インボイス管理システムを活用してペーパーレス経費精算とアーカイブをどう実現するか

新興技術が活発に発展する背景の下、企業・事業単位の経費精算は紙ベースのオフラインの従来モデルから新型スマート経費精算モデルへと転換しています。スマートデータ収集、スマート申請書作成、スマート審査などの一連の応用シーンを徐々に実現し、経費精算体験の最適化とより精緻な経費管理の実現に有効な道筋を提供しています。

電子インボイスがまだ完全に普及しておらず、各単位の情報化建設能力や政策執行の程度が一様でないなどの要因に制約され、完全なペーパーレス精算の実現は依然として難しいものの、すでに多くの企業・事業単位が先進的なスマート精算の試みと実践を行っています。インボイス全面電子化の波はすでに到来しており、企業の精算ペーパーレス化建設も待ったなしです。

電子インボイスと経費精算が遭遇したとき、あなたはまだインボイスを印刷していますか？

ペーパーレス精算とは、経費精算プロセスにおいて精算証憑が電子媒体であり、かつ精算証憑の受領、審査、計上、アーカイブがすべて情報システムを通じて完了する精算モデルです。

ペーパーレス精算モデルでは、申請書作成段階で、精算者は紙に記入する必要がなく、スマート認識技術を利用して業務データを自動収集できます。審査段階では、財務は深層学習技術を活用して審査と検証を行えます；記帳段階では、財務は会計ルールを利用して会計台帳を自動生成できます；アーカイブ管理段階では、各種原始証憑を電子形式で照合、归档及び閲覧管理できます。

現在、完全なペーパーレス経費精算は理想的な状態であり、真にペーパーレス経費精算を実現することは容易ではない。一部の外部証憑（鉄道切符、バス切符、船切符、入場券など）電子化は未実装。しかし紙の原始証憑の電子化はペーパーレス経費精算を推進する鍵です。

しかし、電子インボイスの広範な普及に伴い、いくつかの問題も徐々に露呈しています。特に精算・記帳・アーカイブの段階におけるいくつかの問題が、電子インボイスの意義と効用を大きく損なっています。

一部の会社は依然として従来の経費精算方式を採用しており、従業員は電子インボイスを印刷する必要があり、経費精算フローはかえって煩雑になり、財務経費精算システムがインボイス電子化の歩みに追いつけず、それに匹敵する「ペーパーレス化」を実現できず、財務作業量がかえって増大しています。

以上のような問題に遭遇する主な原因は、電子インボイスの全面普及がまだ移行期にあり、現在も紙と電子の混合期にあることです。ほとんどの企業はまだ报销、会計処理のペーパーレス化および会計アーカイブ管理のペーパーレス化を真に実現できていません。

企業はどのように真に経費精算のペーパーレス化を実現するか？

経費精算のペーパーレス化の全面的な実現は一朝一夕にはいかず、段階的なプロセスを経る必要があります。紙と電子の混在期には、Kailing Technology 灵税通システムの経費精算ペーパーレスソリューションは、経費精算、記帳、アーカイブの全プロセスをオンラインで一体化し、企業が着実に経費精算のペーパーレス化を実現し、紙と電子の混合時代から全面電子化時代へシームレスに移行するのを支援します。

▪紙インボイスソリューション——スマートなインボイス登録・認識

Kailing Technology 灵税通システムインテリジェントインボイス認識機能を提供できます。従業員が紙の領収書を撮影するかWeChat票夾からインポートすると、インボイス明細を自動抽出し、票面情報を自動審査し、ワンクリックで精算書と精算明細表を生成し、費用記入時間を80%節約します。

▪上長による経費精算の承認

従業員が精算書を提出後、上級上司が段階的に承認通過し、最後に財務がバッチスキャンで紙のインボイス原本を識別し、従業員が提出した精算データと自動でスマート照合し、精算インボイスの欠落や金額の一致を審査し、精算承認を実現します。

▪記帳・アーカイブ段階

従来、財会[2020]6号通知は明確に規定し、単位が電子会計証憑の紙印刷物を精算記帳アーカイブの根拠とする場合、その紙印刷物を印刷した電子会計証憑も同時に保存しなければなりません。これは、印刷された紙の電子会計証憑のみでアーカイブすることはコンプライアンス違反であることも意味します。

Kailing Technology体系的かつ規範的なインボイス管理ソリューションは、財会﹝2020﹞6号文書の要件に容易に対応できるだけでなく、紙インボイスや添付資料などの経費精算証憑を電子化処理、システムアーカイブ、長期保存、ワンクリック検索でき、大量のインボイスを整然と整理するのに役立ちます。

スマート化は業務・財務・税務業界の発展の大きな流れであり、Kailing Technology 灵税通システムワンクリックアーカイブ、スマート検索の一体型インボイス管理サービスは企業の変革・アップグレードを支援し、同時にスマートな電子会計証憑アーカイブは企業従業員のインボイス管理効率を高め、企業の運営コストを低減します。

一部の内容はインターネットに由来します

北京Kailing Technology有限公司——企業の業務・財務・税務デジタル化ソリューションサービスプロバイダー。

Kailing Technologyは企業のニーズに応じて、販売管理システム、購買管理システム、売上VATインボイス発行システム、仕入VATインボイス受領システム、画像管理システム、財務記帳システム、電子会計アーカイブ、全面デジタル化電子インボイス・楽企インターフェースなどの業務ソリューションを提供し、専門的かつ効率的に企業の業務・財務・税務デジタル管理の転換・アップグレードを支援します。

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