'전자회계기록'에 관한 지식과 실무 정보가 왔습니다, 꼭 저장하세요!

디지털 경제의 발전에 따라 회계기록 분야의 핵심 정책이 계속 추진되고 있습니다. 국가세무총국의 부가가치세 세금계산서 전자화 개혁, 재정부의 전자영수증 시범, 해관총서의 전자 해관 전용 납부서 시범 등의 작업이 모두 적극적으로 추진되고 있습니다. 전자회계기록의 전 과정 전자화와 정보화는 미래의 대세이며, 중국 회계기록 관리는 점차 디지털화로 발전하고 있습니다.

전자회계기록 정책 총정리

2016년 1월 1일, 《회계기록 관리방법》이 시행되기 시작했으며, 이 방법은 재정부·국가기록원이 공동 발표했고 그중 제8조는 특정 조건을 충족하는 단위 내부에서 형성된 아카이빙 범위에 속하는 전자회계자료를 전자 형식으로만 보존하여 전자회계기록을 형성할 수 있다고 규정했다.

2020년 3월 23일, 《전자회계증빙 비용처리·입장·보관 관련 문제 통지》가 발표되어 전자회계증빙이 종이 회계증빙과 동등한 법적 효력을 가진다고 명확히 규정했습니다.

2022년 7월 1일, 《전자회계기록 관리 규범》이 시행되기 시작했으며, 여기에는 전자회계자료의 형성·수집·정리·보관과 전자회계기록의 보관·통계·이용·감정·처분 등의 내용이 규정되어 있습니다.

2023년 5월 15일, 《전자증빙 회계데이터 표준 심화 시범사업 공동 전개에 관한 통지》는 《전자증빙 회계데이터 표준》을 연구·제정하여 발표하고, 시범 전자증빙 종류를 추가하고 발급측과 수취측 시범 단위 범위를 확대하여 수전세금계산서 비용처리·보관의 보존 방식을 더욱 명확히 했습니다. 전자증빙 비용처리·입장·보관 측의 '마지막 1킬로미터'를 더욱 연결했습니다.

전자회계기록이란 무엇인가

《전자회계기록 관리 규범》에서는 전자회계기록이란 회계 회계처리 업무에서 전자컴퓨터에 의해 직접 생성되거나 수취, 전송, 저장 및 보관되어 단위의 경제업무 사항을 기록·반영하며, 증빙, 조회 및 보존 가치가 있는 전자회계자료라고 지적합니다.

이하 자료는 모두 전자회계기록에 속합니다:

（1）전자증빙, 원시증빙, 기장증빙 포함;

（2）전자 장부: 총계정원장, 명세장, 일기장, 고정자산 카드 및 기타 보조 장부를 포함;

（3）전자 보고서: 월간, 분기, 반기, 연간 재무회계 보고서 포함;

（4）기타 전자회계 회계자료로, 은행 예금 잔액 조정표, 은행 대사표, 세무 신고서, 회계기록 이관 명세서, 회계기록 보관 명세서, 회계기록 폐기 명세서, 회계기록 감정 의견서 및 기타 보존 가치가 있는 회계자료를 포함합니다.

전자회계기록 장점

1. 회계 업무 효율 향상: 전자회계기록은 자동화 처리를 실현하여 수작업을 줄입니다. 컴퓨터 시스템을 통해 회계 보고서를 자동 생성, 심사, 제출함으로써 회계 보고서 작성 주기를 크게 단축하고 기업의 의사결정 효율을 높입니다.

2. 기업 비용 절감: 전자회계기록은 종이 기록의 보관 및 관리 비용을 줄이고 사무 공간을 절약하여 기업 운영 비용을 낮춥니다. 동시에 전자회계기록은 원격 접근과 공유를 실현하여 기업 내외부 정보 교류를 편리하게 하고 커뮤니케이션 비용을 낮춥니다.

3. 회계 정보 품질 향상: 전자회계기록은 실시간 업데이트와 조회를 구현하여 회계 정보의 정확성과 시효성을 보장할 수 있습니다. 컴퓨터 시스템의 자동 검증 및 감사 기능을 통해 인적 오류와 부정행위를 효과적으로 방지하여 회계 정보의 품질을 높입니다.

