엔터프라이즈급 전자회계기록 전 과정 관리 솔루션, Kailing Technology가 업무·재무·세무 디지털 전환을 지원

세무 디지털화 전환의 물결 속에서 중국 금세 4기, 전자세금계산서의 보편화 및 러치 플랫폼의 보급·적용은 기업 회계 자료 관리 생태계에 깊은 변화를 촉진했습니다. 전자회계기록은 기업 재무 관리의 핵심 매체로서, 그 관리 혁신은 기업 운영 효율성 향상과 비용 절감·효율 증대에 핵심적인 의미를 갖습니다.

1. 기존 종이 기록 관리의 곤경

기존 종이 기록 관리는 종이 소비와 창고 비용이 높고, 수동 정리 효율이 낮으며 오류가 나기 쉽고, 실물 기록이 손상되기 쉬우며 정보 검색 효율이 낮은 등 여러 폐단이 있어 부서 협업과 컴플라이언스 관리를 심각하게 제약합니다. 안전하고 규정에 맞으며 효율적이고 지능적인 전자회계기록 관리 체계를 구축하는 것이 기업이 시급히 해결해야 할 과제가 되었습니다.

이、 솔루션

정책 요구와 기업 수요를 충족하기 위해,Kailing Technology 전자회계기록 시스템ERP, 발행 플랫폼, 자금 플랫폼, 비용 통제 시스템, 재무 시스템 등 업무·재무 생태계와의 심층 융합을 통해 업무, 재무, 인보이스, 기록 일체화 디지털 생태계를 구축하고, 각종 회계 자료의 온라인 보관, 지능형 연관 및 자동 편철을 구현하여 다양한 활용 요구를 충족합니다.

(1) 전체 아키텍처

시스템 전체 아키텍처 설계는 기업 회계 기록의 수집부터 활용까지 전 과정 디지털 관리를 실현하여 각 단계가 긴밀히 연결되고 효율적으로 운영되도록 하는 것을 목표로 합니다.

(2) 핵심 역량

1.전량 수집, 마땅히 귀속될 것은 모두 귀속

▪ 생태계 연동: 표준 인터페이스 방안을 활용하여 회계 처리 시스템, 비용 관리, ERP, 자금 플랫폼 등 업무 시스템과 원활하게 연동하고 전표, 경비정산서, 세금계산서 등 각종 회계 자료를 자동으로 획득하여 수동 중복 입력을 방지하고 데이터 정확성과 완전성을 높입니다.

▪ 주변기기 통합: 영수증 스캐너와 OCR 인식 도구를 연동하여 인보이스, 거래명세서의 구조화 데이터를 정확히 추출하고, 종이 영수증을 스캔 즉시 저장하며, 인보이스 XML/OFD 원본 파일을 일괄 확보하여 종이 영수증 전자화 난제를 효과적으로 해결하고 영수증 처리 속도를 높입니다.

▪ 부가가치세 계산서 관리: 수집한 계산서에 대해 진위 검증, 중복 확인을 수행하고 계산서 위험 식별 경보 기능을 제공하여 이상 계산서, 허위 발행 계산서 등의 위험을 정밀하게 식별함으로써 기업이 세무 위험을 예방하고 재무 데이터의 진실성과 신뢰성을 보장하도록 돕습니다.

▪ 지능형 검사: 기록 관련 규범에 엄격히 따라 수집된 회계기록의 진실성·완전성·가용성·안전성을 검사하여 기록 품질을 보장하고 후속 관리와 활용을 위한 견고한 기반을 마련합니다.

▪ 세무 자료 수집: 전자세무국, 전자 항만을 통해 세무 신고서, 납세 증명서 및 수출 화물 환급(면세) 신고서, 신고서 등 세무 기록을 일괄 취득하여 세무 자료의 집중 관리와 전자적 저장을 실현하고 세무 계획과 규정 준수 관리를 용이하게 합니다.

2. 효율적 기록 관리, 지능형 관리

▪ 연결 성책: 시스템에 사전 설정된 연결 규칙에 따라 회계 전표와 경비 청구서, 전자 영수증, 세금계산서, 계약 등 각종 원본 첨부 서류를 자동으로 매칭하여 성책하고, 완전한 회계 기록 철을 형성하여 기록 정리 효율성을 높이고 열람과 아카이빙을 용이하게 합니다.

