寰球博瑞林特｜广告项目进项发票按项目归集

企业概况

寰球博瑞林特广告(北京)有限公司是提供品牌传播、媒介投放与活动执行的综合广告服务机构。

业务痛点

• 成本主要发生在专业服务采购、差旅招待、场地与办公、技术系统与外包咨询几类上，费用笔数多、单笔金额跨度大，且需按项目与主体分别归集。发票到达后由业务人员打印粘贴、纸质递交财务，财务在收单环节集中完成查验与登记，票据管理流程与报销、付款流程各走各的，中间靠人工衔接。同一笔业务可能同时存在纸质打印件与数电源文件，重复入账难以从流程上杜绝
• 发票与采购订单、入库单的对应关系依赖人工维护，差异项要逐笔回溯，对账周期被拉长。人工录入本身就是差错来源，一处录错会沿着认证、抵扣、凭证一路传导
• 供应商开票状态无法实时掌握，只能在风险发生后被动接收通知。金税四期以数治税推行后，供应商侧的涉税异常会直接传导到企业进项抵扣，缺乏实时监控手段就只能被动接受税务提示，合规压力持续上升

解决方案

• 把发票采集、验真、查重、认证、入账、归档串成一条线上流程，取消纸质流转与人工登记环节
• 建立全量票据的合规校验规则，异常票据在提交环节即被拦截并回退经办人，不再等到认证时才发现
• 打通与财务系统的凭证生成链路，票据与应付、费用凭证自动关联，凭证可反查发票原件
• 最终让财务从逐张处理票据转向只处理异常，进项抵扣应抵尽抵，全流程合规可追溯
• 同时把票据数据沉淀为可分析的资产，支持按供应商、项目、期间做多维统计，为后续的供应商评价与成本管控提供依据