Kailing Technologyが同飛股份と契約、全面デジタル化電子インボイス発行、三伝票マッチング、電子会計アーカイブプラットフォーム構築を実施

1台の産業用温調設備は、資材調達、入庫検収から生産・納品に至るまで、その背後に発注書、インボイス、販売記録、会計資料が形成される。業務が豊富になるほど、票と伝票を同一のチェーン上で対応させる必要がある。先ごろ、北京Kailing Technology有限公司は三河同飛製冷股份有限公司とソフトウェア製品および実施サービスプロジェクトを契約し、全面デジタル化電子インボイス発行、仕入VATインボイス管理、総合電子アーカイブ管理を軸に協力を展開した。プロジェクトは販売インボイス発行、購買票照合、アーカイブ追跡を切り口に、票には業務の出所があり、伝票には照合の根拠があり、アーカイブには完全な脈絡がある状態を実現し、製造業務と業務・財務・税務管理の緊密な連携を推進する。

一、同飛股份：産業用温調製造における業務・財務・税務連携のニーズ

同飛股份は2001年に設立され、本社は河北三河にあり、深セン証券取引所創業板に上場する工業用温調設備企業です。工業用温調設備の研究開発、生産、販売、サービスに注力し、製品とソリューションは数値制御装置、パワーエレクトロニクス、蓄電、半導体、データセンターなどの分野に応用されています。多様な応用シーンが、多様な調達資材、納品方式、顧客の開票要件をもたらします。

製造企業にとって、販売側ではインボイスが業務情報を正確に引き継ぐ必要があり、購買側では仕入先インボイスが実際の購買・入庫に対応しているかを照合する必要があり、財務側ではインボイス、証憑及び関連資料を秩序立てて保存し、後続の照会や監査に備える必要があります。インボイス発行、受領、アーカイブのいずれか一環だけをデジタル化すると、部門横断の照合時に依然としてメール、表計算、手作業の検索に戻る可能性があります。

今回の協力は3つの环节を同一プロジェクト計画に組み込みます。Kailing Technologyは増値税売上VATインボイス管理システム、増値税仕入VATインボイス管理プラットフォーム、総合電子アーカイブ分類保守管理システムを基盤として、同飛股份の製造業務向けに組織的に実施します。3種類の製品はそれぞれインボイス発行、票照合、アーカイブのニーズを担い、営業、購買、財務、アーカイブ管理者が同一の取引に沿って根拠を探し、状態を確認し、問題を処理できるようにします。

二、全面デジタル化電子インボイス発行：販売・納品と売上VATインボイスの連携

工業用温調設備の販売インボイス発行で重要なのは「インボイスを発行する」ことだけではありません。顧客名義、設備名称、仕様型番、数量、金額及び納品情報は互いに一致する必要があり、納品やインボイス発行の段取りが変わった場合も、販売と財務が同一取引の処理進捗を確認できる必要があります。情報が業務伝票とインボイス発行側に分散すると、重複入力や票面照合の度重なるやり取りなどの問題が生じやすくなります。

Kailing Technologyは増値税売上VATインボイス管理システムで全面デジタル化電子インボイス発行のニーズに対応し、インボイス発行データの受信、票面照合、インボイス発行、結果照会を中心にプロセスを構成します。業務担当者は取引根拠を提供し、財務担当者は票面と発行状態を照合し、インボイス結果を元の業務記録に関連付けることで、販売納品から売上VATインボイス発行までを根拠をもって確認できます。

プロジェクト完成後、販売と財務は同一取引についてインボイス発行根拠、票面内容、発行結果を照合でき、重複入力や繰り返し確認を削減できます。票面の問題や状態変化が発生した場合も、業務記録をたどって工程を特定し、迅速に処理できます。設備品目が多く納品計画が多様な製造企業にとって、全面デジタル化電子インボイス発行はこれにより追跡可能な販売・納品工程となり、顧客との照合、財務レビュー、売上VATインボイス税務管理に一貫した情報基盤を提供します。

三、三伝票照合：購買、入庫、仕入票が相互に裏付け

サプライチェーン側でも、インボイスは業務事実から切り離して単独で処理できません。工業用温調設備は電機部品、配管、熱交換器などの資材調達を伴います。発注書は何を注文したかを記録し、入庫または検収書は実際に何を受け取ったかを記録し、サプライヤーが発行した仕入VATインボイスは決済内容を記録します。三者間で品目、数量、金額が一致しない場合、財務は差異がどの段階で発生したかを速やかに特定する必要があります。

