전자회계기록 정책 규정 준수가 어렵다고요? Kailing Technology의 원스톱 솔루션으로 안전하고 걱정 없이!

중국 금세 4기의 전면 시행과 전면 디지털 전자세금계산서의 광범위한 보급이라는 배경 속에서 기업 회계기록 관리는 전례 없는 컴플라이언스 도전에 직면해 있습니다. 재정부, 국가기록원 등 부처는 《회계기록 관리 방법》《전자회계증빙 상환·회계처리·보관 규범에 관한 통지》 등의 정책을 잇달아 발표하여 전자세금계산서 보관, 증빙 보관 연한, 데이터 안전 등에 엄격한 요건을 제시했습니다. 많은 기업이 정책 세부 사항에 적응하고 다중 시스템 데이터를 통합하며 전자회계기록의 컴플라이언스를 보장하기 어려워 곤경에 빠져 있습니다.

1. 정책 규정 준수의 핵심 난점: 전자세금계산서에서 전 과정 관리까지의 다중 도전

현재 정책이 기업 회계기록 관리에 요구하는 사항은 전 과정 규범을 형성했으며, 주요 난점은 세 가지 측면에 집중됩니다:

▪ 전자증빙 관리의 엄격성  

《전자회계증빙 비용청구 입장 보관 규범에 관한 통지》에 따르면, 전자세금계산서, 재정 전자영수증, 은행 전자 입금전표 등 외부 전자증빙은 '출처 합법·진실, 전송·저장 안전, 변조 방지, 추적 가능' 등의 조건을 충족해야 하며, 종이 출력본으로 보관하는 경우 반드시 전자 원본을 동시에 보존해야 합니다. 이는 기업이 전자증빙 전 생애주기 관리 메커니즘을 구축하여 '종이 중시, 전자 경시'로 인한 컴플라이언스 리스크를 방지해야 함을 요구합니다.

▪ 보관 연한과 특수 상황의 복잡성  

새 규정은 원시 증빙, 기장 증빙 등 주요 회계 자료의 보관 연한을 30년으로 연장하고, 은행 대사표, 세무 신고서 등 보조 자료는 10년간 보관하도록 명확히 했습니다. 미결제 채권 채무나 미완결 사항과 관련된 증빙은 기한이 초과되더라도 사항이 종결될 때까지 별도로 보관해야 합니다. 기업은 기록 유형을 정확히 구분하고 보관 기한을 설정하며 동적 추적 메커니즘을 구축해야 합니다.

▪ 크로스 시스템 데이터 통합과 '사성' 검증 난제  

정책은 전자기록이 진실성, 완전성, 가용성, 안전성의 '4성 검사'를 통과할 것을 요구합니다. 그러나 기업 재무 데이터는 세무 시스템, ERP, OA, 자금 플랫폼 등 여러 시스템에 분산되어 있고 데이터 형식이 통일되지 않으며 연관 관계가 복잡해 전통적 수동 관리로는 효율적 검증과 컴플라이언스 아카이빙을 구현하기 어렵습니다.

이、 Kailing Technology 원스톱 솔루션: 기술로 전 과정 규정 준수 지원

정책문제점을 겨냥해 Kailing Technology 전자회계기록 관리 시스템은 '규정 준수를 기반으로, 기술을 날개로' 삼아 수집, 아카이빙, 관리, 활용 전 과정을 아우르는 솔루션을 구축하며, 핵심 역량은 네 가지 차원에서 나타납니다:

▪ 전 소스 데이터 통합, 정보 사일로 해결  

시스템은 기업의 세무 시스템, 재무시스템、자금 시스템, 업무 플랫폼, 이미지 시스템 등과 원활하게 연동되어 매입/매출 부가가치세 계산서, 회계 전표, 은행 거래명세서, 업무 서류 등 전량 데이터를 자동 수집합니다. 표준화된 인터페이스와 형식 변환 기술을 통해 시스템 간 데이터 실시간 동기화를 구현하고 보관 정보의 완전성을 보장하여 정책이 요구하는 '전자회계기록과 업무 원천의 연계'를 충족합니다.

▪ 지능형 기술 지원으로 컴플라이언스 방어선 구축  

- OCR 인식 및 구조화 처리: OCR시스템각종 전표의 자동 인식을 지원하며 정확도가 99.9% 이상에 달하고 핵심 정보를 신속히 추출·구조화 저장하여 종이 서류 전자화의 난제를 해결합니다.  

- 4성 검사 자동화: 시스템에 내장된 규정 준수 검증 엔진이 전자기록의 메타데이터 형식, 서명 유효성, 변조 흔적, 저장 안전성 등을 다차원 검사하여 규정 준수 보고서를 생성, 《회계기록 관리방법》의 전자기록 핵심 요건을 충족합니다.  

- 전자서명 및 암호화 저장: 공안부 인증 전자서명과 블록체인 증거보존 기술을 채택하여 전자회계기록이 전송·저장 과정에서 변조 불가능하도록 보장하고, 데이터 백업 및 재해복구 방안을 지원하여 예기치 않은 손실 위험을 방지합니다.

