기업 비용통제 관리 디지털 전환 방향 및 비용통제 정산 솔루션

현재 시대적 상황 속에서 전 과정 디지털 전환은 이미 글로벌 사회, 과학기술 및 경제 발전의 주도적 흐름이 되었으며, 전면 디지털 전자세금계산서의 날로 확산됨에 따라 조직 내 세금계산서, 전표, 기록 등 종이 매체는 결국 모두 디지털화로 전환될 것입니다. 동시에 조직이 디지털 예산 비용 관리를 추진하는 실제 실행 과정에서 일련의 문제와 과제가 보편적으로 존재합니다:

1. 경비 정산 작성이 어렵고, 직원 선지급이 많으며, 정산 절차가 길고, 영수증 첨부가 번거로워 정산 경험이 불편합니다.

2. 경비 심사가 어려움에 직면하며, 조직이 지속적으로 성장하고 인원이 늘어남에 따라 리더의 경비 심사량이 계속 증가하고, 그중에는 반복 심사와 무가치 심사가 대량 포함되며, 각 지출에 계약, 프로젝트, 예산 등 리더의 신속한 심사를 뒷받침할 연관 데이터가 부족합니다.

3. 재무 검토에 어려움이 존재하며, 재무의 일상 업무는 반복성이 강하고 부가가치가 낮아 비용 정산 업무의 세금계산서 진위 확인, 중복 검사, 지급, 기장 등에 많은 시간과 정력을 소모합니다.

4. 제도 정착에 어려움을 겪으며, 표준 관리, 예산 관리, 컴플라이언스 관리 등을 어떻게 달성할 것인가는 조직의 디지털 비용통제 전환을 괴롭히는 문제이자 과제입니다.

위에서 언급한 시대적 배경과 조직이 직면한 문제 및 도전을 고려할 때, 예산 비용통제 관리의 디지털 전환은 피할 수 없는 과제이며, 그렇다면 기업은 과연 어떻게 계획해야 할까요?

기능 측면에서 말하자면, 디지털 비용통제 시스템 전 과정기획다음 범위를 포함해야 합니다:

01 예산 관리

다차원 예산 편성을 실현하고, 부서·프로젝트·개인·사용자 정의 차원의 예산 편성을 지원할 뿐만 아니라 부서+프로젝트+개인 등 조합 방식의 예산 편성도 지원합니다. 동시에 예산 편성 방식이 유연하여 엑셀 가져오기, 온라인 편성, 기간별 균등 분할 등 다양한 방식의 예산 편성을 지원합니다.

예산 통제 전략은 강유를 겸비하여 복잡하게도 간단하게도, 강하게도 약하게도 할 수 있으며, 예산 해제와 결합하여 유연하게 통제합니다. 비용 유형, 예산 주기, 예산 주체(부서/프로젝트/인원) 등에 따라 예산을 통제할 수 있고, 통제 강도는 강제 통제, 약한 통제, 미통제 세 가지 방식을 지원합니다.

02 부가가치세 계산서 관리

종이 세금계산서, 전자 세금계산서, 전면 디지털 전자세금계산서의 전체 수명주기 관리를 구현합니다. 위챗, 알리페이, 이메일 등의 전자 세금계산서를 원클릭으로 획득하고, 모바일 촬영, QR코드 스캔 방식으로 세금계산서 정보를 추출할 수 있으며, 이미지/PDF/OFD 파일을 직접 가져와 OCR 자동 인식으로 빠르고 정확하게 처리하여 시간과 노력을 절약합니다. 수집된 전표는 전표함 관리로 분류 관리되어 어지럽지 않습니다. 단건/대량으로 호출하여 비용 청구를 시작할 수 있고, 세금계산서와 비용 청구서가 상호 연관되어 원클릭 관통 조회가 가능하며, 이미 청구된 전표는 시스템이 자동으로 태그를 지정하여 중복 청구를 방지합니다.

