전문가 해설 '전자회계기록'

2022년 4월 7일, 국가기록원은 《중화인민공화국 기록물 업종 표준》 DA/T 94-2022 《전자회계기록 관리 규범》을 발표했으며, 2022년 7월 1일부터 시행되었습니다. 이 표준에서 전자회계기록은 회계 업무에서 전자컴퓨터에 의해 직접 형성되거나 접수·전송·저장·보관되어 단위의 경제업무 사항을 기록·반영하고 증빙·참고·보존 가치를 지닌 전자회계자료로 정의됩니다. 다른 분야의 전자기록물 정의와 달리, 전자회계기록은 보관 전에 전자회계자료라고 불리며, 회계법에서 보관 전 관리 대상을 통일적으로 정의한 명칭을 그대로 사용한 것이지 'XX 전자문서'라고 불리지 않습니다.

규범화는 전자회계기록의 최우선 특징입니다.먼저, 규범화는 보관 과정 및 각 단계 작업의 규범, 기록 파일 형식과 보존 형식의 규범, 각 단계 관련 인원의 책임 명확화로 나타납니다. 둘째, 규범화는 전자회계기록 데이터 항목의 규범화로 나타나며, 전자회계기록의 모든 데이터 항목 번호, 명칭 및 출처 시스템이 규범을 요구합니다. 다시, 규범화는 분류 방법의 규범화로 나타나는데, 현 단계 전자회계기록의 내용이 전통적 종이 기록 내용과 기본적으로 동일하므로 종이 회계기록과 동일한 분류 방법을 완전히 채택합니다. 마지막으로, 규범화는 전자회계기록 관리 정보 시스템 기능 요구의 규범화로도 나타나며, 이는 전자회계기록의 전 생애주기 관리에 도움이 될 것입니다。   

자동화는 전자회계기록의 중요한 특징입니다.회계기록은 이미 회계 처리 과정을 완료하고 일정한 논리 규칙에 따라 정리 완료된 회계자료이며, 전자회계기록의 자동화란 전자회계자료의 수집부터 정리, 분류, 보관, 보존, 통계, 활용 및 처분에 이르는 전자회계기록 생애주기 전 과정이 자동화될 수 있음을 의미합니다.   

2023년 회계 업계에 영향을 미치는 10대 정보기술 선정 활동에서 정의한 회계 정보기술 5단계 성숙도 모델에 따르면, 전자회계기록은 확산기에서 성숙기로 전환하는 단계에 있으며, 전자회계기록 기술은 이미 응용 표준과 구현 방법론을 형성하여 다양한 유형과 규모의 기업에 전면 적용되기 직전입니다.   

전자회계기록의 활용은 다양한 시나리오에서 회계 업무에 서로 다른 영향을 미칩니다.예를 들어, 회계 기록의 조회 및 열람은 회계 업무에서 비교적 흔한 응용 시나리오입니다. 회계 처리 과정이 아직 완료되지 않았을 때 회계 담당자는 회계 시스템이나 관련 출처의 업무 시스템을 통해 필요한 회계 자료를 열람할 수 있지만, 회계 처리 과정이 완료된 후에는 회계 기록을 열람해야 합니다. 종이 회계 기록과 비교하여 전자회계기록 시스템은 인코딩 규칙이 내장되어 있고 구조화된 데이터를 저장하며 정밀하게 매칭되는 관리 모델을 구축하여 회계 기록의 빠른 조회와 열람을 실현하는 동시에 회계 기록 정보의 열람 비용을 효과적으로 낮춥니다. 또한 감사도 회계 기록의 흔한 응용 시나리오입니다. 외부 감사, 내부 감사 또는 국가 감사에 관계없이 회계 기록은 중요한 감사 증거 출처입니다. 전자회계기록의 사성(진실성, 가용성, 안전성, 완전성)은 감사가 중점적으로 주목하는 회계 기록 특성이며, 이 사성은 전자회계기록이 보관되기 전에 반드시 검사를 통과해야 하는 특성입니다. 전자회계기록은 감사 증거 체인의 추적 조회 효율을 효과적으로 향상시킬 뿐만 아니라 온라인 감사 및 원격 감사 업무의 보급과 응용에도 도움이 됩니다.

출처: 네트워크

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