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天津子牙 · 中国最大の循環経済園区
天津子牙｜グループデジタルアーカイブ室建設、実体と電子アーカイブの一体化管理
実体+電子アーカイブ一体化管理
自動集約OA文書のダイレクト接続アーカイブ
企業概要
顧客は天津子牙循環経済数字服務技術有限公司で、中国最大の循環経済産業園区に位置する。グループ業務の持続的発展に伴い、文書と歴史的アーカイブ資料が絶えず蓄積され、企業はアーカイブの集中化、デジタル化、コンプライアンス管理により高い要求を課しており、規範的で、追跡可能で、長期的に安定運用可能なグループデジタルアーカイブ室の構築が急務となっている。
業務の課題
- 歴史アーカイブと文書資料は量が多く、紙で分散保存されており、検索、閲覧、編研の効率が低く、資料は損耗・紛失しやすい；
- 文書アーカイブは手作業での収集に依存し、OA、マスタデータなどのシステムと分断され、アーカイブが適時に行われず、漏れやすい；
- 実体アーカイブ庫は可視化とバーコード管理を欠き、庫内棚卸、位置特定、追跡が困難で、コンプライアンスと安全の負担が大きい。
ソリューション
- Kailing Technologyはグループのためにスマートデジタルアーカイブ室を構築し、「制度—基盤—デジタル化—システム—連携」の全プロセスを網羅：
- グループの「デジタルアーカイブ室業務及び管理制度」の策定を支援し、アーカイブキャビネット、設備等の基盤ソフト・ハードウェアの整備を完了；
- 歴史アーカイブのデジタル化加工と文書アーカイブ加工を完了し、アーカイブデジタルリソースを構築・最適化；
- インテリジェントデジタルアーカイブ室システムを構築する——電子アーカイブ前処理（版式処理、アーカイブプリセット、プリマッチング、デジタルワークベンチ）、電子アーカイブ庫（原始証憑庫、大データ量処理）、実体アーカイブ庫（可視化アーカイブ庫、バーコード管理、庫房管理）、アーカイブ利用（アーカイブ検索、貸出、ファイル閲覧、モバイルH5、アーカイブ編研）、システム管理（権限、組織構造、承認フロー）；
- マスタデータ、シングルサインオン、OA文書などのシステムとの接続開発により、文書アーカイブの自動集約、承認フロー連携を実現；
- 国産基盤ソフトウェアと機器を採用し、スマートアーカイブ固定架はアーカイブ業界標準（DA/Tシリーズ）に適合し、システムの長期安定稼働と検収合格を保障します。
実現効果
- 実体アーカイブと電子アーカイブの一体化管理、アーカイブ資源の全面的デジタル化、集中管理可能；
- 文書アーカイブはOA、マスタデータと連携し自動収集され、アーカイブが適時に行われ、承認フローが全過程で記録される；
- アーカイブ検索、閲覧、読書、編研が全面的にオンライン化され、モバイル端末でいつでも利用可能で、利用効率が大幅に向上。
- 可視化＋バーコード化した実体庫管理で、庫房の棚卸と追跡が効率的になり、コンプライアンスとセキュリティがより確保されます。
- 国産化による自主制御可能、アーカイブ業界標準に準拠し、システムは長期安定稼働、最終検収に無事合格。