아직도 수작업으로 분류하고 붙여서 보관하십니까? Kailing Technology AI 전자회계기록 시스템이 지능형 인식부터 자동 연관까지 보관 효율을 10배 향상시킵니다

매월 말, 연말이 되면 재무부에는 항상 한 무리가 같은 일을 합니다: 출력한 회계 전표, 영수증, 세금계산서, 은행 거래명세서를 순서대로 정리하고, 풀로 붙이고, 번호대로 제본하여 한 권으로 만들고, 표지를 붙이고, 기록실로 옮겨 서가에 꽂습니다.

중견기업이 매년 생성하는 회계 전표는 적게는 수만 장, 많게는 수십만 장이다. 각 전표 뒤에는 3~5개의 원본 첨부 서류가 붙을 수 있다——전자세금계산서 출력본, 상환 결재서, 출장 신청서, 은행 거래 명세서…… 전부 수동 매칭, 수동 정렬, 수동 제본해야 한다.

이 프로세스가 소모하는 것은 시간뿐 아니라 사람의 인내심입니다. 잘못 붙이면 떼어내 다시 붙여야 하고, 첨부 한 장을 빠뜨리면 사무실 책상을 다 뒤져야 하며, 번호가 맞지 않으면 처음부터 대조해야 합니다. 숙련된 기록물 관리자는 하루에 많아야 80~100건의 전표 보관 작업을 처리합니다.

더 난처한 것은 이렇게 애써 정리한 종이 기록이 일 년 내내 두세 번밖에 열람되지 않을 수 있다는 점입니다. 대부분의 시간 동안 이들은 기록실에 조용히 누워 공간을 차지하며 몇 년 후 감정 폐기되기를 기다립니다.

첫째, 정책은 이미 명확하다: 전자 기록은 종이를 대체할 수 있다

재정부, 국가기록원이 공동 발표한 《전자회계증빙 비용 청구 및 회계 처리 기록 보관 규범에 관한 통지》(재회계〔2020〕6호)와 《회계기록 관리 방법》(국가기록원령 제79호)은 이미 명확한 신호를 보냈습니다:

조건에 부합하는 전자회계자료는 전자 형식으로만 보관할 수 있으며, 별도로 종이 형식으로 보관할 필요가 없습니다

전자회계기록은 종이 회계기록과 동등한 법적 효력을 가집니다

전자세금계산서의 종이 출력본을 보관 근거로 삼는 경우, 전자 원본 파일도 반드시 함께 보관해야 합니다

다시 말해:정책은 인쇄하지 않아도 된다고 허용할 뿐만 아니라, 전자 원본을 반드시 보관하도록 요구합니다. 인쇄만 하고 전자 파일을 저장하지 않는 것은 오히려 규정 위반입니다.

"14차 5개년" 전국 기록물 사업 발전 계획은 더욱 명확히 제시한다: "증분 전자화"를 대대적으로 추진하고, 전자기록물이 기록물 자원 체계에서 차지하는 비중을 현저히 높여야 한다.

정책 방향은 이미 되돌릴 수 없습니다. 문제는 단 하나: 기업이 어떤 도구와 어떤 방식으로 이 전환을 실현할 것인가입니다.

이、전통적 보관의 세 가지 구조적 문제

기업이 전자 아카이빙을 추진할 의지가 있더라도 전통적 모델에서는 여전히 피할 수 없는 세 가지 난제에 직면합니다:

데이터가 여러 시스템에 분산되어 있습니다. 한 건의 완전한 업무 기록보관은 다음을 포함할 수 있다: 재무 시스템의 회계전표, OA 시스템의 결재서, 비용청구 시스템의 청구서, 이미지 시스템의 세금계산서 스캔본, 은행-기업 직결 시스템의 은행 거래명세, 세무 시스템의 세금계산서 원본 파일. 이러한 데이터는 서로 다른 시스템, 다른 형식, 다른 저장 위치에 속해 있어 수작업으로 하나씩 수집하고 매칭하는 작업량이 막대하다.

특수관계자 관계를 사람의 기억에 의존합니다. 하나의 기장 전표가 어느 몇 장의 원시 증빙에 대응되는가? 이 은행 입금증은 어느 청구 건에 속하는가? 이 계약은 어느 몇 기의 결제와 연관되는가? 종이 모드에서는 이런 관계를 번호로 수동 표기하고, 전자화 초기에는 재무 담당자의 기억과 Excel 대장으로 유지하는 경우가 많습니다. 인사 변동이 생기면 연관 관계가 끊어질 수 있습니다.

