天津子牙｜集团数字档案室建设，实体与电子档案一体化管理

企业概况

客户是天津子牙循环经济数字服务技术有限公司，坐落于中国最大的循环经济产业园区。随着集团业务持续发展、文书与历史档案资料不断积累，企业对档案的集中化、数字化、合规化管理提出了更高要求，亟需建设一套规范、可追溯、可长期稳定运行的集团数字档案室。

业务痛点

• 历史档案与文书资料量大、以纸质分散保存，查找、借阅、编研效率低，资料易损耗遗失；
• 文书档案依赖人工归集，与 OA、主数据等系统相互割裂，归档不及时、易遗漏；
• 实体档案库缺乏可视化与条码化管理，库房盘点、定位、追溯困难，合规与安全压力大。

解决方案

• 开灵科技为集团建设智能数字档案室，覆盖"制度—基建—数字化—系统—对接"全流程：
• 协助集团制定《数字档案室工作及管理制度》，并完成档案柜、设备等基建软硬件配套；
• 完成历史档案数字化加工与文书档案加工，建设并优化档案数字资源；
• 建设智能数字档案室系统——电子档案预处理（版式处理、档案预制、预匹配、数字化工作台）、电子档案库（原始凭证库、大数据量处理）、实体档案库（可视化档案库、条码管理、库房管理）、档案利用（档案检索、借阅、文件阅读、移动端 H5、档案编研）、系统管理（权限、组织架构、审批流）；
• 与主数据、单点登录、OA 文书等系统对接开发，实现文书档案自动归集、审批流对接；
• 采用国产化基础软件与设备，智能档案固定架符合档案行业标准（DA/T 系列），保障系统长期稳定运行并通过验收。

实现效果

• 实体档案与电子档案一体化管理，档案资源全面数字化、集中可控；
• 文书档案与 OA、主数据打通并自动归集，归档及时、审批流全程留痕；
• 档案检索、借阅、阅读、编研全面线上化，移动端随时可用，利用效率大幅提升；
• 可视化 + 条码化实体库管理，库房盘点与追溯高效，合规与安全更有保障；
• 国产化自主可控、符合档案行业标准，系统长期稳定运行、顺利通过最终验收。