アーカイブ管理システムの業務ワークフロー

アーカイブ管理システムの業務ワークフローは、主に基本設定、アーカイブインポート、アーカイブ入库、アーカイブ公布、アーカイブ閲覧、アーカイブ廃棄、アーカイブ利用などの段階を含みます。

一、基本設定

基本設定はアーカイブ管理の基本パラメータを設定するもので、アーカイブ管理システムの使用単位、各人員の権限、アーカイブ類型、庫房位置、保管期限などを明確にし、アーカイブ管理システムが日常業務を展開する前提です。基本設定は一般的に単位の主管、アーカイブ業務責任者及び関連する領導が共同で確定し、単位がアーカイブ管理システムを導入する際に行われます。

二、アーカイブインポート

アーカイブ業務の第一歩はアーカイブの収集と整理であり、アーカイブ管理システムではアーカイブのインポート作業に反映される。

アーカイブインポート作業は、紙アーカイブの場合、アーカイブ巻宗情報のインポートを指し、アーカイブ収集モジュールのアーカイブインポートで実現できます。紙アーカイブがデジタル化され、具体的なアーカイブ内容ファイルがある場合は、電子アーカイブのインポート作業と同じです。

電子アーカイブの導入、まずは依然としてアーカイブ卷宗情報のインポートです。アーカイブ収集モジュールのアーカイブインポート画面からテンプレートをダウンロードし、テンプレートに従ってアーカイブの卷宗情報（卷内目録を含む）を入力し、システムにインポートして、相応のアーカイブ情報を形成します。次にアーカイブ全文のインポートです。アーカイブ収集のファイルインポートを通じて、資料案の全文ファイルをシステムにインポートし、相応のアーカイブ卷宗と対応させます。

アーカイブインポートとファイルインポート後、アップロード漏れのファイルや情報が欠落したアーカイブを発見した場合、「アーカイブ帰集”のアーカイブ処理モジュール補充処理を行います。

三、アーカイブ公布

アーカイブ公布とは、アーカイブ保存期限が到来した後、アーカイブ責任者の鑑定を経て、公開可能なアーカイブを公開することである。

四、アーカイブ入库

アーカイブ入库とは、すでにシステムにインポートされたアーカイブを庫房に収納することを指し、これは主に紙媒体のあるアーカイブを対象とする。現在多くの地域では紙と電子の二重制度が実施されており、つまり電子アーカイブとそれに対応する紙媒体の両方があり、純粋な紙アーカイブ以外にも、多くの電子アーカイブに対応する紙部分がある。アーカイブ入库が対象とするのは純粋な紙アーカイブと電子アーカイブの紙部分である。

アーカイブ入库の操作は、アーカイブ保存のアーカイブ入库ページで実現する。入库待ちリスト上で、入库するアーカイブにチェックを入れ、庫位を割り当て、保存する庫房、庫位を選択する。アーカイブシステム内で入库を完了すると同時に、対応する紙アーカイブを相応の庫房、庫位に収納しなければならない。

五、アーカイブ閲覧

アーカイブ公布後、単位がアーカイブを閲覧する必要がある場合、アーカイブ貸出を通じて公布済みのアーカイブを貸出できます。アーカイブ貸出は紙アーカイブも電子アーカイブも貸出可能です。アーカイブ貸出の実現は、主にシステムの「貸出管理」モジュール、アーカイブ閲覧の全文検索で閲覧が必要なアーカイブを照会後、直接閲覧申請をクリックして閲覧でき、閲覧カートに追加してから閲覧申請することもできる。

六、アーカイブ廃棄

アーカイブ廃棄とは、保管期限が到来した後、アーカイブ責任者の鑑定を経て、廃棄が必要なアーカイブを廃棄することです。アーカイブ廃棄は、まず廃棄が必要なアーカイブを確定し、その後廃棄を行います。アーカイブ管理システム内でアーカイブを廃棄すると同時に、対応する紙部分も処理し、専任者を派遣して廃棄を登記できます。

七、アーカイブ利用

アーカイブ管理システムにおけるアーカイブ利用とは通常、アーカイブの利用状況の閲覧を指し、一般的にはシステムの「アーカイブ利用」を通じて行います。モジュール、単位のアーカイブ利用状況を閲覧できる。

以上で紹介したのは、通常の電子アーカイブシステムに必須の一連の機能です。Kailing Technology アーカイブ管理システム上述したこれらの基本機能を十分に網羅した前提のもと、さらにOCR認識システムなどの...データ可視化分析、証憑スターリンク図など実用性の顕著な機能。Kailing Technology税務インボイス管理プラットフォームと相互に連携・併用することで、業務・財務・税務一体化的な管理業務を一気に完了でき、企業の管理は格別に安心で、十分に信頼できるものになります。

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