검사 동작을 완료하며, 통과하지 못한 경우 이상 원인을 확인할 수 있고, 사성 검사 보고서는 재무 감사 심사 절차와 연동될 수 있습니다.

사성 검사 핵심 로직 설명: 전자기록 데이터 총량과 구조 파일의 완전성, 전자기록 메타데이터의 완전성, 종이 기록 이관의 완전성, 외부 데이터 진실성 검증, 사용 가능성 검사, 안전성 검사 등을 포함합니다.

열람 관리: 계정 기능은 직능에 따라 구분하며, 기록 시스템에서 감사 인원에게 직능 계정을 개설하고 메뉴, 목록 수 및 핵심 필드 차단을 제한할 수 있습니다. 권한 위탁은 각 계정에 위탁 권한을 설정할 수 있어 심사 인원이나 기록 인원이 휴가 시 열람 승인과 출고 승인을 할 수 없도록 합니다. 역할 구분은 역할별로 해당 조회 권한과 작업 권한을 부여합니다. 전문 검색, 분류 검색, 귀속 기간 검색, 기록자 검색 등의 조건을 교차 검색하여 최종 결과를 도출해 활용 경험을 최적화할 수 있습니다.

종이 기록 창고 입고 절차: 전자자료로 전자문서 목록을 생성하고, 자동으로 편철(전자기록)하여 정리를 완료하고, 박스 라벨과 위치 코드를 인쇄하여 기록 박스에 부착하고, 실물 기록을 일괄 입고합니다.

전자회계기록 이관: 편철/박스 편성 완료된 재무기록은 일괄적으로 기록 이관을 진행할 수 있으며, 이관 명세서를 생성하고, 해당 수납 담당자는 기록 접수 대기 업무를 받아 바코드를 스캔하면 서명이 완료됩니다.

전자회계기록 플랫폼의 구축은 기업의 재무 관리와 기록 관리에 중요한 의미를 갖습니다,Kailing Technology 전자회계기록 시스템기업 지원업무 효율 향상, 비용 절감, 세무 및 감사 요건 충족, 기업의 디지털 전환 실현.

Kailing Technology는 기업 요구에 따라 기업 재무·세무 디지털 제품 라인을 제공합니다:

영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 세금계산서 발행 시스템, 직원 비용 통제 및 상환 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지 AI OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자회계기록 시스템 등 업무의 솔루션으로, 전문적이고 효율적으로 기업 재무·세무 디지털 관리의 전환과 업그레이드를 지원합니다.

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