Kailing TechnologyがPELLIOT伯希和の電子会計アーカイブシステム導入を支援、アウトドアウェアチェーン業の業務・財務・アーカイブ一体化を実現

ある直営店が費用精算を提出し、本部が泛微OAで承認を完了、SAPが会計伝票を生成し、インボイス、添付資料、業務伝票が最終的に財務アーカイブに格納されます。急成長するチェーン小売企業にとって、この流れは毎日繰り返されています。管理効率に本当に影響するのは、ある一枚の伝票ではなく、伝票が形成された後に、それに対応する承認プロセス、発注書、販売納品、原本添付資料を素早く見つけられるかどうかです。

このほど、北京Kailing Technology有限公司は高性能アウトドアライフスタイルブランドPELLIOT伯希和の電子会計アーカイブシステム稼働を支援した。システムは企業の自社環境にプライベートクラウド方式で導入され、既存の業務伝票と照合ルールを軸に、Weaver OA、SAP、電子アーカイブ管理を連携させ、証憑、業務伝票、添付資料を同一体系で集中的に製本し、関連照会を可能にし、伯希和のチェーン小売業務の継続的拡大に向けて業務・財務・アーカイブ一体型の基盤を固める。

PELLIOT伯希和は2012年に設立され、運営主体は奔赴自然户外运动集团股份有限公司、本社は北京にあります。ブランドは高性能アウトドアウェアと装備に注力し、ハイキング、登山、キャンプなど多様なアウトドアシーンに継続的にサービスを提供しています。国家高新技術企業、専精特新企業として、グループの従業員数は千人を超え、華北、華南、華東に100店舗以上の直営店を展開しています。

オンライン・オフラインの多チャネル小売が並行するにつれ、店舗数、業務類型、アーカイブ主体は増え続け、費用精算、購買、販売納品、資産管理などの伝票もそれに伴い増加する。従来の業務習慣を変えることなく、フローシステム、財務システム、紙アーカイブに分散した資料を同一の業務チェーンに戻すことが、伯希和がグループ財務管理の精緻度を高める重要な一歩となった。

一、OA、SAPと紙アーカイブの連携

既存の業務環境では、泛微OAが精算、借入、支払などの承認プロセスを担い、SAPが財務核算、発注書、販売納品などの核心データを担い、会計アーカイブは主に紙資料でした。三つの环节はそれぞれ本来の職務を果たしていましたが、伝票、原本伝票、添付資料が自然に同一の照会入口に集約されることはありませんでした。

財務担当者が業務を遡って確認する必要がある場合、まずSAPで伝票を探し、次にOAに入って承認記録を追跡し、必要に応じて紙の添付資料を探し回らなければならないことがよくあります。店舗とアーカイブ主体が増えるにつれ、このようなシステム横断・媒体横断の手作業の突合は照会経路を長くするだけでなく、紙アーカイブの整理、綴じ込み、保管、閲覧にも大きな負担をかけます。伯希和が必要としていたのは、孤立したシステムをさらに一つ増やすことではなく、既存の業務データと財務データを真に連続的で明確かつ追跡可能な電子アーカイブとして組織化することでした。

二、既存伝票を踏襲し、電子アーカイブを統一

電子アーカイブの構築は、企業がすでに稼働させている業務体系を覆すことを意味しない。Kailing Technologyは伯希和の既存伝票から出発し、個人借入申請、出張費用精算、法人向け前払いなどの業務伝票を電子アーカイブに取り込む。新たに馴染みのないディレクトリを設けることも、業務部門に新しい伝票の言葉に再適応を求めることもない。

各種伝票は伯希和の既存様式テンプレートに従って表示され、項目、区分、レイアウトは可能な限り紙伝票と一致させる。財務担当者が電子アーカイブを開いた時、目にするのは見慣れた業務構造であり、システムはバックグラウンドで分類、集約、製本を完了する。Kailing Technologyは製品能力で顧客の従来の管理方式を引き継ぎ、デジタル化の変革を機能一覧にとどめず、実際のワークフローに落とし込む。

三、伝票と業務伝票の自動関連付け

統一アーカイブは「資料をどこに置くか」という問題を解決し、自動関連付けはさらに「これらの資料がどの取引に属するか」に答える。伯希和の財務・小売業務シーンをめぐり、Kailing Technologyは約50件の照合ルールを導入し、記帳証憑とOA承認フロー、SAP購買発注、販売納品書、原始添付資料を自動で結び付ける。

財務担当者が一枚の証憑を開くと、関連関係に沿って承認から取引まで、業務伝票から原始添付資料までの完全なチェーンを閲覧できる。もともと異なるシステムや媒体に散在していた資料は、これにより貫通可能で再確認可能な証拠チェーンとして組織される。チェーン小売企業にとって、これは日常の閲覧経路を短縮するだけでなく、本部財務が一枚の証憑の背後にある業務発生過程をより直感的に理解できるようにする。

