전자회계기록 시스템을 구축하여 회계 기록의 디지털 지능화 혁신을 지원

오늘날 비즈니스 환경에서 대형 그룹 기업의 운영은 매우 복잡한 양상을 보입니다. 그 업무 영역은 여러 분야로 뻗어 있고, 내부에 구축된 업무·재무 시스템은 규모가 방대하여 OA 시스템, 업무·재무 시스템, 총계정원장 시스템, 비용통제 시스템, 자금 시스템 및 여러 핵심 시스템 등을 포함하며, 이러한 시스템들은 서로 독립적으로 운영됩니다. 기업의 일상적인 업무 경영 과정에서 매일 방대한 각종 계약서, 협약서, 재무제표 등의 문서가 생성됩니다. 통일된 전자기록 관리 시스템이 없으면 이러한 문서는 서로 다른 부서와 시스템에 흩어져 정보 사일로를 형성할 가능성이 큽니다. 이렇게 되면 정보 검색이 매우 어려워질 뿐만 아니라 전면 디지털 전자세금계산서 등 전자문서의 저장에서도 컴플라이언스 문제에 직면하게 됩니다. 동시에 관리 프로세스가 충분히 규범화되지 않아 기록의 안전성과 완전성을 효과적으로 보장하기 어렵고, 기록 훼손 위험이 커집니다.

이에 비추어, 이렇게 방대하고 복잡한 문서에 직면하여 이러한 대형 그룹 기업은 전자회계기록 관리 시스템을 구축할 필요가 절실합니다. 이 시스템은 복잡한 기록을 서로 다른 분류로 세밀하게 나누어 정밀한 관리를 실현할 수 있습니다. 또한 회사의 업무 시나리오와 깊이 융합되고 상호 연관되어 기록의 활용률을 높이고, 기록이 업무 발전을 뒷받침하도록 하여 외부 정책 법규 요건을 충족하는 동시에 기업 내부의 기록 관리 요구에도 충분히 부합해야 합니다.

Kailing Technology항상 기업의 요구를 지침으로 삼아 전사 표준 통일, 내용 완비, 등급별 권한 관리, 데이터 보안, 기능 완비, 사용자 친화적 인터페이스, 높은 통합도와 확장성을 갖춘 전자회계기록 관리 시스템을 성공적으로 구축했습니다. 시스템은 인터페이스 관리 기능을 통해 비즈니스 시스템, 세금계산서 시스템, 비용통제 시스템, OA 시스템 등과 원활하게 연동하여 데이터 수집의 적시성과 정확성을 강력히 보장하며, 구축 범위는 재무 기록, 비즈니스 기록, 이력 기록 등 여러 방면을 전면적으로 포괄합니다. 이 시스템의 구축은 의심할 여지 없이 대형 그룹 기업의 기록 관리에 혁명적인 변화를 가져왔으며, 기록 자원을 더욱 효율적이고 과학적으로 관리할 수 있게 하여 기업의 지속적인 발전에 든든한 지원을 제공했습니다.

전통적인 기록 관리 모드와 작별하고, 인쇄 불필요, 제본 불필요

▪ 디지털 전환:기록을 전자화하기 전, 기업 재무 담당자는 회계 기말에 원시 증빙과 기장 증빙을 분류, 대조, 철하는 데 많은 시간을 소모해야 했으며, 이 과정은 효율이 낮고 증빙 분실 또는 찾기 어려움의 위험이 있었습니다. 전자회계기록 관리 시스템 도입 후 기업의 각 시스템과 원활하게 연동되어, 각 거래에서 발생한 원시 증빙과 첨부 파일이 자동으로 갱신되어 전자기록 시스템으로 전송되고 기장 증빙도 동기화되어 원시 증빙과 대응 관계를 형성합니다. 기장 증빙, 전자세금계산서, 은행 거래 명세서 및 시스템에서 생성된 각 전자 전표는 모두 인쇄할 필요가 없어 인쇄와 정리 작업량을 줄이고 기업이 점차 기록 관리 무종이화로 나아가도록 돕습니다.

▪ 기록 전 생애주기 관리:현재 기업은 전자회계기록 관리 시스템에서 기록 편철, 이관, 보관, 검색, 대출, 감정에서 폐기까지의 전 생애주기 관리를 완료할 수 있어, 기록이 합법적이고 컴플라이언스하며 국가 전자기록 보관 요구에 부합하도록 보장합니다.

▪ 검색 효율 향상:원본 증빙 등 기록 자료를 열람할 때 기업은 더 이상 종이 기록을 뒤지는 데 많은 시간을 들일 필요가 없으며, 전자회계기록 시스템의 효율적인 검색 기능이 찾는 시간을 크게 단축합니다.