보관 완전성을 보장할 수 없습니다. 첨부파일 하나가 빠지고, 회수증 하나가 누락되고, 세금계산서 원본 파일이 없는 경우——이러한 문제는 종이 방식에서는 감사 때에야 발견될 수 있습니다. 이때 자료를 보충하려면 이미 몇 달 또는 몇 년이 지났을 수 있습니다.

3. Kailing Technology의 방식: AI가 인력을 대체하고 시스템이 기억을 대체하게 한다

Kailing Technology AI 전자회계기록 시스템의 설계 논리는 다음과 같습니다:'수집-인식-연관-아카이빙-검사-활용' 전 구간을 자동화하여 사람은 규칙만 정의하면 나머지는 시스템에 맡긴다.

(1) AI 지능형 인식: 종이 서류가 초 단위로 구조화 데이터로 변환

시스템에 내장된 프라이빗 배포 OCR-AI 인식 플랫폼은 다음을 지원합니다:

전 품목 계산서 자동 인식(부가가치세 전용·일반 계산서, 전면 디지털 전자세금계산서, 기차표, 항공권, 택시 영수증, 정액 계산서 등 20여 종)

은행 거래명세, 거래내역서 자동 인식 및 핵심 필드 추출

혼합 부착 전표 자동 분할 분류(여러 전표가 붙어 있으면 시스템이 자동 분할 후 한 장씩 인식, 정확도 99.9%)

사용자 정의 문서 템플릿 라벨 추출(영역 선택 추출, 표 셀 추출, 정규식 추출 지원)

종이 전표를 스캐너나 고속 촬영기로 업로드하면 AI가 자동으로 분류, 인식, 구조화 출력을 완료합니다. 재무 담당자는 어떤 정보도 수동 입력할 필요가 없고 '이것이 어떤 유형의 계산서인지' 판단할 필요가 없습니다.

(2) 다중 시스템 자동 수집: 데이터를 수동 이관이 아닌 능동적으로 집계

기록 시스템은 표준 API를 통해 기업의 기존 시스템과 통합하여 편철에 필요한 모든 데이터를 자동 수집합니다:

수집 로직은 고유 기본 키(전표 번호, 증빙 번호, 거래명세서 일련번호)를 기반으로 자동 연결되며 수작업 개입이 필요 없습니다. 시스템은 매월 자동 실행됩니다. 먼저 증빙을 가져오고 → 증빙에 연관된 전표 번호로 업무 전표를 가져오고 → 전표 번호로 이미지 첨부파일을 가져오고 → 일련번호로 은행 거래명세서를 가져옵니다.

(3) 자동 연관 편철: 한 증빙의 모든 첨부 자동 집계

이는 전체 시스템의 가장 핵심적인 능력입니다. 전통 모델에서 재무 담당자가 가장 많은 시간을 소비하는 작업인 '동일 거래에 속하는 모든 전표를 찾아 함께 철하는 것'이 Kailing Technology 시스템에서는 완전히 자동화됩니다.

시스템은 사전 정의된 아카이빙 규칙을 기반으로 동일 거래의 모든 전자 및 종이 회계 자료를 자동 매칭하여 책으로 엮습니다: 기장 전표+비용 청구서+승인 흐름+전자 계산서 원본 파일+종이 계산서 이미지+은행 거래명세서, 원클릭 연결, 자동 패키징.

(4) 성련도: 기간 간 전표 원클릭 관통

전통 기록물은 연도와 월별로 선형 배열되어, 여러 해에 걸친 한 건의 거래(예: 분할 지급 계약)가 서로 다른 연도의 장부에 분할되어, 열람 시 여러 권의 기록물을 넘겨야 전체를 볼 수 있습니다.

Kailing Technology가 독자 개발한 "성련도" 기술은 이러한 정보 단절을 깨뜨립니다. 100만 위안 구매 계약을 5년에 걸쳐 지급하는 예를 들면, 5건 지급에 대응하는 전표는 5개 연도에 속하지만 성련도에서는 계약을 중심 노드로 하여 모든 연관 지급 전표·부가가치세 계산서·거래명세서가 망형 구조로 표시되며 임의 노드를 클릭하면 원본 파일을 관통 조회할 수 있습니다.