四、複数主体のアーカイブ統一管理

チェーン小売企業のアーカイブ管理は、本部の統一規範を満たすと同時に、異なるアーカイブ主体の業務境界にも適応する必要がある。Kailing Technologyの電子会計アーカイブシステムはグループ傘下の複数アーカイブ主体の統一管理をサポートし、同一プラットフォーム上で主体ごとにアーカイブ、権限、閲覧範囲を組織し、グループ視点と主体視点を明確に切り替えられる。

伯希和が今後新たなアーカイブ主体を追加する際は、既に蓄積されたテンプレートとルールを踏襲して接続を完了できます。標準を重複して構築する必要もなく、管理方式を一から調整する必要もありません。「統一基盤、主体別管理、標準に沿った拡張」により、システムは組織と業務の変化に一層よく追随し、グループ経営に向けて持続的な成長の余地を確保できます。

五、プライベートクラウド展開とインテリジェント認識

本プロジェクトはプライベートクラウド方式を採用し、電子会計アーカイブシステムはPELLIOT伯希和の自社環境で稼働し、基幹業務データとアーカイブ資料は企業内部に留保される。権限管理、分類管理、継続的な運用保守サポートを組み合わせることで、グループは既存のITガバナンス枠組みの下で電子アーカイブの活用を進め、データセキュリティ、管理規範、日常利用のバランスをより良く取ることができる。

プロジェクトでは同時にKailing TechnologyのOCR大規模モデルによる文書インテリジェント認識能力を導入し、スキャン文書、影像資料、構造化情報の電子アーカイブへの取り込みをインテリジェントに支援する。Kailing Technologyの導入チームは方案設計、システム導入、インターフェース連携調整、ルール設定、ユーザートレーニング、稼働支援を協調して進め、約3か月でプロジェクトを完了し、製品能力を伯希和が持続的に活用できる管理ツールへと真に転換させた。

伝票の整理から照合ルール、システム統合からプライベート環境への展開まで、今回のプロジェクトは電子会計アーカイブ分野におけるKailing Technologyの総合的なデリバリー能力を示しています。財務コンプライアンスとアーカイブ管理の要件を理解するだけでなく、企業の既存プロセスに深く入り込み、設定可能な製品基盤と専門的な導入サービスで複雑な業務の実装を完遂します。

六、伝票、業務伝票、添付資料の一体型閲覧

システム稼働後、証憑、業務伝票、添付資料は一つのシステムで集中的に製本され、アーカイブ主体や業務類型などの軸でいつでも閲覧できる。かつてOA、SAP、紙アーカイブをまたいで項目ごとに探す必要があった資料も、今では一枚の証憑から素早く展開できる。財務の照会はもはや会計結果を見るだけでなく、業務発生の完全な過程へ遡ることができる。

伯希和にとって、電子会計アーカイブシステムは紙アーカイブのデジタル化を引き継いだだけでなく、チェーン小売ネットワークの継続的拡大に向けて統一・安定・複製可能なアーカイブ基盤を構築しました。Kailing Technologyにとって、このプロジェクトは顧客業務を中心とし、システム統合を経路とし、コンプライアンスとセキュリティを基盤とする電子アーカイブ構築能力を再び実証しました。

今後もKailing Technologyはグループ企業やチェーン小売のシーンを深く開拓し、財務データ、業務伝票、電子アーカイブの連携を軸に、より多くの企業へ製品から導入、継続サービスまでの一体型サポートを提供していく。すべての証憑が業務上の由来を見つけられ、すべてのアーカイブが必要な時に素早く価値を発揮できるようにする。

Kailing Technologyについて

Kailing Technologyは国家級ハイテク企業として、企業の業務・財務・税務と経営管理のデジタル・インテリジェント化に注力し、各種機関、機構、グループ企業及び中小零細企業にソフトウェア製品、システム統合、導入納品、運営サービスを提供します。

会社は現在十大核心製品ラインを形成しており、以下を含みます：AIデジタル従業員システム、企業費用統制管理システム、顧客関係管理システム、リバースインボイス発行管理システム、自然人インボイス発行管理システム、電子アーカイブ管理システム、税務全面デジタル化楽企システム、税務インボイス管理システム、グループ税務申告システム、AI OCR認識システム、企業の業務、財務、税務、資金とアーカイブデータを貫通し、顧客の運営効率、財務・税務コンプライアンス能力とデジタル化管理水準の向上を支援することに注力しています。

注：本文の一部画像は伯希和店舗のスクリーンショット、現場撮影によるもので、その他の画像はAI生成である。画像と文章の内容は事例説明のみに用いられ、著作権は元の権利者に帰属する。