▪ 회신 전표 분류: 사전 설정된 회사 은행 계좌를 기준으로 지능형 분류 엔진을 활용하여 지급 회신 전표와 수금 회신 전표를 자동 분류·저장, 수동 분류 작업을 줄이고 회신 전표 관리의 정확성과 적시성을 향상.

▪ 지능형 정리: 지능형 정리 엔진을 기반으로 원클릭 정리 입고를 구현하고, 월별로 회계기록 편철을 완료하여 재무 담당자가 기록 정리 업무에 투입하는 비용과 시간을 크게 절감하고, 더 가치 있는 재무 분석 등 업무에 집중할 수 있도록 합니다.

▪ 종이·전자 협업: 가상 창고를 구축하여 기록물에 대해 실물 창고의 서가 배치, 입고 등의 작업을 수행하고, 종이 기록물의 온라인 관리 및 전자회계기록과 종이 회계기록의 연관 검색을 구현하여 기업이 종이·전자 기록물을 동시에 관리하기 편리하게 하고 기록물 자원의 전체 활용 효율을 높입니다.

▪ 양식 변환: 시스템은 word, wps 등 스트리밍 파일을 요구에 따라 OFD 양식 파일로 변환하여 장기 보존하는 것을 지원하며, 전자기록의 형식 통일과 장기 사용 가능성을 보장하고 전자기록 보존 규범과 요구에 부합합니다.

3. 다중 시나리오 업무·재무·기록 일체화

▪ 구매 시나리오 업무·재무·기록 일체화: 구매 부서가 공급망 시스템에서 구매 신청을 제출하면 시스템이 구매 계약 및 구매 주문을 자동 생성합니다. 물품 입고 후 전자 입고 전표와 검수 전표가 동시 생성되어 물권 이전을 완료합니다. 공급업체 계산서 수취 후 출납원이 자금 시스템을 통해 3단 매칭을 완료하고 온라인으로 지급을 완료하며 전자 영수증을 생성합니다. 회계 담당자는 이를 근거로 재무 시스템에서 기장 처리를 동시 완료합니다. 전자회계기록 시스템은 각 업무 시스템과 실시간 연동하여 구매 주문, 입고 전표, 계산서, 지급 증빙 등 전 과정 전표를 자동 수집하고 구매 신청부터 아카이빙까지 전 과정 폐쇄 루프 관리를 구현하여 구매 업무의 재무 데이터 완전성, 정확성을 보장하고 구매 업무의 재무 처리 효율과 투명성을 높입니다.

▪ 판매 시나리오 업무·재무·기록 일체화: 공급망/CRM 시스템에서 판매 계약을 생성하면 시스템이 판매 주문을 생성하고 창고 모듈로 동기화합니다. 출고 작업을 완료하면 시스템이 자동으로 전자 출고 전표를 생성하고 매출채권을 확인하며, 세금계산서 발행 플랫폼을 통해 매출 부가가치세 계산서를 발행합니다. 출납 담당자가 은행-기업 직접연결 등의 채널로 지급한 후 자금 시스템이 자동으로 매출채권을 상계하고 전자 수금 거래명세서를 생성합니다. 회계 담당자는 관련 증빙을 확인하고 자금 흐름을 확인하며 장부 기입 및 매출세 신고의 회계 처리를 완료합니다. 전자기록 시스템은 판매 계약, 출고 전표, 매출 세금계산서, 은행 거래명세서, 회계 전표, 세무 신고서, 납세 증명서 등을 실시간으로 수집하여 업무-자금-세무 기록의 완전한 연결을 실현하고, 기업이 판매 업무의 재무 상황을 전면적으로 파악하고 판매 프로세스를 최적화하며 판매 업무의 재무 관리 수준과 의사결정 지원 능력을 향상시키는 데 도움이 됩니다.

