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苏州数富科技 · 数字化服务企业
苏州数富科技｜电子会计档案系统
电子档案系统范围
归集+检索核心能力
企业概况
苏州数富科技有限公司是提供数字化系统建设与技术服务的科技企业，服务区域内多家企业客户。
业务痛点
- 会计凭证与原始附件目前以纸质形式装订保管，按月装盒、按年装柜，占用固定的库房资源与人力。跨年度、跨主体的凭证调阅要人工翻找，审计或税务检查时响应周期长
- 凭证与其对应的合同、验收单、付款记录缺乏系统性关联，证据链不完整。纸质档案存在损毁与遗失风险，且异地主体的档案集中管理成本高
- 共享中心手工凭证涉及的原始凭证难以统一管理。数电发票推行后，税务与档案主管部门要求归档必须同时保存 XML 等原始电子文件，而业务系统往往只能取到打印件，归档合规性存在缺口
解决方案
- 按凭证维度自动归集业务、财务、税务、资金四类数据，把合同、发票、验收单、付款记录与记账凭证串成一条完整证据链
- 打通与业务系统的集成，从业务单据维度完成档案的电子化归档，取消人工配齐与装订环节
- 补齐数电发票 PDF、OFD、XML 原始文件的自动获取与保管，满足归档准则对原始电子文件的要求
- 最终支持按凭证号批量导出、多格式在线预览与全文检索，审计与税务检查时可即时调阅，纸质库房与人力占用同步消除
- 同时把归档标准固化进流程，新增业务系统接入时按同一套规则沉淀档案，不必二次改造