电子会计档案建设困境与热点问答

近年来，随着企业信息化管理水平的快速提升与国家对会计数字化转型工作的积极推进，越来越多的不同种类的电子会计资料充斥着企业经营过程中的各个环节。

如何高效合规的归集、管理、保存、利用电子会计资料，成为时下数智企业推进财务数智化转型的关键。2021年档案局办公室 财政部办公厅 商务部办公厅 税务总局办公厅联合发布《关于进一步扩大增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的通知》在全国区域进行电子会计档案试点推广。电子会计档案以其高效便捷、易存储、易查询、易备份、易共享、可追溯等优点，快速被企业经营者与财会从业者所接受。

在政策支持驱动以及电子会计档案直观可见的优势吸引下，越来越多的企业经营者开始着手建设电子会计档案应用，企业电子会计档案应用建设卡点难点逐渐显现。

档案合规性保障

电子会计档案的法律属性，要求建设企业具备极强的电子会计档案专业管理能力，确保电子会计资料从生成、采集、整理、保存、利用、处置的全生命周期管理符合《中华人民共和国档案法》《电子会计档案管理规范》等相关法律法规要求，保障电子会计档案的真实性、完整性、可用性、安全性。

档案归档梳理

电子会计档案的建设核心是全面归集保存企业经营过程中具有保存价值的会计资料，要求企业自身具备极强的业务与财务管理内控能力，在应用建设初期完成对内部财务流程与业务流程的全方位梳理，明确业务流程及相关的审核要素，归档的范围、附件要求、业务管理规范等内容，保障电子会计资料的合理全面归集。

数据标准执行

电子会计档案的建设涉及对企业各类信息化系统上相关会计信息的规范化、标准化处理，如：版式文件生成、元数据采集、四性检测、元数据、数据接口等标准等，要求电子会计档案应用建设团队必须具备丰富电子会计档案建设经验，能够依据企业实际情况给出合理建议确保项目有效落地。

信息系统集成

电子会计档案数据来源于不同的信息化系统，电子会计档案建设要求将企业涉案信息化系统进行一体化集成，实现会计资料的标准化处理、线上化流转、全业务文件关联归集，同时保证数据传输安全，确保会计资料真实、有效。

制度与规范建设

电子会计档案属于新兴事物，在应用推动过程中存在归档内容变化、归档流程变更、管理模式改变、岗位职责变动、操作习惯改变等一系列相关问题，要求企业建立一套完善的制度和规范进行约束，保障电子会计档案的安全性和合规性。若制度规范建设不完善或执行不严谨，容易给档案的可靠性和完整性带来了管理风险。

附：电子会计档案热点问答

1.电子会计凭证与纸质会计凭证相比，有法律效力吗？

来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。

2.以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，还需要保存电子会计凭证吗？

单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

3.电子会计档案的保管期限是多久？

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

4.属于归档范围的电子会计资料能否仅以电子形式保存会计档案？

单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

满足上述规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

来源：网络

北京开灵科技有限公司——企业财税数字化解决方案服务商。

开灵科技根据企业需求，提供销售管理系统、采购管理系统、销项开票系统、进项收票系统、影像管理系统、财务入账系统、电子会计档案、数电乐企接口等业务的解决方案，专业、高效的助力企业财税数字化管理转型升级。

如果您有任何财税数字化转型需要，欢迎与我们联系，北京开灵科技将竭诚为您服务。