華徳液圧｜仕入+売上+電子会計アーカイブ一体型デリバリー

企業概要

北京華徳液圧工業集団有限責任公司は1979年に設立され、北京京城機電控股に属し、国内で製品種類が揃い規模が充実した液圧基礎部品及びシステム統合サプライヤーです。グループは7つの分公司、1つの液圧技術研究所及び複数の支配・参股子会社を擁し、主要生産設備は米国、日本、ドイツ、スイス等国から導入されています。製品は比例弁、カートリッジ弁、積層弁及び特殊弁等の三大類の弁をカバーし、千種以上の規格・型番の生産量は同業界で首位、ポンプ/モータの四大シリーズも品揃えが充実しています。当社は石炭鉱山業界に深く注力し、大型主機メーカーと鉱業エネルギーグループのドリル、掘進機、削岩機、シールドマシン等の設備に液圧システムソリューションを提供しています。

業務の課題

• アーカイブは業務、財務、資金のいくつかのシステムと紙の庫房に分散しており、閲覧にはシステムをまたいで寄せ集め、さらに庫房で探し回る必要がある。年度をまたぐ、主体をまたぐ証憑の閲覧は手作業で探し回る必要があり、監査や税務検査時の対応サイクルが長い
• 証憑とそれに対応する契約、検収書、支払記録に系統的な関連が欠け、証拠チェーンが不完全です。紙アーカイブには損傷と紛失のリスクがあり、かつ異地主体のアーカイブ集中管理コストが高い
• シェアードセンターの手作業証憑に係る原始証憑は統一的に管理しにくい。全面デジタル化電子インボイスの普及後、税務・アーカイブ主管部門はアーカイブにXML等の原始電子ファイルの同時保存を要求するが、業務システムは印刷物しか取得できないことが多く、アーカイブのコンプライアンスにギャップが存在する

ソリューション

• 証憑次元別に業務、財務、税務、資金の四類データを自動集約し、契約、インボイス、検収単、支払記録と記帳証憑を一本の完全な証拠チェーンにつなぎます
• 業務システムとの統合を接続し、業務伝票の次元からアーカイブの電子化を完了し、人手による揃えと製本の工程を廃止
• 全面デジタル化電子インボイスのPDF、OFD、XML原本ファイルの自動取得と保管を補完し、アーカイブ基準の原本電子ファイル要件を満たす
• 最終的に証憑番号による一括エクスポート、多形式のオンラインプレビュー、全文検索をサポートし、監査や税務検査時に即座に閲覧でき、紙の倉庫と人的占有が同時に解消されます。
• 同時にアーカイブ基準をプロセスに固定化し、新たな業務システム接続時に同一のルールでアーカイブを蓄積し、二次改修が不要になります。