伝統的アーカイブ管理の課題を解説、電子アーカイブシステムがどう対応するかを見る

従来のアーカイブ管理が直面する課題

今日、デジタル時代が全面的に到来する中、従来のアーカイブは一方で紙档案の適切な保存など関連事項に対応する必要があり、他方で電子アーカイブの収集と整理に関する様々な状況に直面する必要があります。こうして、組織のアーカイブ管理業務における「収集、管理、利用、保存」など多くの段階に大きな不便をもたらしています。

1.アーカイブ収集，チャネル多数

·フロントエンドの業務ファイルは数量が膨大で、統一的な収集基準を欠くため、収集の負担が重くなっています；

·電子ファイルの増加は極めて迅速である一方、手作業による収集・整理は効率が低く、整理過程で誤りが生じやすい；

·文書とデータは各部門および異なるシステムに分散して保存されており、統一的に収集することが難しい。

2.管理編著，コストが高い

·アーカイブの归档において有効な監督メカニズムが欠けており、鑑定・廃棄の段階では技術面の有力な支持が不足しています；

·電子档案と紙档案の管理が相互に分断され、紙档案の管理コストが高止まりしている；

·アーカイブの番号付け、記述、校正などはすべて人手で処理されており、時間と労力を費やすだけでなく、統一された規範を実現できません。

3.検索・閲覧，サイクルが長い

·アーカイブの归档において有効な監督メカニズムが欠けており、鑑定・廃棄の段階では技術面の有力な支持が不足しています；

·電子档案と紙档案の管理が相互に分断され、紙档案の管理コストが高止まりしている；

·アーカイブの番号付け、記述、校正などはすべて人手で処理されており、時間と労力を費やすだけでなく、統一された規範を実現できません。

4.保管・保存，安全度低

·暗号化やバックアップなどの管理メカニズムが欠けており、アーカイブデータの安全を確実に保証することが難しい；

·大量データの保存と閲覧の過程で、一部のデータが欠落し、検証が困難になることがあります。

·各地はアーカイブ安全管理の面で実行が十分でなく、系統的な安全メカニズムが欠けています。

Kailing Technology・全ライフサイクル電子アーカイブ管理システム

Kailing Technologyが構築したライフサイクル管理デジタルアーカイブプラットフォーム、すなわちその電子会計アーカイブ管理システムは、アーカイブの初期収集から、細やかな整理、適切な保存、効率的な活用、精緻な鑑定、そして最終的な廃棄に至る一連の作業环节を緊密に融合させたライフサイクル管理モデルを実現しました。

Kailing Technology電子アーカイブシステム多様な形式のアーカイブの一体化した統括管理を実現できます。異なる種類のアーカイブ間の境界を打破し、各種アーカイブ資源を有機的に統合し、緊密に関連し協働して機能する全体を形成し、これらの異なる形式のアーカイブの管理をより高効率、全面的、系統的にし、アーカイブ管理業務の深い展開と最適化・向上を力強く促進します。

全面デジタル化電子インボイス、鉄道電子チケット、航空輸送電子チケット旅程表、銀行電子受領書、電子明細書などの電子証憑の受信、署名検証、解析、記帳、アーカイブを実現し、経費インボイスはAI OCR技術で認識し、原本電子証憑資料庫を形成します。

原始電子証憑からワンクリックで会計証憑を生成する機能を提供し、会計データ標準の規範に従って会計記帳情報データファイルを生成、重複記帳防止、原始証憑と会計証憑の改ざん防止等の機能を備え、企業に全方位的なデジタル業務・財務・税務アプリケーションプラットフォームを提供します。

自動税額計算、増値税、所得税、財務諸表などの企業税申告と個人税申告を提供し、ユーザーが迅速に申告業務を完了できるようにします。

税務関連リスク検査は財務、税務、インボイスなどの観点から企業の業務・財務・税務データにリスク評価と検測を提供し、企業に業務・財務・税務リスク分析を提供。

選択Kailing Technology電子アーカイブ、アーカイブ管理コストを削減し、アーカイブデータの価値を引き出します。インボイス情報の自動識別・真偽検証をサポートし、原始証憑と記帳証憑のデータ関係を構築し、紙と電子のアーカイブ二重管理を提供します。貴社が電子アーカイブシステムの理解や構築を検討されている場合は、ぜひKailing Technologyまでお問い合わせください！

北京Kailing Technology有限公司——企業の業務・財務・税務デジタル化ソリューションサービスプロバイダー。

Kailing Technologyは企業のニーズに応じて、販売管理システム、購買管理システム、売上VATインボイス発行システム、仕入VATインボイス受領システム、画像管理システム、財務記帳システム、電子会計アーカイブ、全面デジタル化電子インボイス・楽企インターフェースなどの業務ソリューションを提供し、専門的かつ効率的に企業の業務・財務・税務デジタル管理の転換・アップグレードを支援します。

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