▪ 데이터 가치 극대화:전자회계기록 관리 시스템은 회계 기록의 데이터 가치를 충분히 발휘하여 기업에 더욱 풍부하고 편리한 데이터 지원을 제공하며, 기업의 업무 의사결정과 전략 기획에 도움이 됩니다.

Kailing 전자회계기록 관리 시스템을 통해 기업의 기록 관리는 더욱 효율적이고 지능적이며 친환경적이 되어 기업의 장기 발전과 디지털 전환에 견고한 기반을 마련합니다.

종이·전자 연관 관리로 이중 체계 아카이빙에서 전자기록 단일 체계로의 원활한 전환 지원

Kailing 전자회계기록 관리 시스템은 기업에 혁신적인 종이·전자 연계 관리 전략을 제공하여 기업이 전통적 이중 보관 방식에서 현대 전자기록 단일 보관 시대로 원활히 전환하도록 지원합니다.

▪ 전자기록 독립 관리:전자회계기록에 대해 시스템은 독립적인 기록 정리 프로그램을 제공하여 보관 명세서를 생성한 후 기록 전 수명주기 관리 프로세스에 원활하게 통합하여 전자회계기록의 효율적인 관리와 활용을 보장합니다.

▪ 종이·전자 매칭:종이 회계 기록물의 지능형 관리를 실현하고, 전자회계기록과 실물 기록물의 연관을 구축합니다. 전자회계기록을 통해 실물 기록물을 신속하게 색인하고, 가상 서고 전시 등의 기술을 통해 편리하고 직관적인 실물 관리를 제공합니다.

▪ 전량 전자 기록 저장:전자회계기록 관리 시스템은 모든 전자기록의 완전한 정보를 저장하며, 오프라인에는 원본 종이 기록만 보관합니다. 이는 물리적 저장 공간 수요를 대폭 줄이고 기록의 접근성과 안전성을 향상시킵니다.

▪ 스타링크 그래프 시각화:전자회계기록 관리 시스템에서 사용자는 완전한 업무 성망도와 구조 트리를 통해 관련 전자문서를 조회할 수 있어 감사, 규정 준수 검사 및 업무 분석에 큰 편의를 제공합니다.

▪ 자동화 열람 권한 관리:전자회계기록을 열람할 때 시스템은 결재 프로세스와 기간 주기에 따라 열람 권한을 자동으로 개방하고, 권한 만료 후 자동으로 닫아 기록의 안전과 컴플라이언스를 보장합니다.

▪ 실물 기록물 대출 관리:특수한 경우 실물 기록을 열람해야 할 때, 기록 담당자는 시스템을 통해 출고, 서가 내리기, 이관 및 반납 등의 작업을 수행하여 실물 기록의 안전한 열람과 적시 반납을 보장할 수 있습니다.

이러한 종이-전자 연관 관리를 통해 Kailing 전자회계기록 관리 시스템은 기록 관리 효율과 정확성을 높일 뿐만 아니라 기업에 유연하고 신뢰할 수 있으며 미래 발전 요구에 부합하는 기록 관리 솔루션을 제공합니다.

흐름 거래명세서 자동 매칭, 은행 거래명세서 전면 온라인 관리

전자회계기록 관리 시스템은 기업에 유연하고 다양한 은행 거래내역 및 거래명세서 획득 방식을 제공하여 기업의 다양한 지점 및 업무 시나리오 요구에 적응합니다.

▪ 인터페이스 수집:시스템은 인터페이스 연동을 통해 정기적으로 은행 거래 내역과 거래명세서를 자동으로 가져와 아카이빙 작업을 완료합니다. 이 기능은 자금 시스템, 결제 시스템 등 기업 내부 시스템과의 원활한 연동을 지원하며 은행-기업 직결 방식을 호환하여 거래 내역 및 거래명세서의 자동화와 실시간성을 보장합니다.

▪ RPA 수집:아직 은행-기업 직접연결을 구현하지 않은 은행의 경우, 전자회계기록 관리 시스템은 RPA 기술을 활용하여 은행 거래내역과 거래명세서를 수집합니다. RPA 기술은 사람의 조작을 모방하여 은행 웹사이트나 인터넷뱅킹 시스템에 자동 로그인하고, 필요한 은행 문서를 다운로드하여 전자기록 시스템으로 전송해 보관합니다.

▪ OCR 인식:시스템에는 OCR 기술이 내장되어 주요 은행의 입금증을 인식·처리하여 편집 가능한 전자 형식으로 변환함으로써 아카이빙과 검색이 용이합니다.

