회계 전자기록 정책 필수! XML 형식 원본 파일을 빠르게 확보하여 규정 준수와 효율을 동시에 향상

현재 디지털 경제는 경제 고품질 발전을 이끄는 핵심 엔진이 되었습니다. 이러한 큰 배경에서 회계는 시장경제의 기초 작업으로서 전례 없는 디지털 전환을 겪고 있습니다. 2025년 5월, 재정부 등 9개 부처가 공동 발표한 《전자 증빙 회계 데이터 표준 보급·적용에 관한 통지》(재회〔2025〕9호)가 정식 시행되면서 중국 회계기록 관리가 완전히 새로운 역사적 단계에 진입했음을 알렸습니다.

1. 정책 핵심 포인트 해석

이 정책의 핵심은 각종 전자증빙의 '수취 어려움, 경비처리 어려움, 장부기입 어려움, 보관 어려움' 등 장기적으로 존재해 온 고질적 문제를 체계적으로 해결하고, 각종 회계증빙을 종이 매체에서 디지털 매체로 전환하도록 촉진하는 데 있습니다.

구체적으로 보면, 정책은 다음과 같은 몇 가지 측면에서 명확한 요구 사항을 제시했습니다:

- 기술 표준 통일화:전자증빙 회계 데이터 표준의 기술 요구사항을 명확히 규정하여 서로 다른 시스템 간 데이터 교환에 통일된 규범을 제공합니다

- 처리 프로세스 표준화:전자증빙의 수신, 파싱, 진위 확인, 상환, 기장, 아카이빙 등 전 과정 운영에 대한 표준화 규범을 제정

- 저장 요건 명확화:전면 디지털 전자세금계산서(부가가치세 전용 계산서, 일반 계산서, 항공/철도 전자 승차권 등 포함)의 경비 정산 회계처리 보관 시 디지털 서명이 포함된 XML 원본 파일을 반드시 저장하도록 강제

- 규정 준수 요구의 엄격화:PDF/OFD 형식 파일이나 종이 출력본만 보관하는 것은 더 이상 정책 규정 준수 요건에 부합하지 않습니다

이、 정책 시행 난관: 기업이 직면한 'XML 확보 어려움'이라는 곤경

재회〔2025〕9호 정책의 발표는,비록기업 회계 전자기록 관리의 방향을 제시했지만, 실제 실행 과정에서 기업은 보편적으로 "병목" 문제에 직면합니다. 현재,일부 주요 세금계산서 관리 플랫폼의매입 부가가치세 계산서 관리 기능또한아직 XML 원본 파일 자동 획득 능력을 구현하지 못하여 기업이 다음과 같은 비효율적이고 고위험 대응 방식을 취할 수밖에 없습니다:

- 직원 수동 조작:직원이 직접 XML 파일을 다운로드, 저장, 업로드해야 하며 시간과 노력이 많이 들고 오류가 발생하기 쉽습니다

- 재무 반복 업무:재무무 담당자가 XML과 PDF/OFD 파일을 수동으로 대조하고 중복 검사 및 진위 확인을 반복해야 합니다

- 규정 준수 리스크 고조:파일 분실, 버전 혼란, 형식 부적합 등의 문제가 빈번하여 세무 조사 리스크에 직면합니다

- 운영 비용 증가:매월 XML 파일 처리를 위해 대량의 인력을 투입해야 하며 비용이 지속적으로 상승

삼、 Kailing Technology: 전문 XML 레이아웃 원본 파일 획득 솔루션

이 업계의 고질적인 문제에 직면하여 카이링 테크놀로지 솔루션은 세 가지 핵심 기술을 통해 기업의 XML 확보 난제를 철저히 해결합니다.，기업에 세금계산서 획득부터 규정에 맞는 기록보관까지의 전 과정 솔루션을 제공，지원기업재회〔2025〕9호 정책 요구에 원활하게 대응합니다.

1. 전 채널 지능형 획득

시스템은 종이 스캔본, 전자세금계산서 파일, 시스템 직접연결 전표 등 임의 형식의 세금계산서 업로드를 지원하고 해당 XML 원본 파일을 자동으로 관통 조회합니다. 직원이 PDF/OFD 형식 세금계산서만 업로드하면 시스템이 자동으로 매칭하여 XML 원본 파일을 취득하므로 수동 작업이 전혀 필요 없습니다.

2. 지능형 진위확인·서명검증

중국 국가세무총국 계산서 조회 인터페이스를 내장하여 "업로드 즉시 진위 확인"을 실현합니다. 시스템은 계산서 진위, 디지털 서명 유효성 및 내용 완전성을 자동 검증하여 원천적으로 허위 계산서 전표 처리 위험을 차단하고 모든 XML 파일이 정책 요구사항을 충족하도록 보장합니다.

3. 원활한 시스템 연계

시스템은 기업의 기존 재무 시스템, 경비정산 시스템, 기록 관리 시스템과 심층 결합되어 '세금계산서 획득-진위 확인-보관' 전 과정 자동화를 실현하며, 추가 개발이나 시스템 개조 없이 신속하게 출시하여 운영할 수 있습니다.

사、 가치 업그레이드: 컴플라이언스·고효율, 비용 최적화

Kailing Technology XML 레이아웃 원본 파일 획득 시스템은 정책 준수 문제를 해결할 뿐만 아니라 기업에 전방위적인 가치 향상을 가져다줍니다:

- 규정 준수 보장:100% 재정회계〔2025〕9호 정책 요구 충족, 기록 부적합으로 인한 세무 리스크 방지

- 효율 향상:재무 계산서 진위 검증 효율 90% 향상, 매월 수동 대조 비용 1만 위안 이상 절감

- 비용 절감:연간 10만 장 세금계산서 처리 기준으로 매년 약 2만 장의 용지 소비를 줄일 수 있어 운영 비용이 60% 직접 절감됩니다

- 관리 업그레이드:'1건 세금계산서 1건 기록' 전자기록 체계 구축, 세금계산서 전 수명주기 디지털 관리 실현

재회〔2025〕9호 정책은 이미 집행 단계에 들어섰고, 기업 회계 전자기록 관리의 컴플라이언스 요구는 날로 엄격해지고 있습니다. 정책은 요구에 따라 XML 원본 파일을 보존하지 않은 전자세금계산서는 컴플라이언스 회계증빙으로 장부에 계상할 수 없다고 명확히 규정합니다.

정책 방향은 명확하고 사용자 요구는 절실합니다. Kailing Technology는 업무·재무·세무 디지털화 종합 솔루션 서비스 제공자로서 각종 기관, 기구, 대중소기업에 업무·재무·세무 관리 디지털 전환 제품과 운영 서비스를 제공해 왔으며, 기업의 합규와 효율에 대한 이중 추구를 깊이 이해하고 있습니다.

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영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 세금계산서 발행 시스템, 개인 세금계산서 대리발행 시스템, 직원 비용 통제 및 상환 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지 AI OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자회계기록 시스템 등 업무의 솔루션으로 각 분야의 디지털화과정을 전방위적으로 추진합니다.

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