同飛股份の仕入VATインボイス管理構築をめぐり、Kailing Technologyはサプライチェーンの「三伝票マッチング」を重点シナリオとし、発注書、入庫または検収記録と仕入VATインボイスの照合関係を構築します。一致する伝票は明確な業務対応を形成し、差異項目は再確認処理に入り、購買、倉庫、財務が複数のフォルダで根拠を探すのではなく、同一の購買についてコミュニケーションできるようにします。

仕入VATインボイス管理プラットフォームは、インボイスの収集、認識、集中管理のニーズにも対応できます。注文、入庫記録、インボイスが相互に照合され、票面審査を購買事実と精算内容の照合へと拡張できます。数量、金額、品目情報に差異がある場合、財務は根拠を確認でき、購買と倉庫は明確な再確認対象を持ちます。問題が後続の財務・税務処理に入る前に識別され、証憑の関連付けとアーカイブ集約の基礎も築きます。

四、電子会計アーカイブ：インボイスと証憑が照会可能な資料チェーンを形成

インボイスを発行または受領したからといって、業務・財務・税務のプロセスが終わるわけではありません。仕入VATインボイス・売上VATインボイス、購買・販売伝票、記帳証憑などの資料は、カテゴリ別に整理・保存する必要があります。紙と電子の並行、添付資料の分散により、一枚のインボイスに対応する業務根拠を調べたり、一取引の完全な資料を閲覧したりするには、システムをまたいで項目ごとに探すことがよくあります。

プロジェクトにおける総合電子アーカイブ分類維持管理システムは、電子会計資料の分類、集約、関連付け、閲覧に供されます。Kailing Technologyはフロントエンドのインボイス管理と組み合わせ、インボイスと関連業務証憑、会計証憑の対応関係を整理し、資料が形成からアーカイブまで追跡可能に保たれるようにします。紙媒体や既存ファイルについては、プロジェクト製品にOCR認識機能も含まれ、資料の収集と分類を支援します。

電子会計アーカイブの構築は「保存できる」から「探せる、照合できる、追跡できる」へと進めます。財務担当者は証憑からインボイスと業務根拠を逆照合でき、アーカイブ管理者はカテゴリと権限に応じて閲覧を整理でき、監査チェック時にも取引の資料の脈絡を復元しやすくなります。Kailing Technologyは受領、整理、保管、権限付き閲覧の管理プロセスを整備し、デジタルインボイスと会計資料が後続の照会、再確認、管理において継続的に価値を発揮できるようにします。

五、構築価値：製造業の業務・財務・税務・アーカイブ管理の連携を貫通

今回の協力は、売上VATインボイス、仕入VATインボイス、総合電子アーカイブの3つの製品方向をカバーします。Kailing Technologyはそれぞれ展開実施、機能設定、インターフェースとシナリオの連携テスト、ユーザー研修および検収支援を行い、実際の証憑と実際の職位に基づいて業務プロセスを検証します。営業担当者は納品とインボイス発行を照合し、購買と財務は注文、検収、仕入票を照合し、アーカイブ管理者は資料の完全性と閲覧権限を照合します。

三方向の連携により、売上側のインボイスには販売・納品の根拠があり、仕入側の票には購買・入庫の根拠があり、アーカイブ側の証憑には原始資料の根拠がある。業務、インボイス、会計資料の間に明確な対応関係が形成され、部門横断の協力、差異の特定、財務レビュー、監査追跡を支援し、企業が業務規模を継続的に拡大する際に管理基準の一貫性を保つための支えにもなる。

Kailing Technologyは仕入・売上及び電子アーカイブをカバーする製品能力と製造現場の導入経験を組み合わせ、業務・財務・税務ルール、サプライチェーン伝票、アーカイブ要件を実行可能なシステムプロセスに変換します。プロジェクトの推進に伴い、全面デジタル化電子インボイス発行、三伝票マッチング、電子会計アーカイブが共に同飛股份のより一貫した業務・財務・税務・アーカイブ管理チェーンを構成します。

Kailing Technologyについて

Kailing Technologyは国家級ハイテク企業として、企業の業務・財務・税務と経営管理のデジタル・インテリジェント化に注力し、各種機関、機構、グループ企業及び中小零細企業にソフトウェア製品、システム統合、導入納品、運営サービスを提供します。

会社は現在十大核心製品ラインを形成しており、以下を含みます：AIデジタル従業員システム、企業費用統制管理システム、顧客関係管理システム、リバースインボイス発行管理システム、自然人インボイス発行管理システム、電子アーカイブ管理システム、税務全面デジタル化楽企システム、税務インボイス管理システム、グループ税務申告システム、AI OCR認識システム、企業の業務、財務、税務、資金とアーカイブデータを貫通し、顧客の運営効率、財務・税務コンプライアンス能力とデジタル化管理水準の向上を支援することに注力しています。