蘇州数富科技｜電子会計アーカイブシステム

企業概要

蘇州数富科技有限公司はデジタルシステム構築と技術サービスを提供する科技企業であり、区域内の複数の企業顧客にサービスを提供しています。

業務の課題

• 会計証憑と原始添付資料は現在紙形式で製本保管され、月ごとに箱詰め、年ごとに棚収めし、固定の倉庫資源と人力を占有しています。年度をまたぐ、主体をまたぐ証憑の閲覧は手作業で探す必要があり、監査や税務検査時の対応周期が長いです
• 証憑とそれに対応する契約、検収書、支払記録に系統的な関連が欠け、証拠チェーンが不完全です。紙アーカイブには損傷と紛失のリスクがあり、かつ異地主体のアーカイブ集中管理コストが高い
• シェアードセンターの手作業証憑に係る原始証憑は統一的に管理しにくい。全面デジタル化電子インボイスの普及後、税務・アーカイブ主管部門はアーカイブにXML等の原始電子ファイルの同時保存を要求するが、業務システムは印刷物しか取得できないことが多く、アーカイブのコンプライアンスにギャップが存在する

ソリューション

• 証憑次元別に業務、財務、税務、資金の四類データを自動集約し、契約、インボイス、検収単、支払記録と記帳証憑を一本の完全な証拠チェーンにつなぎます
• 業務システムとの統合を接続し、業務伝票の次元からアーカイブの電子化を完了し、人手による揃えと製本の工程を廃止
• 全面デジタル化電子インボイスのPDF、OFD、XML原本ファイルの自動取得と保管を補完し、アーカイブ基準の原本電子ファイル要件を満たす
• 最終的に証憑番号による一括エクスポート、多形式のオンラインプレビュー、全文検索をサポートし、監査や税務検査時に即座に閲覧でき、紙の倉庫と人的占有が同時に解消されます。
• 同時にアーカイブ基準をプロセスに固定化し、新たな業務システム接続時に同一のルールでアーカイブを蓄積し、二次改修が不要になります。