越境ECとグローバルサプライチェーンが持続的に発展する背景の下、企業の日常経営で発生する証憑、受領書、経費精算書類などのアーカイブ資料は、数量が多く、言語が多様で、処理チェーンが長く、アーカイブ要件が高いという特徴を示しています。特に涉外業務の比率が高い企業にとって、多言語書類のスキャン収集、文字認識、内容翻訳、フィールド抽出と電子アーカイブを効率的に完了する方法は、デジタル管理アップグレードにおける重要な課題となっています。
先日、北京Kailing Technology有限公司は美通香薫の多言語証憑スマート認識・デジタルアーカイブプラットフォーム建設プロジェクトを受託した。プロジェクトは多言語証憑処理場面を中心に、スキャン収集、AI OCR、AI翻訳、意味解析、構造化出力、影像アーカイブを一体化したデジタルプラットフォームを構築し、企業のアーカイブ管理効率の向上、データ活用能力の強化、内部デジタル運営基盤の確立を支援する。
一、顧客企業紹介
浙江美通香薰科技股份有限公司は、アロマ製品の研究開発、設計、生産、販売を一体化した国際化企業で、本社は浙江省杭州市西湖区にあります。同社は「誠実、勤勉、協力、感謝」の企業文化理念、「芳療天下，馨満人間」の企業ビジョン、「濃厚な精神と祝福を伝え世界を愛で満たす」の企業使命を掲げ、嗅覚経済領域で28年間深耕しています。
業務の継続的な発展に伴い、企業は越境貿易、EC運営、購買決済、経費精算、証憑保管などの环节で、大量の紙証憑および画像アーカイブを蓄積してきました。業務が海外市場と多言語シーンに関わるため、企業は日常のアーカイブ処理において中国語、英語、ベトナム語など多言語が混在する証憑に対応する必要があります。従来の人手によるスキャン、人手による認識、人手による翻訳、人手によるアーカイブに依存する処理方法では、効率性、正確性、標準化、トレーサビリティの面で企業の管理要件を満たすことが難しくなっています。そのため、美通香薫は今回のデジタルアーカイブプラットフォーム構築を開始し、インテリジェント技術により、より効率的で規範的、持続的に進化可能な証憑処理・アーカイブ体系の構築を目指します。
二、プロジェクト背景：多言語アーカイブ処理ニーズの持続的向上
企業の国際経営の不断の深化に伴い、多言語証憑はすでに財務、経費精算、銀行決済、アーカイブ管理における一般的な内容となっています。単一言語の証憑と比較して、このような証憑の処理にはいくつかの典型的な難点があります。
伝票の来源が複雑で、フォーマットが統一されていない；
言語の種類が多く、人手による識別と理解のコストが高い；
財務の重要フィールド抽出が人手に依存し、効率が限定的；
紙の証憑のアーカイブが分散し、その後の呼び出しと照会が不便；
従来の電子アーカイブは「スキャン保存」の段階にとどまることが多く、利用可能なデータとしてさらに蓄積することが困難でした。
美通香薰にとって、デジタルアーカイブ構築は単に伝票処理効率を高める問題ではなく、企業内部の財務管理規範、資料の追跡可能性、部門間連携効率、そして今後のデータガバナンス基盤に関わります。したがって、今回のプロジェクトの重点は、単に文書管理ツールを導入することではなく、実際の業務シーンに向けた多言語伝票インテリジェント処理プラットフォームを構築することです。
三、プロジェクト全体目標：「スキャン—認識—翻訳—解析—アーカイブ」の一体型能力体系を構築
今回のプロジェクトはKailing Technology電子影像管理プラットフォーム及びAI能力体系に基づき、美通香薫のためにローカル・プライベート化配置の多言語証憑インテリジェント処理及びデジタルアーカイブプラットフォームを構築する。全体目標は主に以下を含む：
紙伝票の高効率な電子化収集を実現；
ベトナム語、中国語、英語など多言語の自動OCR認識を実現；
中国語以外の伝票内容を自動的に中国語に翻訳；
重要フィールドのスマート意味解析と構造化抽出を実現；
原始影像と認識・翻訳・構造化データの統一アーカイブを実現；
プラットフォームのローカル配置とデータセキュリティ管理を実現；
企業の内部システムの後続呼び出しとアーカイブ利用に標準化されたデータサポートを提供する。
このプラットフォーム構築により、美通香薫はアーカイブ管理を従来の紙の流転と人手処理から、AI駆動・データ蓄積を核心とするインテリジェントなアーカイブ管理モデルへとアップグレードします。
四、プロジェクトの主な建設内容
