전자회계기록: 종이 기록과 작별, 기업 업무·재무·세무 디지털 전환을 지원

디지털 전환의 가속화와 회계자료 무종이화 정책의 추진에 따라 회계기록은 점차 전자화 구축과 발전을 실현하여 시대의 요구에 더 잘 부응하고 있습니다. 전자회계기록 관리는 기업의 전통적인 종이 기록 관리의 문제점을 극복했을 뿐만 아니라 전 생애주기 관리를 실현하여 회계기록의 활용 가치를 높였습니다. 이는 기업이 회계기록 데이터 자원을 더 효과적으로 분석하고 활용하도록 도와 기록 관리의 가치를 더 잘 발휘하고 기업 발전에 강력한 지원을 제공할 수 있습니다.

1. 정책 규범 강화가 회계기록 전자화 구축을 촉진

2015년 12월, 《회계기록 관리방법》(재정부·국가기록원령 제79호)은 회계기록의 정의와 범위를 보완하고 전자회계기록의 관리 요구를 추가·명확히 하여 회계기록 현대화 관리 수준을 높였다.

2020년 3월, 재정부와 국가기록원은 《전자회계증빙 비용처리·입장·보관 규범에 관한 통지》를 발표하여 전자회계증빙 비용처리·입장·보관의 합법성·규범성을 중심으로 다섯 가지 측면의 구체적 요구사항을 제시함으로써 전자회계증빙 종이 인쇄본의 비용처리·입장·보관 업무를 규범화하고 회계증빙 비용처리·입장·보관 전 과정의 전자화 실현을 추진했습니다.

2022년 4월, 국가기록원은 《DA/T 94—2022 전자회계기록 관리 규범》을 발표하여 전자회계자료의 형성·수집·정리·보관과 전자회계기록의 보관·통계·이용·감정·처분 등 업무 요구사항을 규정하여 기업의 전자회계기록 관리 활동을 추진했습니다.

이、 기존 회계 기록 관리 문제점을 시급히 해결해야 합니다

기존 회계 기록 관리는 종이 관리 모델을 채택하여 기업의 비용 처리·장부 기입 등 업무에 종이 회계 자료 전달, 검토, 보관이 필요하며, 기록 보관 및 활용 과정에서도 보관 절차 복잡, 관리 비용 높음, 열람 어려움, 활용률 저하, 관리 비규범 및 보안 위험 등 여러 문제점이 존재합니다.

1、 보관 프로세스 복잡

종이 전표 보관은 재무 담당자가 수동으로 매칭, 분책, 제본해야 하며 보관 절차가 번거롭고 대부분 수작업에 의존하여 자동화 수준이 매우 낮습니다.

2、 관리 비용이 높음

종이 문서 출력은 소모품 비용이 높고 공간을 많이 차지하며, 장기적으로 높은 유지비와 인력 관리 비용이 발생하고, 정리 및 보관 과정에서 많은 인력과 물자가 소모됩니다.

3、 기록 열람 제한

전통 기록물 관리는 지역 제한을 받아 보관지가 집중되지 않아, 타지역 기록물 대출 심사 시 우편 발송이 필요하여 기록물 분실 및 손상 위험이 증가하고 기록물 상태도 적시에 파악할 수 없습니다.

4、 기록 활용률 저조

회계기록은 종이 매체에 제약되어 회계 실무를 충분히 지원하지 못했고 회계기록 정보의 통일과 공유를 진정으로 실현하지 못했습니다.

5、 전자 자료 관리 미비

전자세금계산서 종이 인쇄본을 장부기입·보관의 유일한 증빙으로 삼는 것은규정 준수하지 않으며, 전자세금계산서 등 관련 전자자료의 보관 관리가 규범화되지 않고 기준이 통일되지 않았습니다.

6、 감독 강도 부족

종이 회계 자료는 변조·위조되기 쉽고 효과적인 감독 수단이 부족하여 기록의 진실성, 완전성, 안전성을 보장하기 어렵습니다.

삼、 전자회계기록 시스템 구축 및 적용

Kailing Technology의 전자회계기록 관리 시스템고객에게 종이 기록물부터 전자회계기록까지의 전 생애주기 관리를 제공할 수 있으며, 전자회계기록의 수집, 생성, 아카이빙, 열람, 통계, 활용, 감정, 폐기까지 전 과정 관리를 실현합니다.

전자회계기록 솔루션, 기존 기록 관리의 높은 비용, 열람 불편, 분실 위험 등의 문제와 작별. 데이터를 정보화한 후 기록 데이터 체인을 완성하여 재무 공유를 쉽게 실현하고 재무 공유에서의 물리적 전표, 문서 집중 공유 등의 문제를 해결합니다.

1、 기록 전 수명주기 관리

Kailing Technology전자기록 시스템은 국가 최신 전자기록 관리 및 업무·재무·세무 정책을 충분히 해석하여 기업이 종이·전자 혼합 기록 또는 순수 전자기록의 규범화 관리를 하도록 도우며 기업이 '업무 흐름+데이터 흐름+실물 흐름'의 기록 전체 생명주기 관리를 실현하도록 지원합니다。

2. 전방위 수집, 지능형 인식

전자기록 시스템의 기록 수집 방식은 다양하게 지원되며, 전자/종이 매체, 인터페이스 유/무에 따라 달라지고, 다양한 업무 시나리오에서 기록 정보를 전방위적으로 수집할 수 있습니다.