세금계산서 검증은 기업의 증빙 규정 준수에 직접적인 영향을 미칩니다. 이 비용관리 시스템은 세무 시스템과 연동되어 업로드된 세금계산서에 대해 자동으로 진위 확인 및 중복 검사를 수행하고, 세금계산서와 사업자등록번호 대조 작업을 자동으로 완료합니다. 세금계산서 자동 진위 확인으로 위조 세금계산서, 변조 세금계산서, 무효 세금계산서의 장부 반영을 방지하며, 동시에 이미 경비 처리된 세금계산서와 중복 대조하여 직원의 중복 경비 청구를 막아 정확하고 오류가 없습니다. 기업이 전자회계 중복 기장과 세무 리스크를 피할 수 있도록 돕고, 재무 담당자의 업무량도 크게 줄여줍니다.

03 지능형 경비 청구/지능형 결재

자동 양식 작성, 비용 계정 자동 매칭 등을 구현합니다. 비용 신청과 예산 관리가 연동되어 시스템이 예산 기준, 사전 신청, 비용 기준, 차입 기록 등의 내용에 따라 자동 심사하며, 청구가 예산을 초과하면 즉시 알림을 발송하여 비용 통제 기준이 실제로 프로세스에 스며듭니다.

승인 의사결정 정보를 집계하여 승인을 보조하고, 비용정산 또는 지급을 프로젝트/고객/프로젝트/계약/구매/공급업체 등 업무 정보와 연계하여 업무·재무 연계를 실현합니다. 시스템이 자동으로 컴플라이언스 검사를 수행하며, 시스템에 사전 설정된 리스크 포인트 및 컴플라이언스 검사 항목에 따라 승인 과정에서 내부통제 컴플라이언스 검사 포인트에 근거해 각종 비용정산 내용을 자동 검증·통제하여 부적합 비용정산을 줄이며, 재무 컴플라이언스 관리를 이행하는 효과적인 보장입니다.

04 자동 결제

은행-기업 직접연결/자금 관리 등의 도구를 도입하여 원클릭 일괄 지급을 구현합니다. 기업의 재무 시스템, 인터넷뱅킹과 통합되어, 경비 정산 업무 프로세스가 완료된 후 출납 담당자가 원클릭으로 【지급 지시】를 발송하여 인터넷뱅킹에 로그인할 필요 없이 온라인으로 결제를 완료할 수 있습니다. 여러 은행과 연동하여 일괄 지급이 가능하며, 경비 정산 송금 단계의 처리 효율을 대폭 향상시킵니다. 은행-기업 직접연결을 통해 기업과 은행 시스템을 연결하고, 지급을 온라인화하여 관리함으로써 더욱 정확하고 효율적입니다. 시스템은 은행 계좌의 수취/지급 기록을 실시간으로 동기화하며, 거래 기록을 실시간으로 조회할 수 있어 편리하고 신속합니다.

05 자동 기장

전표 자동 생성을 구현하여 수동 기장이 필요 없습니다.

06 자동 전자회계기록

결산 데이터가 자동 보관되어 전자회계기록의 수집, 관리, 보존, 활용 전 생애주기 관리를 실현합니다. 《전자회계증빙 상환·기장·보관 규범에 관한 통지》의 규정에 따라 전자 형식의 각종 회계증빙은 모두 보관 관리에 포함되어야 합니다. 신규 비용 통제 시스템은 각종 전자회계증빙의 보관 관리를 규범화합니다. 비용 통제 관리 승인 과정에서 생성된 프로세스 양식, 전자세금계산서, 전자 여정표, 은행 전자 영수증, 재무 전표 등 전자회계증빙을 자동으로 한데 모아 전자 기록 보관함에 통일 보관합니다. 분류별로 한눈에 볼 수 있어 언제든 열람·검색할 수 있으며 전자회계증빙 보관 요건에도 부합합니다.