1. 電子イメージ管理プラットフォームを構築し、デジタルアーカイブ管理の基盤を形成
本プロジェクトでは電子影像管理プラットフォームを構築し、今回のデジタルアーカイブ機能の中核を担うプラットフォームとする。プラットフォームはスキャン文書のライフサイクル全体の管理をサポートし、影像取得、データ登録、影像保存、データ連携、アーカイブ呼び出しなどの機能を実現し、企業に統一的な電子アーカイブ管理基盤を構築する。
従来の単純な「画像アーカイブ」の電子化方式とは異なり、Kailing Technologyが提供するプラットフォームは影像とデータの協働を重視します。つまり、システムはスキャン画像自体を管理するだけでなく、原始影像とOCRテキスト、翻訳結果、構造化フィールドを統一的に関連付け、検索可能・追跡可能・呼び出し可能なデジタルアーカイブ資産を形成できます。
2. 多言語OCR認識能力を構築し、複雑な証憑処理ニーズに対応
美通香薫業務に存在する多言語伝票シーンに対し、プラットフォームは多言語OCR自動認識能力を備え、紙凭证中のベトナム語、中国語、英語のテキストを認識でき、財務インボイス、銀行領収書、経費精算伝票などの一般的な資料タイプをカバーします。
プロジェクトは識別能力に高い要求を課し、特に金額、日付、伝票番号などの重要フィールドには高い精度が求められます。これは企業の財務アーカイブ処理にとって極めて重要であり、重要フィールドの正確な抽出は後続の入力効率、照会効率、データ可用性に直接関わるからです。
同時に、プラットフォームは高速給紙式スキャナや高拍儀などの機器を含む異なる収集方式にも対応し、企業の異なる業務シーンにおける証憑収集ニーズに適応します。
3. AI翻訳モデルを導入し、多言語伝票の可読性を向上
伝票が認識されたからといって、企業が効率的に利用できるわけではない。非中国語の証憑については、財務・アーカイブ管理者がその意味を理解して初めて審査・整理・アーカイブを完了できる。そのため、本プロジェクトではAI翻訳モデルを特別に導入し、認識後の非中国語内容を自動的に中国語に翻訳する。
この能力は、多言語資料の理解障壁を効果的に解消し、企業が票据の重要内容をより迅速に把握し、人手による翻訳依存を減らすのに役立ちます。特に財務証憑、取引摘要、科目情報などのシナリオでは、中国語化された内容は内部担当者の判断、審査およびアーカイブにより有利であり、アーカイブのその後の使用効率も向上させることができます。
4. AI意味解析能力を構築し、構造化フィールド抽出を実現
多言語OCRと翻訳を基盤に、プラットフォームはさらにAI意味解析能力を活用し、証憑内容を理解して構造化抽出し、金額、日付、伝票番号などの重要フィールドを自動抽出し、構造化データ記録を形成します。
これは、プラットフォームが伝票を「読み取る」だけでなく、伝票を管理可能、検索可能、分析可能なデータに変換できることを意味します。企業にとって、この種の構造化出力はアーカイブ管理の価値を著しく高めます。後続では画像で資料を検索できるだけでなく、フィールドでデータを検索でき、財務照合、伝票閲覧、内部連携の効率を高めます。
5. 原本影像、OCRテキスト、翻訳結果と構造化データを統合管理
本プロジェクトの重要な特徴の一つは、プラットフォームが完全なデータチェーンを自動生成・保存することであり、以下を含む：
原本スキャン影像；
OCRがテキストを認識；
AI翻訳後の中国語コンテンツ；
意味解析後の構造化フィールド。
これによりアーカイブは孤立したスキャン画像ではなくなり、完全なコンテキストと追跡可能能力を持つデータオブジェクトとなる。企業は原始証憑の原貌を保持しアーカイブ保存要求を満たすこともでき、構造化データを通じて日常の検索と業務呼び出しの効率を向上させることもできる。
6. ローカル・プライベート化導入で、企業のデータセキュリティと自主制御のニーズに対応
会計アーカイブ、経費精算資料、業務証憑が高い機密性を持つことを考慮し、本プロジェクトはローカルプライベートデプロイ方式を採用します。電子画像管理プラットフォーム及びその関連AIモデルは、OCRモデル、翻訳モデル、意味解析モデルを含め、すべて企業指定のGPUサーバー上でローカルデプロイを完了します。
