孩子王｜チェーン店舗証憑の集中電子化アーカイブ

企業概要

孩子王儿童用品股份有限公司は2012年に設立され、創業板上場（301078）、0〜14歳の乳幼児および妊婦家庭向けにワンストップの母子童商品小売と全方位的な成長サービスを提供し、粉ミルク、用品、食品、繊維、玩具、ベビーベッド・椅子などのカテゴリを扱い、早期教育、娯楽、保険などの付加価値サービスも提供しています。同社はオンラインでネットショッピングモールとモバイルアプリを運営し、オフラインで大型実店舗を経営し、楽友国際と合計で店舗は千余家に拡大し、大型店、優選店、精選店など多様な業態をカバーし、登録会員規模は約1億人です。

業務の課題

• 会計証憑と原始添付資料は現在紙形式で製本保管され、月ごとに箱詰め、年ごとに棚収めし、固定の倉庫資源と人力を占有しています。紙档案は損壊と紛失のリスクがあり、異地主体の档案集中管理コストが高いです
• シェアードセンターの手作業証憑に係る原始証憑は統一的に管理しにくい。年度をまたぐ、主体をまたぐ証憑の閲覧は人手で探す必要があり、監査や税務検査時の対応周期が長い
• 証憑とそれに対応する契約、検収書、支払記録に系統的な関連が欠け、証拠チェーンが不完全です。電子会計アーカイブのアーカイブ基準が施行された後、印刷物の保存だけではコンプライアンス要件を満たさなくなり、原始電子ファイルの取得と保管が必須条件となります

ソリューション

• 全主体をカバーする電子会計アーカイブプラットフォームを構築し、各業務システムの電子伝票を統一的に集約、統一的に目録化、統一的に保管する
• 証憑と原始添付資料の自動関連付けを実現し、1枚の証憑を呼び出せばそのすべての裏付け資料を確認できる
• コンプライアントな保管・呼出機構を構築し、アーカイブの閲覧、ダウンロード、廃棄の全過程を記録します
• 最終的にアーカイブ管理を事後補完から業務に伴う自動蓄積へ転換し、年度をまたぐ閲覧と監査対応が人手に依存しなくなります。
• またアーカイブ呼び出しに完全な権限と記録メカニズムを備え、閲覧、ダウンロード、破棄の全過程が追跡可能