赛亚森｜跨国在华业务进项票据管理

企业概况

赛亚森为跨国制造企业在华业务主体，承担中国区的生产与销售职能，日常采购涵盖原材料、零部件、模具工装、设备备件、外协加工与物流等多条线，供应商结构复杂、进项票据来源分散。

业务痛点

• 制造环节的采购分散在原材料、零部件、模具工装、设备备件、外协加工与物流几条线上，供应商既有长期协议的大型厂商，也有临时补料的小微供应商，票据类型与到达节奏各不相同。进项发票目前以员工报销上传、供应商邮件发送、纸质随货邮寄三条线陆续到达，财务需要先把票收齐、分类、逐张录入系统，再人工核对票面与业务单据是否对得上。票据到达时间与业务发生时间脱节，月末结账前集中爆发
• 发票是否作废、是否被红冲、是否已重复报销，只能靠人工翻记录比对，无法覆盖全量
• 异常票据往往到认证环节才暴露，此时货款已付、业务已闭环，追回困难。同一笔业务可能同时存在纸质打印件与数电源文件，重复入账难以从流程上杜绝
• 发票与采购订单、入库单的对应关系依赖人工维护，差异项要逐笔回溯，对账周期被拉长。金税四期后税务比对趋于全量化，进项票据的真实性与合规性一旦出问题，直接影响抵扣与成本列支，企业被税务问询的频次明显增加

解决方案

• 打通业务、报销与税务管理链路，让票据从移动端拍照、邮箱收取、扫描仪批量录入三个入口进来即完成识别与结构化，从源头消除人工收齐与分类的环节
• 自动串接税局验真、重复报销比对、开票方状态核查与票面合规校验，把异常票据拦在入账之前而不是认证之后
• 建立覆盖全量供应商的进项风险监控，对开票方状态异常、发票红冲、走逃失联等情形实时预警，变被动响应为主动防御
• 最终形成统一的进项票池，票据、采购订单与付款记录三者可追溯，全流程满足金税四期监管要求
• 并让业务、财务、税务三方在同一套数据上工作，业务发起、财务审核、税务合规不再各执一套口径