孩子王｜连锁门店凭证集中电子化归档

企业概况

孩子王儿童用品股份有限公司成立于2012年，创业板上市（301078），面向0-14岁婴童及孕妇家庭提供一站式母婴童商品零售与全方位成长服务，经营奶粉、用品、食品、纺织、玩具、车床椅等品类，并提供早教、娱乐、保险等增值服务。公司线上运营网上购物商城与移动端APP，线下经营大型实体门店，与乐友国际合计门店已拓展至千余家，覆盖大店、优选店、精选店等多种业态，注册会员规模近亿。

业务痛点

• 会计凭证与原始附件目前以纸质形式装订保管，按月装盒、按年装柜，占用固定的库房资源与人力。纸质档案存在损毁与遗失风险，且异地主体的档案集中管理成本高
• 共享中心手工凭证涉及的原始凭证难以统一管理。跨年度、跨主体的凭证调阅要人工翻找，审计或税务检查时响应周期长
• 凭证与其对应的合同、验收单、付款记录缺乏系统性关联，证据链不完整。电子会计档案归档准则落地后，仅保存打印件已不满足合规要求，原始电子文件的取得与保管成为硬性条件

解决方案

• 建设覆盖全主体的电子会计档案平台，各业务系统的电子单据统一归集、统一编目、统一保管
• 实现凭证与原始附件的自动关联，调阅一张凭证即可看到其全部支撑材料
• 建立合规的保管与调用机制，档案的借阅、下载、销毁全程留痕
• 最终把档案管理从事后补齐转为随业务自动沉淀，跨年度调阅与审计响应不再依赖人工
• 并让档案调用具备完整的权限与留痕机制，借阅、下载、销毁全程可追溯