数電票時代、電子会計証憑アーカイブをどのようにコンプライアンス管理するか

Kailing Technologyの電子会計アーカイブシステム企業の会計アーカイブ管理高度化のニーズに対し、会計アーカイブの収集、アーカイブ、閲覧、廃棄の全プロセスのデジタル管理を支援し、会計証憑、帳簿、報表など各種アーカイブ資料の完全カバーを実現します。

01 企業の会計アーカイブ管理の現状

収集

▪ フロント業務の書類が多く、統一的な収集基準がなく、収集負担が大きい；

▪ 電子ファイルの増加が速く、手作業での収集・整理は効率が低く、整理時にミスが発生しやすい；

▪ 文書とデータが各部門・各システムに分散しており、統一的に収集できません。

管理

▪ アーカイブの保管に監督メカニズムが欠如し、鑑定・廃棄に技術的サポートが不足；

▪ 電子アーカイブと紙アーカイブの管理が分離し、紙アーカイブの管理コストが高い；

▪ アーカイブ番号の記述・校正がすべて手作業で処理され、時間と労力がかかり、統一性もない。

利用

▪ アーカイブの検索が不便で、閲覧サイクルが長く、アーカイブ利用効率が低い；

▪ 紙アーカイブの保管期間は限られ、保管環境が厳格で、破損しやすい；

▪ アーカイブデータは比較的孤立・閉鎖的で、業務やデータ共有への統合が困難。

安全＆ストレージ

▪ 暗号化、バックアップなどの管理メカニズムを欠き、アーカイブデータの安全性を確保しにくい；

▪ 大量データの保存・閲覧過程で一部データが欠落し、検証が困難；

▪ 各地でアーカイブ安全管理の実行が不十分で、システム的な安全メカニズムが欠如。

02 Kailing Technology電子会計アーカイブ製品の能力

経費精算記帳アーカイブ全プロセス管理，電子档案のオンライン保管

財務会計証憑において、オンラインの電子票拠ファイルであれ、紙のインボイスファイルであれ、統一的にイメージファイルを通じて電子化データファイルを形成し、電子会計アーカイブ管理規範に従って、経費精算・記帳・アーカイブを実現します。

経費精算伝票の記帳証憑変換，電子档案のオンライン受領

Kailing Technology会計アーカイブは、自システム内の会計データアーカイブを管理できるだけでなく、財務システム、経費管理システム、その他の異種システムから取得した電子証憑ファイルも管理し、アーカイブシステムに統一的に保管して、改ざん防止された記帳伝票を形成することができます。

電子会計証憑のメタデータ管理，電子档案のオンライン受領結果

メタデータの管理は電子会計証憑の真正性、完全性、安全性および監査追跡にとって極めて重要であるため、電子会計アーカイブのメタデータ規範を必ず確立しなければならない。

アーカイブ目録構造及びメタデータ，電子档案のオンライン保管

電子アーカイブはオンライン保管に対応し、閲覧、アーカイブ目録およびメタデータの設定をサポートし、全宗・アーカイブ分類に従ってアーカイブデータの管理作業を行い、アーカイブ化後は電子アーカイブを「アーカイブ庫」に保存します。

03 全プロセス・多面的なアーカイブ管理ニーズをサポート

会計資料の収集：ローカルアップロード、スキャン、インターフェース転送などの方式で全アーカイブデータを収集可能（記帳伝票、原始伝票：経費精算伝票、電子インボイス、電子票据、およびイメージファイルなど、帳簿資料、報告書資料など）、業務システムとの連携により、アーカイブ関連データを実現します。の間の自動関連付けにより、企業アーカイブデータを100%アーカイブ化。

会計アーカイブ整理：収集した会計資料に対してデータ処理を行い、アーカイブメタデータ及びその添付ファイルを分類・組立し、同時にデータ情報を暗号化し、板式ファイル形式変換を行い、巻組アーカイブを完了し、アーカイブ門類を柔軟に定義することで、年度、種類、全宗、プロジェクト番号など多様なディメンションでカスタム設定でき、かつ国家標準規範に従って全宗巻を構築できます。

会計アーカイブ利用：膨大なデータに対し、アーカイブ管理システムは全文検索、条件検索、メタデータ検索など複数の検索方式を提供し、目的の文書を特定します。従業員は閲覧リストで検索し、閲覧が必要なファイルを選択して閲覧プロセスに追加でき、閲覧期間内に延長申請を发起し、閲覧期間を延長することもできます。

会計アーカイブの鑑定：アーカイブシステムにおける鑑定類型は一般的に四種類に分かれます。，開放鑑定、保管期限鑑定、密集鑑定、廃棄鑑定など。システムは予め設定された処理ルールに従い、アーカイブの期限到来を自動的に通知し、アーカイブ管理者は鑑定が必要なアーカイブを一括選択してバッチ処理できます。

会計アーカイブの廃棄：鑑定フローが終了すると、システムは鑑定結果が無価値なアーカイブを自動的に廃棄待ち庫に振り分ける。アーカイブ管理者は定期的に廃棄を実行し、廃棄後のアーカイブは直接削除でき、あらかじめ設定したルールに従ってゴミ箱に入れることもでき、これにより一部のアーカイブが誤って処理されるのを防ぐ。，ユーザーのアーカイブ情報資源の安全を最大限に保障します。

選択Kailing Technology電子会計アーカイブ，アーカイブ管理コストを削減し、アーカイブデータの価値を引き出す。インボイス情報の自動認識・真偽検証に対応，原始証憑と記帳証憑のデータ関係を構築，紙と電子のアーカイブ二重管理を提供。貴社が電子会計アーカイブシステムの理解や構築を希望される場合は、ぜひKailing Technologyまでご連絡ください！

北京Kailing Technology有限公司——企業の業務・財務・税務デジタル化ソリューションサービスプロバイダー。

Kailing Technologyは企業のニーズに応じて、販売管理システム、購買管理システム、売上VATインボイス発行システム、仕入VATインボイス受領システム、画像管理システム、財務記帳システム、電子会計アーカイブ、全面デジタル化電子インボイス・楽企インターフェースなどの業務ソリューションを提供し、専門的かつ効率的に企業の業務・財務・税務デジタル管理の転換・アップグレードを支援します。

もしあなたに業務・財務・税務デジタル化转型のニーズがあれば、ぜひお問い合わせください、北京Kailing Technologyが誠心誠意サービスいたします。