▪ 비용 관리 시나리오 업무·재무·기록 일체화: 직원이 비용 관리/OA 플랫폼에서 전자 환급 신청서와 영수증 첨부파일을 제출하면, 시스템이 사전 설정 규칙에 따라 자동 심사하고 회계 임시 전표를 생성하여 재무 시스템으로 전송합니다. 지급 단계는 자금 플랫폼이 송금을 완료하고 전자 영수증을 동시에 생성하며, 재무는 각종 원본 영수증을 기반으로 기장을 완료합니다. 기록 시스템은 비용 환급 업무와 관련된 비용 관리 시스템, OA 시스템, 자금 시스템, 회계처리 시스템 등과 연동하여 비용 발생부터 전표 보관까지 전 생애주기 디지털 관리를 실현하고, 비용 지출을 효과적으로 통제하며 비용 환급의 효율과 규정 준수를 높이고 기업 비용 관리의 정밀도를 강화합니다.

4. 침투 조회 및 다차원 통계

▪ 정밀 발행: 발행 가능 콘텐츠(전문 및 항목 또는 항목만)와 발행 대상(역할, 부서, 사용자 등)을 유연하게 선택·통제할 수 있으며, 데이터 개방 가능 정도와 범위에 따라 정확하게 공유하여 데이터 보안을 보장하는 동시에 다양한 사용자의 전자회계기록 정보에 대한 다양한 요구를 충족하고 기록 정보의 활용 가치와 공유 효율을 높입니다.

▪ 침투 조회: 업무 논리 관계를 완전히 보존하여 정방향 추적을 구현하고, 회계 전표에서 지출결의서, 공급망 업무 전표, 은행 거래 명세, 세금계산서 등 원본 증빙을 원클릭 연동 조회하는 기능을 제공합니다. 동시에 비용 통제 지출결의 업무, 공급망 업무, 은행 거래 명세, 세금계산서, 계약 등 업무 차원에서 회계 전표를 역방향 연동 조회하는 것도 지원하여, 재무 담당자 및 관련 업무 담당자가 필요한 정보를 신속·정확하게 찾아 업무 효율을 높이고, 업무 데이터를 심층 분석하여 잠재적 문제와 리스크를 발견하며, 기업의 업무 의사결정에 강력한 지원을 제공합니다.

▪ 통계 분석: 시스템은 다차원 데이터 통계 분석 기능을 제공하며, 예를 들어 기록 수량 통계, 보관 상황 통계, 직원 성과 통계 등을 보고서·그래픽 등의 방식으로 직관적으로 표시하여 기업의 통계·의사결정에 전면적이고 정확한 근거와 지원을 제공하고, 기업이 관리 프로세스를 최적화하고 운영 효율을 높이며 데이터 기반의 과학적 의사결정을 실현하도록 돕습니다.

▪ 데이터 대형 화면: 사전 설정된 지표를 기반으로 시스템이 시스템 내 관련 지표 데이터를 자동 포착하고 대형 화면으로 시스템 실시간 데이터를 전시하여 기업 회계 기록의 한 화면 관리를 구현하고, 기업 경영진이 기록 관리의 전반적 상황을 적시에 파악하고 기업 재무 데이터 동향을 장악하여 신속히 의사결정 대응을 하고 재무 상황에 대한 기업의 통제력과 관리 효율을 강화하도록 돕습니다.

5. 재무·세무 리스크 관리

세무 리스크 분석, 재무 리스크 분석 및 세금계산서 관통 리스크 분석 기능을 제공하고 리스크 분석 보고서를 생성합니다.

▪ 세무 리스크 보고서: 세목, 세액, 세부담률, 과세 소득, 세무 처벌, 체납 등 차원에서 신고 정보를 심층 분석하며, 다음을 포함합니다80+건의 신고 지표로 기업 세무 리스크 상황을 전방위적으로 평가하여 기업이 세무 위험을 조기에 발견하고 적시에 대응 조치를 취해 세무 컴플라이언스를 확보하며, 세무 문제로 인한 불필요한 경제적 손실과 평판 훼손을 방지하도록 돕습니다.

▪ 재무 리스크 보고서: 3대 재무제표, 5대 회계 계정과목, 세금계산서·재무·세무 교차 심층 검증으로 기업 규정 준수를 확인하며 포함 내용:60+항목 재무 지표, 재무 데이터에 대한 심층 분석을 통해 자산부채 구조 불합리, 수익성 하락, 자금 흐름 긴장 등 기업의 잠재적 재무 리스크를 밝혀내어, 기업의 재무 관리 강화와 재무 의사결정 최적화에 강력한 근거를 제공하고 기업의 재무 건전성과 안정적 발전을 보장합니다.

