京山軽機｜伝票影像の一括スキャンと照合受領

企業概要

湖北京山軽工機械股份有限公司は1957年に創立され、1998年に上場（000821）し、研究開発、生産、販売、サービスを一体化した国際的なスマート装備製造企業であり、高端非標準スマート装備を主業務とし、製品は段ボール箱包装設備、太陽光発電モジュール・電池・シリコンウェハスマート装備、リチウム電池設備、自動車部品鋳造などの分野をカバーしています。同社は国内段ボール紙包装機械のトップ企業であり、段ボール紙板生産ライン装備の販売量は世界トップ3に位置し、製品とサービスは60以上の国と地域をカバーしています。

業務の課題

• 製品納品対象には完成車メーカーと販売体系のほか、散発的なアフターサービスと部品顧客もあり、インボイス発行ニーズはバッチと契約ノードごとに分散して提出されます。標準製品は汎用シナリオに基づいて設計されていますが、顧客のインボイス発行基準、伝票フロールール、既存システムのデータ構造にはそれぞれ独自の特徴があり、そのまま適用するとフィールドが合わず、プロセスが通らない状況が生じます。個別ニーズは設定では解決しにくく、汎用製品に合わせるために既存業務プロセスを改造すると、かえって全体コストと導入リスクを押し上げます。人手転記は業務量の増加に伴い固定的な消耗となり、転記自体もエラーの原因となります
• 両側のデータ基準が一致しない場合、照合は手作業で1件ずつ比較する必要があり、問題は月末になって初めて露見することがよくあります。全面デジタル化電子インボイスの推進後は、伝票の取得、発行、アーカイブを業務システムと連動させる必要があり、分断されたやり方はもはや維持できません

ソリューション

• 約定フィールドで両側のインターフェース接続を完了し、インボイス情報は業務システムから自動で受け渡され、インボイスは自動発行され、結果は自動で返送され、業務伝票と証憑は一対一に対応し、人手による転記と書き戻しの工程を同時に廃止
• 顧客の実際の業務ルールに合わせて適応開発を行い、既存のフローをシステムに合わせて改造する必要はありません
• 接続後、両側のデータをリアルタイム同期し、異常を自動警告し、照合と追跡が人手に依存しなくなる
• 最終的にインボイス能力を既存の業務動線に組み込み、利用者は慣れ親しんだ画面内で全操作を完了できます。
• また双方のデータが一致した基準と時点を持ち、経営分析と照合が同一のデータ上に構築される