07 업무·재무 융합

예산 비용 통제 플랫폼은 구매 시스템/계약 관리 시스템 등과 깊이 통합되어 업무·재무 일체화를 실현합니다. 그리고출장·이동 경비 플랫폼깊이 융합하여 출장 경비 청구 면제를 실현합니다.

08 데이터 자동 통계, 실시간 조회 및 경보

예산 체계와 비용 규칙에 따라 비용 발생 과정의 각종 데이터가 시스템에 의해 자동으로 집계되어 예산 총액, 예산 집행 상황, 예산 대비 데이터 등 다차원 데이터 분석 보고서가 실시간으로 생성됩니다. 차트 방식으로 직관적으로 표시되며 예산 집행 비율, 비용 발생 상황, 각 부서 프로젝트 상황 등의 데이터를 드릴다운하여 확인할 수 있고 설정된 경고 값에 따라 경고를 표시하여 실시간으로 기업 경영 상황을 파악할 수 있습니다.

디지털 비용관리 시스템의가치:

비용통제 관리 전자화, 비용통제 제도 실행

기업 비용 관리 전 과정을 전자화하여 예산 규칙 수립, 비용 과정 관리부터 실행 결과 분석까지 전 체인을 폐쇄 루프로 규범화하여 관리합니다. 각종 비용 기준과 상환 규칙을 업무 프로세스에 사전 설정하여 사후 점검을 사전 또는 실시간 자동 통제로 전환함으로써 예산 관리와 비용 통제 제도가 실제로 정착되도록 합니다.

재무 관리 표준화, 컴플라이언스 가속화

재무 프로세스 표준화 전원 참여를 가속화하여 각종 재무 리스크와 관리 비용을 절감하고, 직원 만족도를 높이는 동시에 기업 관리의 프로세스 규범을 충족하며 재무 관리 전문화 수준을 향상시킵니다. 세금계산서 전자화, 진위 확인, 컴플라이언스 검사, 자동 전표 등의 서비스는 효율을 높이는 동시에 관련 리스크를 회피하고 기업이 컴플라이언스 재무 내부 통제 체계를 구축하도록 지원합니다.

재무 효율과 직원 만족도 향상

디지털화·지능화된 비용 통제 관리 방식으로 조직의 재무 프로세스 효율을 향상시킵니다. 자동화 기술의 활용은 재무 담당자의 전표 심사, 증빙 작성, 지급 송금 업무의 수작업량을 줄여 재무 업무 부담을 경감합니다. 직원의 비용 청구 영수증 첨부, 출장 자비 선지급 부담을 줄이고, 결재 과정을 실시간 추적하여 재무 프로세스 운영 효율을 높입니다.

전면적이고 정확한 비용 데이터 분석 제공

예산 비용 통제 집행 데이터를 자동 집계하고, 이를 다양한 차원으로 분해하여 직관적인 차트 형태로 표시함으로써 비용 상황을 실시간으로 반영하고 신속하게 데이터 보고서를 산출하여 경영진의 의사결정에 근거를 제공합니다. 예산과 결합하여 비용 발생 과정을 효과적으로 계획, 조직, 통제, 분석함으로써 비용 사용 효율을 높이고 관리와 업무 최적화를 지원합니다.

출처: 네트워크

솔루션

Kailing Technology 비용통제 및 경비정산 솔루션전면적이고 강력한 기능으로 현재의기업직면한 각종 문제와 도전. 디지털화를 통해、지능형 세금계산서 관리 시스템과비용 통제 시스템의 전 과정 설계는 예산 관리부터 부가가치세 계산서 관리, 지능형 경비 정산 승인, 자동 지급, 자동 회계처리, 자동 기록 보관 등 각 단계의 지능화와 자동화를 실현하여 기업의 비용 통제를 효율적이고 규정에 맞으며 편리하게 만듭니다. 더 자세히 알고 싶으시다면Kailing 비용통제 및 경비청구 솔루션, 저희에게 연락해 주시기 바랍니다!

Kailing Technology는 기업 요구에 따라 기업 재무·세무 디지털 제품 라인을 제공합니다:

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