电子会计档案：合规、安全、高效的全流程管理

党的二十大报告指出，要加快建设网络强国、数字中国。中共中央、国务院印发了《数字中国建设整体布局规划》（以下简称《规划》），从党和国家事业发展全局和战略高度，提出了新时代数字中国建设的整体战略，明确了数字中国建设的指导思想、主要目标、重点任务和保障措施。

报告指出计划到2025年，基本形成横向打通、纵向贯通、协调有力的一体化推进格局，数字中国建设取得重要进展。完整、准确、全面贯彻新发展理念，以数字化驱动生产生活和治理方式变革，为以中国式现代化全面推进中华民族伟大复兴注入强大动力。

以下为几个重要政策摘要：

2021.03

中办、国办印发《关于进一步深化税收征管改革的意见》：建设以服务纳税人缴费人为中心、以发票电子化改革为突破,以税收大数据为驱动力的具有高集成功能、高安全性能、高应用效能的智慧税务。

2023.03

国家档案局办公室、财政部办公厅、商务部办公厅、国家税务总局办公厅关于印发《电子发票全流程电子化管理指南》的通知

2023.05

财政部会计司关于公布电子凭证会计数据标准（试行版）的通知

随着国家数字中国建设不断推进，税务、财政电子化政策不断加码，社会面电子凭证量持续上升。对于种类繁多、格式各异，不同来源的电子会计凭证，大部分企业遇到了接收难、入账难、归档难三座大山。企业如何做才能在符合国家对于电子凭证合规要求下，真正解决电子凭证的接收、入账、 归档难题？

开灵科技电子会计档案整体解决方案从会计电子档案采集、查验、入账、归档、利用、销毁等环节进行会计电子档案全生命周期管理，从根本上解决档案收、入、归三大难题。

企业在解决档案接收、入账、归档三大难题的时候需要注意些什么呢？根据以往项目经验，总结出以下解决方案：

1.构建统一档案管理平台，符合电子凭证会计数据标准

以新政策为契机，建立统一的档案管理平台，推进会计档案无纸化，推进电子单轨制单套制，降低50%以上打印耗材成本。

构建统一档案管理平台：

第一步：采集

财务是企业生产经营过程中的资金运动，就像人体的血液一样涉及企业管理流程的方方面面，包括销售、采购、生产、资金收付、资产管理等管理流程。因此财务会计档案会从不同的业务流程中产生。

电子会计档案系统通过智能分拣接口，同步前端业务系统及外部生态系统的档案资料进行自动分类，降低前端业务系统开发成本。在梳理接口的过程中实现企业业务流、数据流、档案流三流合一。

对于无前端业务系统或无法通过对接完成采集的档案，系统支持智能OCR识别、查验发票、识别银行回单，通过训练识别其他企业通用模板。

第二步：检查

在数字档案长久保存阶段，须定期对数字档案进行四性检测，和《文书类电子档案检测一般要求》（DAT70-2018）要求，对电子档案准确性、完整性、可用性和安全性方面四大类进行检测，开灵科技电子会计档案系统完全满足，特别在档案完整性检查及真实性检测方面设置了更为严格的检查机制。对于原件为电子件的档案，系统会自动批量验签、验真，自动化解析检查资料真实性。

第三步：整理

财务档案进馆后，通过资料间的关联关系智能匹配、自动成临时册，再由档案管理员进行确认，电子资料进行虚拟装盒，纸质资料进行纸质装盒，电子资料至此完成归档，纸质资料入库后完成归档。

电子档案进入档案系统后会根据凭证与其附属资料间的直接或间接关系自动立卷成册，无需人员操作。

当凭证与发票自动在一个卷册中完成成册后，系统依据财政部《关于公布电子凭证会计数据标准（试行版）的通知》的要求形成入账端电子凭证－会计信息结构化数据文件，并与开具端数电票带有数字签名的XML文件一并进行会计档案归档备查。

第四步：档案利用

档案检索及借阅:针对海量数据，档案管理系统提供了多种检索方式，包括全文检索、条件检索、元数据检索来定位目标文档。

员工可以在借阅列表中检索，选择需要借阅的文件加入借阅流程，也支持在借阅期内发起续借申请，可延长借阅周期，完全满足使用者全方位的调阅需求。

企业建立电子会计档案系统，能够完成内部业务到财务一体化流程梳理、统一会计档案管理策略，构建合规高效在线审计能力，满足合规内控要求，梳理并标准化业务流程，减少机械化工作和耗材支出，降本增效，促进财务数字化转型，提高效率。如果您的企业还没有想好如何开始建设电子会计档案，或在建设电子会计档案的过程中有所疑问，开灵科技愿意为您提供专业性的助力。

北京开灵科技有限公司——企业财税数字化解决方案服务商。

开灵科技根据企业需求，提供销售管理系统、采购管理系统、销项开票系统、进项收票系统、影像管理系统、财务入账系统、电子会计档案、数电乐企接口等业务的解决方案，专业、高效的助力企业财税数字化管理转型升级。

如果您有任何财税数字化转型需要，欢迎与我们联系，北京开灵科技将竭诚为您服务。