电子会计档案解决方案，开启档案管理新变革

·纸质票单需各种打印并贴票，报销过程极为繁琐；

·在复杂业务模式下，线下跨组织的调档、邮寄以及保存等操作，极易出现失误；

·业务单元众多，审计时调档频繁且耗时较长；

·集团公司较多，总部难以实现对公司档案数据的统一管控；

·重要档案存在数据安全方面的担忧；

·……

面对这些挑战，随着政策导向和数字化需求的推动，众多企业正积极寻求电子会计档案体系的建设。然而，市场上的解决方案质量良莠不齐，电子档案管理系统种类繁多，许多方案不仅不能有效解决问题，反而带来了高昂的集成和维护成本。

开灵科技深谙企业痛点，针对电子档案管理进行了全面革新。我们提供的解决方案不仅实现了会计档案的全面无纸化、电子化和数字化，更在档案收集、使用、管理、安全等多个维度，提供一站式解决方案。通过开灵科技，企业可以享受到简单、高效、安全的电子档案管理体验，真正实现档案管理的现代化与智能化。

档案收集：电子化、线上化，真正简化流程

在传统模式下，差旅报销过程常常令业务人员和财务人员头疼不已。业务人员需要手动打印各类电子凭证、整理贴票，再提交给财务部门。而财务人员则需要进一步打印会计凭证、整理、核对、匹配并装订归档这些相关材料。整个流程繁琐、耗时，而且极易出错，大大降低了工作效率。

然而，随着技术的不断进步，开灵科技电子会计档案系统带来了革命性的改变。该系统实现了自动化采集系统档案和原始凭证的功能，极大地简化了流程。业务人员无需再将电子发票、单据重新打印，只需在线上操作即可；财务人员也无需再打印会计凭证，所有工作均可在电子平台上高效完成。这不仅提高了工作效率，也减少了人为错误，为企业带来了真正的便利和效益。

从整理、核对，到匹配、装订，档案收集效率提升90%以上。

档案利用：从检索到调取，真正高效

企业为了完成年审，往往需要出动多个财务人员，花费很长时间。由于外审期间频繁查询、调阅历史业务和财务凭证，即使面对每月超过十万份的凭证量，尽管当时档案已部分实现电子化管理，但想要找到一笔支出所需的完整凭证，仍然需要耗费10-15分钟的时间。

使用开灵科技电子会计档案系统，企业在工作量基本不变的情况下，能够极大程度减少财务人员数量、缩短审计工作时间。这得益于以下几个方面的优化：

1.“关键词”精准检索

通过输入文件中的任意词汇，系统能够迅速定位并调取相关档案，支持多次检索，大大提高了检索效率。

2.多维档案台账，快速定位审计材料

企业可根据实际需求，将台账按合同、报账单、对账单、发票、回单等维度进行单独管理。这种管理方式使得档案审计查档更加快捷，满足了不同审计需求。

3.一键打印与打包下载

面对不同审计人员的不同需求，财务人员可以轻松地一键打印纸质档案或一键打包凭证及关联附件，无需再花费大量时间进行整理和准备。

4.“虚拟库房”，线上线下无缝对接

电子档案在进行线上归档时，系统会同步生成具有线下档案柜、档案盒专属二维码。打印后，这些二维码可以贴在对应的档案盒上。当审计人员要求查看纸质原件时，通过扫描电子档案中的二维码，可以快速定位到纸质原件的库房位置，极大地提高了查找效率。

档案管理：轻松实现成本缩减与效率提升

某公司财务每月需要处理的凭证量高达1000多张，大量的时间耗费在纸质档案的打印、整理、装订、存档和邮寄上，是一项既繁琐又耗时的任务。

使用开灵科技电子会计档案系统，公司能够削减原本用于凭证的打印、整理、物流及仓储等环节的费用，从而使得企业整体成本降低80%。

对于业务复杂的企业而言，档案管理的范畴远不止于财务凭证。以制造业为例，为了全面了解设备或产品从下单到核算的完整流程，必须追踪和保存所有相关的凭证。

开灵科技电子档案系统不仅简化了凭证的导入流程，还能将业务、财务和管理等不同系统无缝连接，构建成一个集成的企业档案数据库。这意味着，企业能够一键式获取销售订单、出库单、物流单、付款单、发票、核算等全流程的所有凭证和数据。

系统还实现了各个项目完整链接，全面穿透与联合查询，有效打破了传统的沟通和协作障碍，从而显著提高了管理效率。

档案安全：多维防护，简单无忧

开灵科技电子档案系统通过行为安全、文件安全、权限安全三大维度，为企业筑起一道坚实的防线，确保档案安全无忧：

1.行为安全：每一步操作都清晰可见

系统实时记录所有查询和调用行为，确保访问记录一目了然。这种“行动即留痕”的机制，不仅增强了透明度，也为安全审计提供了有力依据。

2.文件安全：借阅即启动保护模式

文档水印功能，在借阅文件时自动显示借阅员工的名字和工号，直接展示在档案文件上。这一创新设计有效预防了文件外泄，为企业的敏感信息加上了一道坚固的锁。

3.权限安全：人员分层管理，权限严格划分

系统根据用户类型设置不同密级权限，确保一般查询用户无法触及“绝密”档案。这种精细化的权限管理，既保护了企业的核心机密，又提高了档案管理的效率。

电子会计档案带来的文档一体化管理、信息共享、集中管理和数据安全性等优势，使得财务的会计档案安全保管问题得到了显著提升。

开灵科技凭借其在电子会计档案领域的专业能力，不仅实现了会档结构化数据的采集、传递、管理、比对、检索一站式电子化，更在不断探索更多便捷的档案管理场景与方式，致力于让企业的纸档财税管理变得简单、高效。

北京开灵科技有限公司——企业财税数字化解决方案服务商。

开灵科技根据企业需求，提供销售管理系统、采购管理系统、销项开票系统、进项收票系统、影像管理系统、财务入账系统、电子会计档案、数电乐企接口等业务的解决方案，专业、高效的助力企业财税数字化管理转型升级。

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