电子会计档案管理的政策演变与实施推进

党的十九届五中全会提出，我国经济社会发展应准确把握新发展阶段、深入贯彻新发展理念、加快构建新发展格局。绿色发展理念在财务和税收领域很大程度上体现为电子票据的推广应用与电子会计档案管理的实现（刘梅玲，2018）。自2013年首张电子发票开出以来，我国电子会计凭证的应用领域不断扩大，目前已覆盖电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等。伴随大量电子会计凭证的出现，财政部、国家档案局等对电子会计凭证的财务处理合规性提出了具体要求，在2015年12月发布《会计档案管理办法》（以下简称《管理办法》）、2020年3月发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会[2020]6号，以下简称《报销入账归档通知》），以及2021年2月发布《关于进一步扩大增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的通知》（档办发[2021]1号）等。同时，为实现“信息管税”的总体目标，国家税务总局等部门自2020年9月起正式开启增值税电子专票的试点工作，自2021年12月起在上海、广州和内蒙古启动全电发票（全面数字化的电子发票）试点工作，旨在快速推广和应用电子发票（包括增值税电子普票和增值税电子专票），逐步实现税收治理现代化。

电子会计档案管理是电子会计凭证无纸化报销入账归档的收尾环节，是实现电子会计凭证无纸化报销入账归档的重要前提，也是目前各监管部门大力推动和重点试点、广大企业积极探索和实践的领域。本文对电子会计档案管理的政策演变和实施推进、业务逻辑和典型场景、实现路径和未来展望等方面展开探讨，旨在明晰电子会计档案管理的基本问题，以期有力助推各单位电子会计档案系统的合规建设和电子会计档案管理的有效实施。

（一）政策演变

《管理办法》及相关法规对电子会计档案管理的模式演进为“纸质单套制——纸电双套制——电子单套制”。《管理办法》经历了1984年、1998年和2015年三个版本的变迁，企业会计档案的界定范畴也不断拓展。在1984年版《管理办法》中，会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据，包括会计凭证类、会计账簿类、会计报表类和其他类，此时的会计档案管理属于纸质单套制管理模式。在纸质单套制管理模式下，电子文件也需打印为纸质文件进行存档。在1998年版《管理办法》中，会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，包括会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类，此时的会计档案管理亦属于纸质单套制管理模式。在2015年版《管理办法》中，会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案，分为会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。《管理办法》第七条指出单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案，即允许进行电子会计档案管理；第八条和第九条分别规范了单位内部形成的和单位从外部接收的属于归档范围的电子会计资料，仅以电子形式保存需要满足的条件，即无纸化存档条件。可见，该版本《管理办法》允许会计档案的电子单套制管理模式，即对于满足条件的原生电子文件可以只保管电子文件，而无需打印纸质文件进行存档。在电子单套制管理模式下，电子文件是完整的会计档案，包括原生的电子文件（如从外部接收的电子发票PDF版式文件和OFD版式文件）和从纸面转换的电子文件（如纸质增值税专用发票的影像复印件），而纸质文件仅包括原生的纸质文件（如原生的纸质合同、原生的纸质增值税专用发票等）。

在实务工作中，销售方提供的电子原始凭证包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等，但并非所有企业开具的电子原始凭证都直接具备无纸化存档条件（如有银行提供的电子回单不含电子签章），加上并非所有企业对于从外部接收的电子原始凭证无纸化存档都具备相应的系统条件和管理条件，以及会计档案的外部用户（包括但不限于外部审计、巡视、财会监督、税务督查等外部监督检查人员）对电子会计档案的接受程度和利用能力相对有限，企业自然会倾向于选择采用纸质文件进行会计存档，部分具备条件（如实施了智能报账系统和电子会计档案系统）的企业会同时采用电子文件进行会计存档。

为规范各类电子会计凭证的报销入账归档，《报销入账归档通知》要求“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质文件的电子会计凭证”，并重申了单位仅使用电子会计凭证进行报销入账归档的条件。该通知明确了企业在报销入账归档过程中，必须保存从外部接收的电子会计凭证原文件，以确保其作为会计凭证、交易凭证和税务凭证的法律效力，这就衍生出会计档案的纸电双套制管理模式，即纸质文件会计档案保留一套、电子文件会计档案保留一套，且两套皆为完整的会计档案。

（二）实施推进

我国在2013年6月27日开出首张电子发票，迄今已经历近10年的发展和演变，在票种上从增值税电子普通发票发展到增值税电子专用发票，在格式上从PDF发展为OFD再到XML，在系统部署上从省级税局分散部署发展到税务总局集中部署，在加密手段上从税控设备运用发展为税控设备与数字签名同步运用，发展到不用税控设备。若电子发票仅在开具、交付环节实现电子化，不能在报销、入账、归档环节实现电子化，则电子发票就难以在社会整体层面真正起到节约成本、提高效率、防范风险、信息管税等重要作用。为此，国家发改委、财政部、国家税务总局、国家档案局早在2013年12月起就组织开展电子发票及电子会计档案综合试点工作，主要任务是推动电子发票的接收及归档保存、做好电子发票系统与会计核算系统的对接，旨在为2015版《管理办法》的出台进行可行性探索。

2015年12月，《管理办法》一经发布，一些先进企业就针对电子会计档案管理开展了积极有效的探索，如长虹电器、大华股份等企业在第一时间便实现了会计档案的电子单套制管理。为推进企业电子文件归档和电子档案管理工作，推行电子单套制归档管理，国家档案局联合国家发改委自2016年起开始遴选单位开展企业电子文件归档和电子档案管理试点工作，旨在形成可推广、可复制的经验和做法，有效助力企业电子文件归档和电子档案管理落地，有效助推我国数字经济的高速发展和快速演进。截至2021年10月，共有三批47家企业完成了所选业务系统的电子文件归档和电子档案管理试点工作，通过了国家档案局组织的试点验收。

与此同时，为推进电子发票应用和推广实施工作、助力国家数字经济发展，按照国务院有关要求，国家档案局会同财政部、商务部、国家税务总局2019年起开展电子发票电子化报销入账归档试点。截至2022年4月，共有三批539家企业完成电子发票电子化报销入账归档试点工作并通过验收，形成了可推广、可复制的典型经验，为其他企业解决电子票据电子化报销入账归档问题提供了较高的参考和借鉴价值。

（三）实施难点

实际上企业在具体开展电子会计档案管理过程中面临着以下困难。首先，多个政策文件同时对会计资料无纸化处理（《企业会计信息化工作规范》<财会[2013]20号，第四十条和第四十一条>）和无纸化存档条件（《管理办法》第八条和第九条、《报销入账归档通知》第三条）进行规范，需要外部专家帮助其全面梳理无纸化存档条件及准确判断企业无纸化条件的满足情况。其次，当前企业一般都部署有较为完备的会计核算系统，能够顺利完成入账工作，但需要同时实施智能报账系统和电子会计档案系统，方能较为顺利地实现会计资料的无纸化处理和会计档案的无纸化管理，这无疑给企业财务信息化建设带来了压力。再次，因会计档案的用户特别是外部审计、巡视、财会监督、税务督查等外部用户，对电子会计档案的接受程度和利用能力相对有限，这无疑会打击企业实施电子会计档案管理的内生动力。

来源：网络

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