太湖県人民医院｜仕入VATインボイスの集中収集と真偽検証

企業概要

太湖県人民医院は1939年に創設され、安徽省太湖県に位置する非営利総合病院であり、2023年9月に安徽省衛生健康委員会の承認を経て国家三級総合病院に昇格した。病院は敷地面積190.5畝、建築面積11万平方メートル、開放病床800床、在職職員800余人、うち高級職称134人、中級職称350人。33の臨床科室と12の医技科室を設け、医学影像科、神経内科は市重点建設特色専科である。病院は3.0T高磁場MRI、256列超高端スパイラルCT、直線加速器、DSA、高圧酸素舱など大中型設備を備え、年間外来・救急量は約48万人回、退院3.5万人回、手術7000余台回である。

業務の課題

• 日常的な購買は医薬品消耗品、検査試薬、医療設備、後方サービス、専門アウトソーシングを網羅し、サプライヤー資格要件が高く、証憑コンプライアンス基準が厳格で、かつ異なる科室とプロジェクトの費用帰属をそれぞれ核算する必要がある。インボイス到着後は業務担当者が印刷・貼付し、紙で財務に提出し、財務は受領段階で集中的に検証と登記を完了し、証憑管理フローと報銷、支払フローはそれぞれ別々に進み、中間は人手でつなぐ。同一の業務に紙の印刷物と数電ソースファイルが同時に存在する可能性があり、重複記帳をフロー上で根絶するのは難しい
• インボイスと発注書、入庫伝票の対応関係は人手による維持に依存しており、差異項目は一件ずつ遡及する必要があり、照合サイクルが長期化します。人手入力自体がエラーの原因であり、一箇所の入力ミスが認証、仕入税額控除、証憑へと伝播します
• サプライヤーのインボイス発行状況をリアルタイムに把握できず、リスク発生後に受動的に通知を受け取るしかない。中国・金税第4期のデータによる税務統治が推進された後、サプライヤー側の税務異常は企業の仕入税額控除に直接伝導し、リアルタイム監視手段がなければ税務提示を被動的に受け入れるしかなく、コンプライアンス圧力は持続的に上昇する

ソリューション

• インボイス収集、真偽検証、重複チェック、認証、記帳、アーカイブを一つのオンラインフローにつなげ、紙の回覧と手作業登録を廃止
• 全量証票のコンプライアンス検証ルールを構築し、異常証票は提出段階で遮断され经办人に差し戻され、認証時に初めて発見されることを防ぎます
• 財務システムとの証憑生成リンクを接続し、証憑と買掛金、費用証憑を自動関連付けし、証憑からインボイス原本を逆引き可能
• 最終的に財務を一枚ずつの票拠処理から異常のみの処理へ転換し、仕入税額控除は控除すべきものはすべて控除し、全プロセスがコンプライアンスに沿って追跡可能になります。
• 同時に票据データを分析可能な資産として蓄積し、サプライヤー、プロジェクト、期間別の多次元統計をサポートし、後続のサプライヤー評価とコスト管理の根拠を提供します。