4. 기업 정보화 관리 촉진: 전자회계기록은 기업 정보화 구축의 중요한 구성 부분으로, 기업의 전면적 정보화 관리를 추진하는 데 도움이 된다. 다른 업무 시스템과의 통합을 통해 재무 데이터의 자동 가져오기 및 내보내기를 실현하여 기업 정보화 관리 수준을 높일 수 있다.

5. 내부 통제 강화: 전자회계기록은 회계 데이터에 대한 실시간 모니터링과 분석을 구현하여 기업 내부 통제 강화에 도움이 됩니다. 회계 데이터의 실시간 추적과 분석을 통해 잠재적 리스크와 문제를 발견하고 적시에 시정 조치를 취하여 기업의 경영 리스크를 낮출 수 있습니다.

6. 친환경 요구 충족: 전자회계기록은 종이 기록 사용을 줄여 친환경에 유리합니다.

기업은 어떻게 전자회계기록을 실현하는가

기업은 전자회계기록의 수집, 작성, 저장, 조회 등의 단계를 포함한 완비된 기록물 관리 프로세스와 제도를 구축해야 합니다. 또한 클라우드 컴퓨팅, 빅데이터, 인공지능 등 선진 기술 수단을 갖추어 전자회계기록의 수집, 저장, 처리, 조회의 효율과 품질을 높여야 합니다.

구체적으로 말하면, 전자회계기록의 구현 단계는 다음과 같습니다:

1. 전자회계기록 시스템 구축: 기업은 완비된 전자회계기록 시스템을 구축해야 하며, 이 시스템은 기업의 재무 소프트웨어, 경비 정산 시스템, 세무 시스템 등 업무 시스템과 연동하여 데이터의 자동 수집 및 보관을 실현해야 합니다.

2. 데이터 수집: 인터페이스 또는 기타 방식을 통해 아카이빙이 필요한 데이터를 전자회계기록 시스템으로 수집합니다.

3. 데이터 정리: 아카이빙 규칙에 따라 아카이빙이 필요한 파일을 정리하여 등록하고, 데이터의 정확성과 완전성을 보장합니다.

4. 데이터 저장: 기록 자료를 시스템에 저장하고 클라우드 스토리지, 분산 스토리지 등 선진 데이터 저장 기술을 채택하여 데이터의 신뢰성과 안전성을 향상시킵니다.

5. 데이터 활용: 조회 및 검색 기능을 통해 내부 및 외부 활용을 편리하게 하고 데이터 공유와 교환을 실현합니다.

또한 전자회계기록의 진실성과 완전성을 보장하기 위해 기업은 디지털 서명 기술, 암호화 기술 등을 도입하여 전자회계기록이 전송 및 저장 과정에서 변조되거나 위조되지 않도록 해야 합니다. 동시에 일부 중요한 전자회계기록에 대해서는 종이 백업 또는 전자 백업 방식으로 보관하여 기록의 안전성과 신뢰성을 보장할 수 있습니다.

분명히 기업이 전자회계기록을 실현하려면 일정한 기술 역량이 필요하며, 현재 많은 제3자 전자회계기록 서비스 제공업체가 있습니다. 예를 들어Kailing Technology의 전자회계기록 시스템기업이 전자회계기록의 각종 역량을 실현하도록 도울 수 있으며, 재정부, 기록국의 전자 아카이빙 관리 최신 규정에 엄격히 따라 구축된 클라우드 서비스 제품으로 기업의 대부분 요구를 충족할 수 있습니다.

《전자회계기록 관리규범》이 지속적으로 추진됨에 따라, 향후 몇 년간 전자회계기록 관리는 반드시 이루어져야 합니다. 따라서 기업은 전 생애주기 전자회계기록 관리 청사진을 구축하고, 회계처리 정보시스템 데이터를 충분히 활용하여 전자회계기록의 자동 분류·아카이빙을 실현해야 합니다.

출처: 네트워크

베이징 Kailing Technology 유한회사——기업 업무·재무·세무 디지털화 솔루션 서비스 제공업체.

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