▪ 전 생애주기 관리, 보존 연한 및 특수 요구에 적합  

시스템은 정책 요구에 따라 기록 보관 기간을 사용자 정의할 수 있으며, 만료 기록을 자동으로 표시하고 감정 프로세스를 발동합니다. 미결제 채권 채무 등 특수 기록에 대해서는 별도의 관리 모듈을 구축하여 사항이 종결될 때까지 보관 기간을 연장합니다. "성연도"기능으로 기록 연관 관계(예: 하나의 계약에 대응하는 여러 세금계산서, 지급 증빙)를 직관적으로 표시하여 감사 추적과 컴플라이언스 점검에 용이합니다.

▪ 편리한 검색과 활용, 안전과 효율의 균형  

전문 검색과 다조건 조합 조회 기술을 기반으로, 시스템은 수십억 건 데이터에서 밀리초급 응답을 구현하며 전표번호·날짜·업무 유형 등으로 기록을 정밀하게 찾을 수 있습니다. 동시에 세분화된 권한 관리(역할 권한 부여, 작업 로그 추적)와 열람 승인 절차를 통해 기록 활용이 「안전·통제 가능」 원칙에 부합하도록 보장하며 내부 감사·외부 감사 요구를 모두 충족합니다.

삼、 실무 검증: 다업종 사례로 규정 준수 가치 입증

Kailing Technology 솔루션은 기술, 제조, 의료 등 여러 업종에서 적용되어 기업의 컴플라이언스 업그레이드를 돕습니다:

▪ 어느 대형 기술 기업:시스템을 통해 세무, 재무, 업무 시스템 데이터를 통합하여 전면 디지털 전자세금계산서 자동 수집, AI OCR 인식 및 4성 검사를 실현하고, 전자회계기록 보관 효율이 80% 향상되었으며, 국가기록원 시범 검수를 성공적으로 통과하여 종이 전표 인쇄와 수작업 제본을 완전히 벗어났습니다.

▪ 어떤 칩 제조 기업:해외 업무가 많은 특성을 겨냥해 시스템은 다국어 세금계산서 인식과 크로스보더 전자증빙 관리를 지원하며 SAP, OA 시스템과의 통합을 통해 구매 주문, 세금계산서, 결제 회신의 자동 연관 아카이빙을 구현하여 세관과 세무 부서의 합동 검사 요구사항을 충족합니다.

▪ 어느 의료 기기 기업:전자세금계산서 중복 경비청구, 분산 저장 문제를 해결하고, 전자서명과 위변조 방지 기술을 통해 의료기기 매입, 수리 등 증빙의 컴플라이언스를 보장하며, 보관 연한 관리 모듈이 30년 장기 보관 요구에 정밀하게 적합하여 매년 기록 저장 비용 50만 위안 이상을 절감합니다.

사、 Kailing Technology를 선택하세요: 컴플라이언스 그 이상의 부가 가치

정책 준수 보장 외에도 Kailing Technology 솔루션은 기업에 세 가지 핵심 가치를 제공합니다:  

- 비용 절감 및 효율 증대:종이 인쇄·보관·수작업 정리 비용 감소, 추산에 따르면 중견기업은 연평균 기록 관리 비용 30~50만 위안 절감 가능;  

- 데이터 기반:통과성연도、데이터 분석 기능으로 기록 데이터 가치를 발굴하여 업무 의사결정을 지원합니다;  

- 지속 가능한 업그레이드:정책 동향(예: 중국 금세 4기 신규 감독 요구)을 신속히 따라잡고 시스템 기능을 정기적으로 업데이트하여 기업의 장기적 규정 준수를 보장합니다.

날로 엄격해지는 규제 환경 속에서 전자회계기록 관리는 기업 디지털 전환의 필수 과목이 되었습니다. Kailing Technology는 기술 역량과 정책에 대한 깊은 적응을 통해 기업이 규정 준수 과정에서 시행착오를 줄이고, 수동적 대응에서 능동적 규정 준수로 전환하여 업무·재무·세무 디지털 전환의 견고한 기반을 마련하도록 합니다.

Kailing Technology에 문의하여 기업 전자회계기록 맞춤형 솔루션을 받아보세요:https://www.kailingteck.com/h-col-110.html 。

Kailing Technology는 업무·재무·세무 디지털 종합 솔루션 서비스 제공업체로서 각종 기관, 기구, 대중소형 기업에 업무·재무·세무 관리 디지털 전환 제품과 운영 서비스를 제공하며, 제품 라인에는 다음이 포함됩니다:

영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 세금계산서 발행 시스템, 개인 세금계산서 대리발행 시스템, 직원 비용 통제 및 상환 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지 AI OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자회계기록 시스템 등 업무의 솔루션으로 각 분야의 디지털화과정을 전방위적으로 추진합니다.

만약 귀하께서 업무·재무·세무 디지털 전환 관련 필요가 있으시다면, 저희에게 연락해 주시기 바랍니다, 베이징 Kailing Technology가 성심껏 서비스를 제공하겠습니다.