企業の人事アーカイブ管理システムソリューション

一、背景と構築ニーズ

企業規模の拡大と情報化ニーズの向上に伴い、従来の紙文書処理方式はもはや現代企業の高効率・安全・ペーパーレスなオフィスニーズを満たすことができません。特に、従業員の在職証明や収入証明などの文書処理において、従来の手作業による印刷・オフライン捺印方式は、効率が低く、安全性が不十分で、従業員のセルフサービス処理に対応できないなどの問題があります。そのため、従業員が在職証明や収入証明をセルフで生成・ダウンロードし、ペーパーレスで流通させる高効率・安全なセルフサービスプラットフォームの構築が、企業の情報化建設における切実なニーズとなっています。

二、ソリューション構築目標

核心目標は、BSアーキテクチャに基づくセルフサービスプラットフォームを構築し、SSO（シングルサインオン）で身分認証プロセスを簡素化し、従業員が在職証明と収入証明を迅速に申請・印刷できるようにすることです。システムは多様なテンプレートスタイルをサポートし、会社の電子印鑑を自動生成して、文書の安全性と合法性を確保します。同時に、システムは企業ログインのSSO統合により、権限がPCログイン権限と一致することを確保し、従業員情報を個別に維持する必要がありません。

三、Kailing Technology企業人事アーカイブ管理ソリューションのハイライト

1.自動捺印とデータセキュリティ

▪ 自動捺印：電子契約プラットフォームインターフェースはファイルに会社印を自動的に付加し、人手を介さず、ファイルの法的効力を確保する。

▪ データ暗号化：PGP方式で元の収入ファイルを復号し、データが流通過程で漏洩しないことを確保します。ダウンロード完了後、データベースに暗号文として保存し、データの不正コピーを防止します。

▪ 操作の追跡：システムは完全な管理者ログを提供し、ユーザーの各操作行為を追跡でき、データの安全性と追跡可能性を確保します。

2.ペーパーレス化フロー

▪ 電子化処理：従業員はセルフサービスプラットフォームを通じて必要な電子証明ファイルを迅速に生成・ダウンロードでき、紙ファイルの流通から完全に脱却し、効率を向上させる。

▪ 一括ダウンロード：ユーザーは必要な電子署名証明資料を一括でパッケージダウンロードしてローカルに保存でき、便利で迅速です。

3.既存システムとのシームレスな統合

▪ SSO連携：システムと企業シームレスな統合でログインし、ユーザーはアカウントを入力する必要がなく、権限はPCログインの権限と一致し、操作フローを簡素化しました。

▪ 自動同期：システムは毎月ADP Global Viewから従業員基本情報を自動解析し、二次処理を行い、データの正確性とリアルタイム性を確保。

4.主な機能モジュール

▪ 在職証明と収入証明：10種類のテンプレートスタイルに対応し、会社の電子印を自動生成し、ダウンロード機能を提供します。

▪ 人事入社契約管理：入社契約テンプレートを生成し、プッシュ送信先電子契約プラットフォーム署名を行い、稟議・捺印・審査プロセスをサポートします。

▪ 人事アーカイブ管理：アーカイブの収集、アーカイブ、利用、貸出、廃棄などの機能を含み、電子ファイルの上架、下架、移出返却登記などの操作をサポート。

四、建設方向を拡大

1.人事入社契約管理

▪ 契約生成と署名：システムが入社契約テンプレートを生成し、以下を通じて電子契約プラットフォーム署名可能なリンクアドレスを生成し、候補者が本人認証を完了すると、契約は自動的にアーカイブされます。

▪ 審査プロセス：必要に応じて設定された署名・捺印審査プロセスをサポートし、契約の合法性とコンプライアンスを確保します。

2.人事アーカイブ管理

▪ アーカイブ全ライフサイクル管理：システムはアーカイブの収集、アーカイブ、利用、閲覧、廃棄などの全ライフサイクル管理を実現し、電子ファイルの上架、下架、遷出返還登記などの操作をサポートする。

▪ データセキュリティ管理：システムは担当者権限、文書タイプ、展示データなど多次元で権限管理を行い、アーカイブデータの安全性を確保します。

五、データセキュリティと権限管理

1.人員権限の制御

▪ 会社組織次元別：システムは会社組織次元別の権限制御をサポートし、異なる部門の従業員が関連データのみにアクセスできるようにします。

▪ ロール別ディメンション：システムはユーザーグループ（例：ラインマネージャー）ごとの権限管理をサポートし、異なるロールのユーザーがその権限範囲内のデータのみにアクセスできるようにします。

2.ファイルとディレクトリツリーの制御

▪ ドキュメント種別による制御：システムはドキュメント種別ごとにユーザー/ロールの閲覧または検索権限を制御でき、機密ドキュメントは権限を持つ者のみがアクセスできることを確保します。

3.データ制御の表示

▪ ページデータ表示による制御：システムは文書データタイプ別にユーザー/ロールの閲覧または検索権限を制御し、機密データが権限を付与された者だけに閲覧されるようにします。

Kailing Technology企業の人事アーカイブ管理ソリューションの実施により、企業の人事管理の効率と安全性が大幅に向上し、紙文書から電子化フローへの全面的な転換が実現します。自動捺印、データ暗号化、ペーパーレスフローなどの機能により、システムは従業員のセルフ処理能力を向上させるだけでなく、データの安全性と追跡可能性も確保します。今後、システムの継続的な拡張とアップグレードに伴い、企業は情報化時代の課題により良く対応し、全体的な運営効率を向上させることができるでしょう。

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