▪ 부가가치세 계산서 관통 보고서: 지역, 세율, 계산서 상태, 상품 종류 등의 차원에서 기업의 매출·매입 계산서를 심층 분석하며, 포함 내용은70+건의 세금계산서 지표로 기업이 세금계산서 흐름과 사용 상황을 전면적으로 파악하고, 발행·수취 과정의 이상 상황(예: 허위 발행, 세금계산서 정보 불일치 등)을 적시에 발견하여 세금계산서 리스크를 효과적으로 예방하고 기업의 합법적 권익과 재무 안전을 수호합니다.

삼、 적용 성과

1. 한 신유통 기업

해당 기업은 여러 지사와 다수의 직원을 보유하고 있으며, 재무 회계는 다양한 사업 라인을 포함합니다. 시스템 구축 후 일부 인건비를 절감하고 재무 부서의 업무량을 줄여 비용을 절약했습니다. 또한 매월 대량의 은행 거래명세서를 처리하여 매년 상당한 인쇄 소모품 비용을 절감하고 저장 공간을 확보할 것으로 예상됩니다. 전자상거래 사업 확장에 따라 관련 증빙이 크게 증가했으며, 전자회계기록 시스템 구축을 통해 고빈도·대규모 재무 증빙의 처리 및 보관 요구를 효율적으로 해결하여 기업의 빠른 사업 성장과 확장을 강력히 지원하고 전반적인 운영 효율성과 재무 관리 수준을 향상시켰습니다.

2. 어떤 그룹형 기술 회사

이 회사는 각급 전액 출자 및 지배 자회사가 많고 직원 수가 방대하며, 전자회계자료가 여러 업무 시스템에서 비롯되어 다원 이기종 플랫폼이 전자회계자료 아카이빙 통합 난이도를 가중시킵니다. 시스템 구축 후, 산하 한 자회사를 예로 들면 1년 내에 대량의 판매 데이터 아카이빙을 완료하여 상당한 종이 비용을 절감했습니다. 기록 데이터 중간 플랫폼을 형성하고, 기록 온라인 열람 및 통계 기능을 제공하여 전자 열람이 종이 열람을 대체하도록 추진함으로써 데이터 장벽을 허물고 기록 활용률을 높이며 종이 기록 훼손 리스크를 낮추고, 기업 기록 자원의 집중 관리와 효율적 활용을 실현하여 기업의 디지털 전환과 발전에 강력한 기록 정보 지원을 제공하고 핵심 경쟁력과 관리 효율 향상을 돕습니다.

회계 자료가 전면 전자화됨에 따라 기업은 머신러닝과 지능형 분석 기술을 활용해 데이터 가치를 발굴하고 '데이터 자산의 재무제표 반영'을 추진하여 원가 통제, 이익 예측 및 지능형 의사결정을 지원하고 궁극적으로 디지털·지능형 운영의 새로운 단계로 나아갈 것입니다.

전자회계기록 관리의 혁신은 단순한 도구 업그레이드가 아니라 기업 디지털 생태계 구축의 핵심 고리입니다. 이를 통해Kailing Technology전체 링크 관리 솔루션을 통해 기업은 규정 준수 아카이빙에서 가치 발굴로 도약하여 재무·세무 디지털 전환에서 선점할 수 있습니다.

Kailing Technology에 문의하여 전용 솔루션을 받아보세요:https://www.kailingteck.com/h-col-110.html 。

Kailing Technology는 업무·재무·세무 디지털 종합 솔루션 서비스 제공업체로서 각종 기관, 기구, 대중소형 기업에 업무·재무·세무 관리 디지털 전환 제품과 운영 서비스를 제공하며, 제품 라인에는 다음이 포함됩니다:

영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 세금계산서 발행 시스템, 개인 세금계산서 대리발행 시스템, 직원 비용 통제 및 상환 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지 AI OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자회계기록 시스템 등 업무의 솔루션으로 각 분야의 디지털화과정을 전방위적으로 추진합니다.

만약 귀하께서 업무·재무·세무 디지털 전환 관련 필요가 있으시다면, 저희에게 연락해 주시기 바랍니다, 베이징 Kailing Technology가 성심껏 서비스를 제공하겠습니다.