「電子アーカイブ管理弁法」解説（四）：整理、アーカイブと標準化

国家アーカイブ局第22号令『電子アーカイブ管理弁法』は11月1日から正式に施行されました。皆様が『弁法』の具体的な条文の意図、実施範囲および実際の運用を深く理解できるよう、私たちは『電子アーカイブ管理弁法』の解説と分析のシリーズ短文を特別に用意しました。本日は、引き続き「『電子アーカイブ管理弁法』の第三章 整理、アーカイブ化と規範化など」を検討します。

第三章は電子ファイルの整理とアーカイブについて全面的な管理規範を提示している。各単位はアーカイブ時にファイルが整理要件に適合することを確保し、すべての関連メタデータを収集・保存し、オープン標準のフォーマット規範に従い、電子ファイルの長期保存に資する必要がある。条項中の点検、検測、審査などのステップはファイルの生成からアーカイブまでの二重検証メカニズムを形成し、アーカイブ管理の厳密性と信頼性を保障し、電子アーカイブの整理とアーカイブ過程を国家標準に適合させ、実行可能性を備えさせる。

第十四条 - アーカイブ範囲と保管期限

第十四条は、各種組織・機関が電子文書を整理する際に、そのアーカイブ範囲、保管期限及び分類方案を明確にし、単位のアーカイブ管理制度に組み入れるべきことを規定している。これは、電子文書の整理とアーカイブが単位の実情と法律規定に基づき、どの文書をアーカイブすべきか及び保存期限を確定し、アーカイブ管理の規範化標準を形成し、アーカイブ管理の系統性と実行可能性を確保することを意味する。

第十五条 - 電子文書管理過程の規範

第十五条は、アーカイブ範囲内の電子文書の形成、処理から保存までの全過程の管理要件を明確にしている。文書はオフィスオートメーションシステム及び業務システムにおいてアーカイブ機能を備え、国家標準に適合し、文書の真正性、完全性、可用性、安全性を確保する必要がある。文書システムは電子文書の収集、整理、アーカイブなどの業務操作を支援でき、アーカイブ操作を単位の日常業務と融合させ、技術的にアーカイブ段階での文書の無損移転と保存を確保する。

第十六条 - アーカイブ形式とメタデータ

第十六条は、電子文書はそのメタデータとともにアーカイブすべきこと、またアーカイブ形式は開放性、汎用性、変換可能性などの特徴を備え、長期保存を支援すべきことを求めている。この規範は電子アーカイブが特定のソフトウェアやハードウェアに制限されないことを確保し、電子アーカイブの長期保存における汎用性と将来の適応性を高める。文書とメタデータの形式は国家標準に従い、アーカイブ情報が内容、構造及び背景情報などの面で完全性と一致性を備えるようにする。

第十七条 - 分類、命名及びメタデータの収集

第十七条は、電子文書の形成部門が文書の形成及び収集時に保管期限の鑑定、分類、命名などの操作を完了し、文書のメタデータを完全に収集すべきこと、また非開放的な圧縮又は暗号化技術の使用を禁止することを規定している。この要件は電子文書管理の透明性と開放性を確保し、技術的制限により文書のその後の管理及び利用が影響を受けることを防ぐ。特に党政機関の文書のアーカイブでは電子印章のデジタル署名情報を除去し、文書自体の情報の長期的な有効性を確保することが求められる。

第十八条 - 文書アーカイブの点検と検測

第十八条は、アーカイブ提出の前に、電子文書の形成部門とアーカイブ管理部門が文書及びメタデータを点検、登記、検測すべきことを強調している。検測の目的は文書の真正性、完全性、可用性、安全性を確保し、関連責任者が誤りがないことを確認した後にアーカイブを提出することである。この操作プロセスは文書アーカイブ時の二重審査制度を確保し、文書アーカイブにおける情報の遺漏や誤りを防ぐ。

第十九条 - 電子アーカイブの審査と編檔

第十九条は、アーカイブ管理部門が受け入れた電子アーカイブを審査し、檔番号を編成し、保管期限を確認することで、アーカイブが規範化管理の要件に適合することを確保することを求めている。アーカイブ管理部門によるアーカイブ文書の二次審査は、檔番号の編成や期限の確認などの作業を含み、アーカイブシステムの構造化管理を強化し、アーカイブの分類保存が秩序正しく行われ、将来の検索と利用が容易になることを確保する。

まとめ

第三章は電子ファイルの整理とアーカイブについて全面的な管理規範を提示している。各単位はアーカイブ時にファイルが整理要件に適合することを確保し、すべての関連メタデータを収集・保存し、オープン標準のフォーマット規範に従い、電子ファイルの長期保存に資する必要がある。条項中の点検、検測、審査などのステップはファイルの生成からアーカイブまでの二重検証メカニズムを形成し、アーカイブ管理の厳密性と信頼性を保障し、電子アーカイブの整理とアーカイブ過程を国家標準に適合させ、実行可能性を備えさせる。

出典：ネットワーク

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