電子アーカイブ総合管理システム、「ワンストップ」アーカイブ管理の新モデルで企業の品質・効率向上を支援

周知のとおり、アーカイブ資料はあらゆる企業・事業単位の知識財産と知的資源です。従来、各部門は紙資料でアーカイブを保存しており、これは大量の人的・物的資源を消費するだけでなく、人員の流動や環境の変化によりアーカイブが紛失しやすく、完全かつ長期的に保存することが困難でした。

現代情報技術の絶え間ない発展に伴い、アーカイブ資料の保管と効率的な活用のために科学的かつ有効な手段とツールが提供されました——「デジタルアーカイブ管理システム」。デジタルアーカイブ総合管理システムは、コンピュータ技術、ネットワーク技術、大量のイメージデータ管理技術、全文検索技術、セキュリティ制御技術を一体化したものです。大量のイメージデータベース、電子目録庫、全文情報庫を構築し、アーカイブの目録情報、電子イメージ情報、電子ファイル情報、全文情報を管理内容として、データ収集、実体管理、セキュリティ管理、セキュリティ制御、ログ管理など多くの機能を実現し、アーカイブの受入、デジタル化加工、電子ファイルのアーカイブ、整理・目録作成、情報公開、アーカイブ利用、書庫管理からアーカイブ移管までの全過程を完遂できるコンピュータ管理システムを構築します。

01 デジタルアーカイブ管理システムの主な機能

アーカイブの移管機能

アーカイブの出所は豊富で多様であり、異なるアーカイブ管理機関間でアーカイブの交換や移転が行われる場合があり、同一組織内部の複数のアーカイブ管理機関間でもこのような状況が存在する場合があります。アーカイブ管理システムを活用することで、アーカイブ情報を迅速かつ正確に特定し、アーカイブ情報の厳密性と完全性を確保します。

アーカイブの校正機能

アーカイブアーカイブ後、アーカイブ情報は通常容易に修正または変更できません。しかし、アーカイブ管理の実際の活動では、様々な理由によりアーカイブ情報を校正する必要が生じる場合があります。アーカイブ管理システムを利用することで、アーカイブ資料を効率的かつ正確に校正でき、時間を節約し効率を向上させます。

アーカイブの鑑定機能

アーカイブの保管と利用の過程で、アーカイブは損傷、紛失、保存期限経過後の保管期間調整、機密区分調整または開放など様々な状況が発生する可能性があります。アーカイブ管理システムは自動的にアーカイブ保管期間を検証し、保管期限に近いまたは経過したアーカイブについて、システムは関連業務担当者に自動的に通知します。

アーカイブの保存機能

高度な情報データベース技術が強力な支えとなっているため、アーカイブ管理システム内のデータは自動的かつ安全に保存できます。過程で問題が発生しても、バックアップデータベースを通じてエラー発生前のアーカイブ情報を復元でき、安全かつ実用的です。

アーカイブの廃棄機能

アーカイブの保存と利用の過程で、様々な理由により一部のアーカイブを廃棄する必要があります。アーカイブの廃棄は厳格な権限管理を経て、厳格な承認フローの下で行わなければなりません。

02 アーカイブ管理の活用により得られるメリット

企業・事業体のアーカイブ資源共有を促進

アーカイブ資源の管理は時間と空間の制限を突破し、アーカイブ管理者はいつでもどこでもアーカイブを閲覧、修正、アップロードできる。

アーカイブの安全性を強化

多層的・多面的なセキュリティ管理により、アーカイブの安全な共有および保存・利用を確保。

時短・省力

アーカイブ管理業務の煩雑さに悩む必要はもうありません。アーカイブ管理システムが明確に分類し、即時に呼び出し、時間と手間を省き、便利で迅速です。

03 デジタルアーカイブ管理システムの特徴

1.各種類のアーカイブの全面的かつ集中的な管理；

2.ブラウザベースの管理ウィンドウ；

3.各種インデックスを自動作成し、検索を容易に；

4.権限設定によりアーカイブの安全性を確保します。5、ユーザーの各種操作、アーカイブの更新には詳細な記録があります。

04 適用業界

政府部門：政府アーカイブ、人事アーカイブ、公文書、会議記録、承認文書などをスキャン・管理。

製造業：生産過程における各種の生産指示書、注文書、サプライヤー資料、ISOアーカイブなどをスキャンして管理。

物流業：顧客が受領署名した宅配伝票、代金引換領収書、通関書類、顧客資料などをスキャン・管理する。

金融サービス業：大量の業務証憑、業務記録、与信資料、顧客詳細資料などをスキャンして管理する。

学校：学校の教師、学生情報および学校の日常的な各種アーカイブ、公文書などをスキャンして管理します。

病院：病院の患者情報、薬局情報など各部門のアーカイブ、資料などをスキャンして管理する。 

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