▪ 수동 다운로드 업로드:자동화 방식으로 획득할 수 없는 극소수의 은행 거래 명세서의 경우, Kailing 전자기록 시스템은 수동 업로드 기능을 제공합니다. 사용자가 거래 명세서를 다운로드한 후 시스템 인터페이스를 통해 파일을 업로드하고 연관 관계를 설정하여 문서 완전성을 보장할 수 있습니다.

또한, Kailing Technology 전자회계기록 관리 시스템은 다양한 은행 거래내역·영수증 매칭 규칙을 내장하여 거래내역과 영수증을 자동으로 매칭함으로써 재무 업무 효율을 현저히 향상시킵니다. 이러한 다원화된 수집 방식을 통해 시스템은 은행 영수증의 전면 온라인 관리를 구현하여 전통적인 인쇄·보관의 번거로움과 종이 낭비를 피하고, 기업에 컴플라이언스, 효율, 친환경의 영수증 관리 솔루션을 제공합니다.

가치 성과

Kailing 전자회계기록 관리 시스템은 기업을 위해 통합 전자기록 관리 플랫폼을 구축하여 기업 내 모든 기록의 집중화, 표준화 관리를 실현하고, 기록 수집, 정리, 보관, 활용을 아우르는 전 수명주기 관리 응용 기능과 사성 검사, 전자 서명 등을 포함한 정책 요구사항 대응 안전 보장 기능을 제공합니다.

▪ 시스템 통합 및 자동 아카이빙

전자회계기록 관리 시스템은 기업의 업무·재무·세무 등 시스템과 통합되어 회계전표, 재무제표, 장부, 은행 거래명세서, 세금계산서, 일상 비용 전표, 보험금 청구 및 상계 전표 등 각종 기록을 자동으로 수집하고 아카이빙합니다.

▪ 각 업종 기록 분류 세분화 관리

기업은 업무 시나리오 및 관련 기록 유형에 따라 기록 분류를 계획하고, 맞춤형 기록 분류 방안을 수립하며, 다단계 분류를 세분화하여 기업 기록이 실제 업무 시나리오에 더 부합하고 다양한 유형의 기록 차별화 관리 수요를 충족시키며, 이후 기록 조회, 활용의 기초를 마련한다.

▪ 기록 지능형 연계 및 업무 융합

Kailing 전자회계기록 관리 시스템은 기업의 다양한 업무 시나리오에서 기록 데이터의 디지털화 방안 및 연관 규칙을 설계·구축하여 각 업무 시나리오에서 기록의 자동 연관을 실현하고, 동일 업무 체인상의 임의의 기록 한 건으로 업무 전체를 추적할 수 있습니다.

▪ 기록 고효율 활용 및 업무 발전 촉진

Kailing 전자회계기록 관리 시스템은 원스톱 검색 엔진을 제공하여 전문 검색 및 다양한 검색 방식을 지원하고, 서로 다른 사용자와 시나리오의 검색 요구를 충족하며, 권한 메커니즘과 결합하여 기록 대출 및 활용을 엄격히 관리합니다.

▪ 기록 보안 관리 강화

Kailing 전자회계기록 관리 시스템은 영업비밀 및 기술기밀과 관련된 기록의 공개 상태를 통제하며, 엄격한 데이터 접근 권한 제어 및 전자 워터마크 기술을 결합하여 기록의 안전성을 보장합니다.

Kailing Technology 전자회계기록 관리 시스템은 기업이 기록 관리의 여러 난제를 해결하고 기업 기록 관리를 디지털화, 지능화로 전환하도록 지원합니다. 기업 데이터 품질을 높이고 업무·재무 정보의 융합과 상호 소통을 강화하며 기록 관리 비용을 낮출 뿐만 아니라 기업이 관련 법규와 표준 요구를 더 잘 준수하여 규정 준수 위험을 줄이도록 돕습니다.

만약 귀하의 기업에 전자회계기록 구축 수요가 있으시다면, Kailing Technology로 연락하여 더 많은 내용을 알아보거나 데모 체험을 진행해 보시기 바랍니다:https://www.kailingteck.com/h-col-110.html 。

Kailing Technology는 업무·재무·세무 디지털 종합 솔루션 서비스 제공업체로서 각종 기관, 기구, 대중소형 기업에 업무·재무·세무 관리 디지털 전환 제품과 운영 서비스를 제공하며, 제품 라인에는 다음이 포함됩니다:

영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 세금계산서 발행 시스템, 직원 비용 통제 및 상환 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지 AI OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자회계기록 시스템 등 업무의 솔루션으로 각 분야의 디지털화과정을 전방위적으로 추진합니다.

만약 귀하께서 업무·재무·세무 디지털 전환 관련 필요가 있으시다면, 저희에게 연락해 주시기 바랍니다, 베이징 Kailing Technology가 성심껏 서비스를 제공하겠습니다.