스타링크 그래프의 세 가지 강점:

다차원 중앙 집중 포커싱: 임의의 전표를 기점으로 모든 연관 관계 전개

동적 네트워크 관계 표현: 다대일 연관, 기간 교차 추적, 이상 증빙 추적 지원

실시간 위험 통찰 강화: 정적 추적에서 동적 감시로 업그레이드, 수동 검증 효율 5배 이상 향상

(5) 사성 검사: 보관 품질 자동 검증

각 기록은 입고 전에 시스템이 자동으로 사성 검사를 실행합니다:

진실성：전자서명 검증으로 파일 변조 여부 확인

완전성：사전 정의된 규칙에 따라 첨부파일이 완전한지 검증합니다(예: 이체 증빙에는 반드시 지급서+은행 거래명세서 필요).

가용성：검증 파일 형식이 정상적으로 열리고 미리보기되는지 확인합니다

안전성：권한 검증, 백업 상태 확인

첨부파일이 없는 전표는 완전성 검사를 통과할 수 없으며, 시스템이 자동으로 표시하고 보완을 알려 "아카이빙 누락" 문제를 원천적으로 방지합니다.

(6) 전 생애주기 관리: 입고부터 폐기까지 원스톱 커버

보관은 시작점일 뿐입니다. Kailing Technology 시스템은 기록의 전체 생명주기를 포괄합니다:

수집 → 인식 → 연관 편철 → 4성 검사 → 입고·등록 → 전문 검색 → 대출 승인 → 실사 통계 → 감정 → 기간 만료 폐기

전 형식 미리보기(전 세계 모든 파일 형식 지원)를 지원하고, 다조건 조합 검색을 지원하며, 보안 등급을 단일 원본 증빙까지 정확히 적용하고, 감사 인원을 위한 별도 감사 패키지 설정을 지원합니다.

사、실제 효과: 65분에서 6분으로

출장 비용정산 한 건의 보관을 예로 들면:

전통 모델：회계 전표 인쇄→경비청구서 인쇄→세금계산서 검증 결과 인쇄→은행 회신 인쇄→순서대로 붙이기→제본→번호 부여→서가 정리. 약 65분 소요.

Kailing Technology 모델：시스템이 전표+경비청구서+세금계산서 원본 파일+은행 거래명세서를 자동 수집→자동 연계 편철→4성 검사 통과→전자 입고. 재무 담당자 작업 시간: 약 6분(주로 확인 및 표본 검사).

연간 3만 장의 증빙을 생성하는 기업의 경우, 보관 단계만으로 매년 절감되는 인건비가 15만 위안을 초과합니다. 더 중요한 것은: 기록 품질이 더 높고, 검색이 더 빠르며, 감사가 더 편리하고, 컴플라이언스 리스크가 더 낮습니다.

회계기록 관리는 되돌릴 수 없는 패러다임 전환을 겪고 있습니다: 종이에서 전자로, 수동에서 지능으로, 수동적 저장에서 능동적 활용으로.

Kailing Technology AI 전자회계기록 시스템이 하는 일은 종이 프로세스를 단순히 온라인으로 옮기는 것이 아니라 AI로 "아카이빙"이라는 일의 근본 논리를 재정의하는 것입니다. 데이터가 스스로 서로를 찾고, 연관 관계가 자동으로 구축되며, 완전성이 자동으로 검증되고, 기간 간 추적이 원클릭으로 완료됩니다.

전자회계기록 시스템 상세 내용을 알아보시거나 제품 데모를 예약하시려면 Kailing Technology로 문의하시기 바랍니다:https://www.kailingteck.com/h-col-110.html 。

Kailing Technology는 업무·재무·세무 디지털 종합 솔루션 서비스 제공업체로서 각종 기관, 기구, 대중소형 기업에 업무·재무·세무 관리 디지털 전환 제품과 운영 서비스를 제공하며, 제품 라인에는 다음이 포함됩니다:

영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 세금계산서 발행 시스템, 역발행 세금계산서 시스템, 개인 세금계산서 발행 시스템, 직원 비용 통제 및 상환 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지 AI OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자회계기록 시스템 등 업무의 솔루션으로 각 분야의 디지털화과정을 전방위적으로 추진합니다.

만약 귀하께서 업무·재무·세무 디지털 전환 관련 필요가 있으시다면, 저희에게 연락해 주시기 바랍니다, 베이징 Kailing Technology가 성심껏 서비스를 제공하겠습니다.

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