《电子档案管理办法》解读（三）：职责、分工、协作及专业化

国家档案局第22号令《电子档案管理办法》自前日正式实施。为帮助大家深入理解《办法》的具体条文意图、实施范围及实际操作，我们特地准备了《电子档案管理办法》解读与分析系列短文。今天，我们继续探讨“《电子档案管理办法》的第二章：职责、分工、协作、专业化。

第二章主要明确了从国家到地方再到各单位和档案馆在电子档案管理中的职责分工，并强调跨部门协作和人员专业化的重要性。

这种制度安排有助于形成自上而下的管理体系，确保电子档案在各个管理环节都符合规范要求，达到安全、规范、有效的管理目标。

第九条 - 各级档案主管部门的职能划分

第九条对国家和地方档案主管部门、乡镇人民政府在电子档案管理中的职责进行了明确分工。

国家档案主管部门：负责统筹全国电子档案管理，主要包括规划、组织、协调、监督等综合性职能。同时，该部门还负责政策和标准的制定和落实，特别关注电子档案的安全和有效利用，推动全过程管理能力的提升。全过程管理包括从电子文件的生成、收集到保管、利用的全流程覆盖，确保文件在其生命周期的不同阶段都得到妥善管理。

地方档案主管部门：包括县级以上的地方政府档案主管部门，主要负责对本地区电子档案的管理监督，确保地方单位在电子档案管理方面的规范性。此举既强化了地方的监管职能，也为电子档案管理工作在各个行政区域的落地提供了保障。

乡镇人民政府：明确乡镇政府将电子档案管理纳入档案工作范围，并承担指导所属企业、事业单位、基层群众性自治组织的职责。这一规定确保了基层单位的档案管理工作与地方及国家政策的统一性和一致性。

第十条 - 机关及各类单位的职责

第十条规定了在国家档案管理规范下，各类机构在电子档案管理工作中的具体职责：

确定管理机构或人员：要求相关单位明确电子档案管理的责任主体，将其纳入档案工作责任制，确保有专人或专门机构负责。同时，应将电子档案管理融入本单位的信息化规划中，并配置必要的信息化基础设施，以保障电子档案的有效管理。

职能部门协同：电子档案管理不仅仅是档案部门的职责，还需要文秘、业务、信息化、保密等多个部门的参与，形成合力，尤其是需要加强系统归档功能建设。这种跨部门协作保证了档案管理与单位内部其他工作的紧密结合，也避免了档案形成、归档等环节的脱节。

电子文件形成部门的职责：要求负责生成电子文件的部门承担起收集、整理和归档的职责。这种职责划分确保了文件生成之初即被有序管理，降低了后续归档整理的难度。

档案管理人员的职责：电子档案的专职管理人员或管理机构负责统一管理单位内的档案工作，包括监督和指导各部门电子文件的收集、整理和归档。这确保了档案管理工作的整体性和系统性，特别是档案的移交符合规定的要求。

第十一条 - 档案馆的职责

档案馆是电子档案长期保管的场所，第十一条明确了其职责：

信息化基础设施建设：档案馆需建设满足电子档案长期保存和安全管理要求的信息化设施。这为电子档案的安全保存和高效管理提供了技术保障，确保档案在长期保存中不受损。

电子档案的收集、保管和利用：档案馆负责保管其分管范围内的电子档案，并按需提供利用服务。这一职责确保档案在长期保存中不丧失其利用价值，同时保障利用者对档案的需求。

制度和规范建设：档案馆还需健全本馆的电子档案管理制度和规范，确保管理的规范性和有效性。

第十二条 - 跨部门协同

第十二条强调档案主管部门应与本地区的信息化、电子政务、数据、密码和保密等相关部门紧密协作。这一规定指出，电子档案管理不是孤立的，涉及信息化建设、数据管理、保密管理等多个领域，需要与这些领域的主管部门共同推进。这种协同不仅能提高电子档案管理的规范性，还可以有效提升管理工作的整体效率。

第十三条 - 人才培养与专业要求

第十三条规定了对电子档案管理人员的专业要求和培训支持。单位应支持档案管理人员参加培训，使其具备专业知识和技能。电子档案管理是一项需要专业技术知识的工作，因此要求人员接受系统培训，确保其在管理过程中遵循专业标准和规范。

总结

第二章主要明确了从国家到地方再到各单位和档案馆在电子档案管理中的职责分工，并强调跨部门协作和人员专业化的重要性。这种制度安排有助于形成自上而下的管理体系，确保电子档案在各个管理环节都符合规范要求，达到安全、规范、有效的管理目标。

来源：网络

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