· 시스템 인터페이스 수집: 프론트엔드 시스템 인터페이스 연동 방식을 통해 프론트엔드 시스템의 데이터를 직접 획득하며, 전표, 계정 잔액표, 재무제표, 은행 회신 등을 포함합니다.

· 이미지 수집: 휴대폰, 고속 촬영기, 스캐너 등 다양한 방식을 통합하여 원본 종이 기록의 이미지 자료를 수집 업로드합니다.

· 로컬 전자문서 수집: 로컬 파일 업로드 방식을 통해 전자문서 파일 정보를 업로드 수집합니다.

OCR 등의 기술과 결합하여 수집된 기록물 정보를 지능적으로 인식하며, 여러 종류의 세금계산서, 경비 정산 표지, 업무 전표 등을 인식하여 구조화된 정보로 변환하여 저장합니다.

3. 자동 분류 저장, 전표 연관 지능형 매칭

「전자회계기록 관리규범」의 전자회계기록 분류 원칙에 따라, 수집된 회계자료를 분류 저장하고 회계자료 형식에 따라 다음 범주로 자동 분류하며, 동시에 회계연도, 보존기한, 조직기구 등도 구분한다.

순수 전자, 전자+실물 등 다양한 모드의 기록물 관리에 대해 전자기록물 시스템은 내장된 코딩 규칙을 통해 정밀 매칭 관리 모델을 구축하고, 실물과 전자를 양방향 색인으로 연결하며, 전표·이미지·증빙을 지능적으로 매칭하여 연관시킵니다. 영수증, 업무 전표, 증빙 등은 세금계산서 번호, 업무 전표 번호, 증빙 번호 등 고유 식별번호를 기준으로 상호 색인을 구축하고, 규칙에 따라 매칭 관계를 연결하여 자동으로 편철하며, 기록물의 완전성을 자동으로 검사합니다.

이러한 모델에서 실물 기록과 전자 기록의 매칭을 구현하고, 증빙, 서류, 증빙 간의 연관성을 구현하여 이후 기록의 조회, 대출 및 관리 업무에 큰 편의를 가져왔습니다.

4、 기록 빠른 조회 및 대출

전자회계기록 시스템의 구조화 데이터(전표번호, 조직기구, 기록 분류, 실물 상태, 키워드 등 포함)를 기반으로 필요한 기록 정보를 신속하게 조회·검색하여 정보 열람 비용을 효과적으로 낮춥니다.

기록 대출은 전자 대출과 실물 대출로 나뉘며, 각각의 절차와 특징이 약간 다릅니다:

· 전자 대출: 전자 대출 절차는 주로 신청-승인-기록 임시 대출 권한 개방-만료 시 권한 자동 회수로 설정됩니다. 전자 대출은 동시에 여러 사람에게 대출할 수 있고, 지역 제한을 받지 않으며, 정기적으로 대출 권한을 자동 회수하고, 전자 대출 시 동적 워터마크가 있어 유출을 방지하며, 다운로드도 가능하고 권 단위 대출 또는 권 내 개별 파일 대출도 가능합니다.

· 실물 대출: 실물 대출 절차는 주로 신청-승인-실물 대출 등록-실물 반납 등록으로 설정되며, 실물 상태를 기록합니다. 실물 대출은 동일 시간대에 한 사람에게만 대출할 수 있고, 지역 제한을 받으며, 분실이나 훼손을 방지하기 위해 상하가와 정기 점검이 필요하고, 권별로만 대출할 수 있으며 분권 대출은 불가합니다.

전자기록 시스템은 전자문서의 전자 서명을 보존하고 기록 비밀등급을 설정하며 기록 배경 워터마크와 대출 템플릿 등을 구성하여 전자기록의 저장 및 대출 안전을 충분히 보장합니다.

사、 전자회계기록의 활용 가치

국가 정책과 디지털 경제의 추진 아래, 전자회계기록의 발전 전망과 응용 가치가 더욱 두드러지고 있습니다,또한회계 정보화 무종이화의 중요한 진전을 상징합니다. 전자회계기록은 기록 보관의 자동화와 열람 조회의 효율화를 실현하고, 기록 관리의 안전성과 완전성을 향상시키며, 관리 비용을 낮추고 관리 효율성을 높입니다. 동시에 전자회계기록 관리 과정에서 회계 기록의 데이터 가치를 충분히 발굴하여 기업 경영 관리에서의 응용 가치를 확장하고, 기업에 더 큰 가치를 창출하며, 기업이 순조롭게 실현하도록 지원재무·세무디지털 전환.

일부 텍스트는 인터넷에서 발췌했습니다

베이징 Kailing Technology 유한회사——기업 업무·재무·세무 디지털화 솔루션 서비스 제공업체.

Kailing Technology는 기업 요구에 따라 판매 관리 시스템, 구매 관리 시스템, 매출 발행 시스템, 매입 수취 시스템, 이미지 관리 시스템, 재무 기장 시스템, 전자회계기록 등 업무의 솔루션을 제공하여 전문적이고 효율적으로 기업 재무·세무 디지털 관리의 전환·업그레이드를 지원합니다.

만약 귀하께서 업무·재무·세무 디지털 전환 관련 필요가 있으시다면, 저희에게 연락해 주시기 바랍니다, 베이징 Kailing Technology가 성심껏 서비스를 제공하겠습니다.