新郷化繊｜全電インボイス管理と電子会計アーカイブ

企業概要

新郷化繊股份有限公司（000949）は国内で化繊紡織原材料を生産する大型企業であり、主要製品はスパンデックス繊維とバイオマスセルロース長繊維（ビスコース長繊維）で、両者の生産能力規模はそれぞれ国内第3位と第1位であり、国内ビスコース業界のリーダーである。同社の主力製品「白鷺」ブランドのビスコース長繊維は中国名牌製品に認定され、アジア最大のビスコース長繊維連続紡糸生産ラインと先進的なスパンデックス連続重合乾式紡糸生産ラインを有し、ビスコース長繊維の生産量は全国総生産量の2割以上を占める。

業務の課題

• アーカイブ作業は締め処理後に集中し、財務が証憑、インボイス、契約、検収書、支払入金票を一件ずつ揃えてから製本します。年度をまたぐ、主体をまたぐ証憑参照は人手で探す必要があり、監査や税務検査時の対応期間が長くなります
• 証憑とそれに対応する契約、検収書、支払記録に系統的な関連が欠け、証拠チェーンが不完全です。紙アーカイブには損傷と紛失のリスクがあり、かつ異地主体のアーカイブ集中管理コストが高い
• シェアードセンターの手作業証憑に係る原始証憑は統一的に管理しにくい。全面デジタル化電子インボイスの普及後、税務・アーカイブ主管部門はアーカイブにXML等の原始電子ファイルの同時保存を要求するが、業務システムは印刷物しか取得できないことが多く、アーカイブのコンプライアンスにギャップが存在する

ソリューション

• 証憑次元別に業務、財務、税務、資金の四類データを自動集約し、契約、インボイス、検収単、支払記録と記帳証憑を一本の完全な証拠チェーンにつなぎます
• 業務システムとの統合を接続し、業務伝票の次元からアーカイブの電子化を完了し、人手による揃えと製本の工程を廃止
• 全面デジタル化電子インボイスのPDF、OFD、XML原本ファイルの自動取得と保管を補完し、アーカイブ基準の原本電子ファイル要件を満たす
• 最終的に証憑番号による一括エクスポート、多形式のオンラインプレビュー、全文検索をサポートし、監査や税務検査時に即座に閲覧でき、紙の倉庫と人的占有が同時に解消されます。
• 同時にアーカイブ基準をプロセスに固定化し、新たな業務システム接続時に同一のルールでアーカイブを蓄積し、二次改修が不要になります。