电子会计档案的新契机——以档案视角解析财政部的两项规范

近日，财政部修订印发了《会计信息化工作规范》（财会〔2024〕11号，以下简称《工作规范》）及《会计软件基本功能和服务规范》（财会〔2024〕12号，以下简称《软件规范》），自2025年1月1日起施行。两项规范的发布对贯彻落实新会计法，服务经济社会高质量发展，加快推动会计工作数字化转型，完善会计信息化制度体系等方面起到积极作用。

01两项规范与电子会计档案有什么联系？

两项规范为电子会计档案的落实打下了坚实的基础，《工作规范》第二十九条，“具备条件的单位应当推动电子会计凭证接收、生成、传输、存储、归档等各环节全流程无纸化、自动化处理。”，《软件规范》第二十八条，“输出归档的电子会计资料应当符合国家有关电子文件归档与电子会计档案管理的要求。”，电子会计凭证等电子会计资料业务系统端的电子化，保持了电子会计资料的原生性，使得电子档案全流程电子化、数据化顺理成章。

做为会计档案管理的责任部门，财政部对于电子会计档案法律效力在《工作规范》中再一次提及，第三十二条指出，“符合国家有关电子会计档案管理要求的电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力。”，同时，对于国家档案局近年着力推行的电子档案单套管理也进行了说明， “除法律、行政法规另有规定外，电子会计档案可不再另以纸质形式保存。”

02电子会计档案用在哪？

《工作规范》第三十五条，“单位应当根据法律法规要求向会计资料使用者提供电子财务会计报告等电子会计资料。”，第三十六条，“单位接受外部监督检查机构依法依规查询和调阅会计资料时，对符合国家有关电子会计档案管理规定要求的电子会计资料，可仅以电子形式提供。”。以此为依据，相信后续监督检查、审计等机构工作人员都将改变原有工作习惯，以纸质审查为主转变为以电子文件审查为主的工作模式。

03电子会计档案数字资源有哪些？

会计档案共涉及两类数字资源，一类是电子档案，《工作规范》第二十七条给定了具体要求，“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销、入账、归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证原文件，并建立纸质会计凭证与其对应电子文件的检索关系。”，另一类是纸质档案进行了数字化处理，《工作规范》第二十八条同样给出了处理方式，“单位以纸质会计凭证的电子影像文件作为报销、入账、归档依据的，必须同时保存纸质会计凭证，并建立电子影像文件与其对应纸质会计凭证的检索关系。”以上两种处理方式是对“增量电子化”，“存量数字化”在会计档案应用中的诠释，在保证档案的原生性的同时，更注重档案载体与效力的关系。

04电子会计档案如何来实现？

电子会计档案做为会计信息化工作的“最后一公里”，需从全流程进行把控。

《软件规范》会计数据输入第十六条，“会计软件应当支持与业务软件系统的一体化应用，确保会计数据真实、完整、安全地传输，实现电子原始凭证自动生成电子记账凭证。”

会计数据处理第二十一条，“会计软件应当具有按照电子凭证会计数据标准要求处理电子会计凭证，并生成入账信息结构化数据文件的功能。”

会计数据输出第二十八条，“会计软件应当具有会计资料归档功能，提供导出电子会计档案的接口，输出归档的电子会计资料应当符合国家有关电子文件归档与电子会计档案管理的要求”，与此描述最为接近的国家规范是《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894），在此规范中，给出了具有保存价值的电子文件的收集、整理、归档与电子档案的编目、管理与处置的一般方法，在《工作规范》第三十一条中对全流程进行了概述，与此规范相符，“单位应当按照国家有关电子会计档案管理的规定，建立和完善电子会计资料的形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证电子会计档案在传递及存储过程中的真实性、完整性、可用性和安全性，加强电子会计资料归档和电子会计档案管理。符合电子凭证会计数据标准的入账信息结构化数据文件应当与电子会计凭证同步归档。”

05现阶段电子会计档案面临的难点与关键点是什么？

《中华人民共和国档案法》明确要求“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”，《工作规范》中亦有提及，以及“真实性、完整性、可用性和安全性”要求，这些都是电子档案具有凭证作用的先决条件，切实落实档案行业标准《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T 70）中相关要求，是维护电子档案效力的重要保障，也是电子档案管理系统建设的核心与难点。

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