この導入モデルは、企業が内部環境でデータ処理を完了し、敏感な情報の外部流出を回避すると同時に、情報セキュリティ、データ権限、内部管理に関する企業の要件を満たすのに役立ちます。プラットフォームはオフラインスキャン、データ転送の暗号化、データベース権限管理にも対応し、アーカイブのデジタル化プロセスにより完全なセキュリティ保障を提供します。
7. バッチ伝票加工と高並列処理シーンを支援
本プロジェクトは識別・解析能力だけでなく、エンジニアリング処理効率も重視する。プロジェクトの要求に基づき、プラットフォームは比較的大規模な証憑デジタル加工タスクを満たし、複数デバイスの並行条件下でリアルタイム又は準リアルタイムの識別処理を行う能力を備える必要がある。
これはシステム建設が実験的なAI応用の段階にとどまらず、企業の実際の生産環境に向き合い、継続的な処理能力、安定した運用能力、一括納品能力を備え、日常のアーカイブデジタル化業務の長期的な展開を支えることを要求することを示しています。
五、プロジェクトの期待価値
プロジェクト完成後、美通香薫に多方面の管理向上をもたらす。
まず、伝票処理効率の著しい向上です。従来人手に依存していた識別、翻訳、入力、アーカイブの大量の作業がシステムにより自動で完了し、処理サイクルを短縮し、反復的な人件費投入を削減します。
次に、アーカイブの規範化管理水準の向上です。統一プラットフォームを通じて画像、テキスト、翻訳、構造化データを受け入れることで、企業はより標準的で明確かつ追跡可能なアーカイブ管理メカニズムを構築できます。
第三に、多言語データ活用能力の強化です。中国語翻訳と構造化フィールド出力により、内部利用のハードルを効果的に下げ、財務、アーカイブ、管理担当者が証憑内容をより迅速に呼び出して理解できるよう支援します。
第四に、データセキュリティと内部統制性の強化である。ローカルでのプライベート化導入と権限管理メカニズムにより、企業はAI能力を享受しつつも、データの境界と処理環境をしっかりと掌握し続けることができる。
第五に、その後のデジタル協働の基礎を築くことである。構造化データの出力とシステム呼び出し能力により、企業の財務システム、経費精算システム及び内部管理システムとの連携をさらに支援し、全体的なデジタル化水準を向上させることができる。
美通香薫の多言語書類インテリジェント認識・デジタルアーカイブプラットフォーム構築プロジェクトは、企業アーカイブのデジタル化が「画像化」から「インテリジェント化、構造化、活用可能化」へアップグレードする代表的な事例です。Kailing Technologyのソリューションは、電子画像管理プラットフォームを基盤とし、OCR認識、AI翻訳、意味解析を核心とし、ローカルプライベートデプロイを保障として、スキャン、認識、翻訳、解析、アーカイブを網羅する完全な能力チェーンを構築しました。
プロジェクトの推進・実施に伴い、美通香薫は多言語証憑処理効率、アーカイブ管理の規範性及びデータ活用レベルをさらに向上させ、企業の財務アーカイブ管理、越境業務支援及び内部デジタル化建設に新たな原動力を注入します。プロジェクトの受託者として、Kailing Technologyもスマート認識、電子イメージ管理及びエンタープライズ級プライベートデプロイメントにおける能力優位性を引き続き発揮し、より多くの企業の高品質なデジタルアップグレードを支援します。
注：本記事の挿絵は以下に由来します美通香薫公式サイト。画像は本文の説明目的にのみ使用されています。その著作権はコンテンツの出所元に帰属します。著作権上の問題や画像使用に異議がある場合は、速やかにご連絡ください。直ちに対応いたします。
Kailing Technologyは業務・財務・税務デジタル化総合ソリューションサービスプロバイダーとして、各種機関、機構、大中小企業に業務・財務・税務管理デジタル化転換製品と運営サービスを提供し、製品ラインには：
販売契約管理システム、購買契約管理システム、数電楽企インターフェースプロジェクト、売上自動インボイス発行システム、リバースインボイス発行システム、個人向けインボイス発行システム、従業員経費管理・精算システム、仕入VATインボイス管理システム、サプライチェーン協同照合システム、影像OCR識別システム、財務自動記帳システム、電子会計アーカイブシステムなどの業務ソリューションで、各領域のデジタル化プロセスを全方位的に推進。
もしあなたに業務・財務・税務デジタル化转型のニーズがあれば、ぜひお問い合わせください、北京Kailing Technologyが誠心誠意サービスいたします。
