디지털 아카이브에 관한 이 실무 정보를 꼭 챙기세요!

디지털 기록관은 각급 각종 기록관이 정보 사회의 날로 증가하는 기록 정보 자원 관리·이용 수요에 적응하기 위해 현대 정보 기술을 활용해 디지털 기록 정보를 수집, 가공, 저장, 관리하고 각종 네트워크 플랫폼을 통해 공공 기록 정보 서비스와 공유 이용을 제공하는 기록 정보 통합 관리 시스템입니다. 디지털 기록관의 주요 특징과 기능은 무엇일까요? 함께 알아보겠습니다!

（하나）디지털 아카이브의 주요 특징

1. 정보 저장의 디지털화

디지털화 기록 정보는 디지털 기록관의 자원 기반이며, 두 가지 출처가 있습니다. 첫째는 소장 기록의 디지털화입니다. 주로 종이 기록, 음향·영상 기록 등 서로 다른 매체에 저장된 아날로그 기록 정보를 디지털 처리로 디지털 형식으로 전환하는 것입니다. 둘째는 직접 접수·보관하는 전자문서입니다. 전자문서는 네트워크 기반으로 생성된 원생 디지털 정보입니다. 이 두 출처의 디지털화 정보를 조직·관리하고 데이터베이스 시스템을 구축합니다.

2. 정보 접근의 네트워크화

네트워크는 디지털 기록관이 존재하고 운영되는 보장입니다. 디지털 기록관은 네트워크에 의존하여 생존하며, 네트워크에 장애가 발생하면 디지털 기록관의 운영이 영향을 받습니다. 네트워크가 사용자 단말, Web 서버, 검색 시스템, 객체 데이터베이스 등 디지털 기록관의 각 구성 요소를 연결하여 디지털 기록물 정보의 온라인 발행, 조회 및 검색을 구현합니다.

3. 정보 자원의 분산 관리

디지털 기록관은 각 분산된 디지털 객체 자원을 수집, 저장, 게시 및 검색할 수 있습니다. 각 디지털 기록관이 통일된 상위 프로토콜을 준수하고 서로 다른 시스템 플랫폼과 응용 소프트웨어에서 생성된 이기종 디지털 기록 정보를 통합해 포괄적인 디지털 자원 저장소를 구축하고 통일된 검색 진입점을 제공할 것을 요구합니다.

（이）디지털 아카이브의 주요 업무 기능

1. 디지털 기록물 정보의 수집과 저장

디지털 기술로 기존 소장품을 디지털화하고, 온라인 및 오프라인 방식으로 각 기록 보관 단위가 아카이빙한 전자문서 및 메타데이터를 접수합니다. 이를 기반으로 다양한 형식과 유형의 디지털 아카이브 정보를 통일된 형식으로 변환하여 압축 처리하고 저장합니다.

2. 디지털 기록물 정보의 조직과 관리

디지털화 대상에 대해 표제와 저록을 수행하고 목록과 색인을 구축하며, 전자 파일 및 메타데이터를 조직하여 메타데이터와 객체 데이터를 분해하고 메타데이터베이스와 객체 데이터베이스로 집성합니다.

3. 디지털 기록물 정보의 공개와 조회

디지털 아카이브는 목록 수준 및 파일 수준 조회 서비스와 내용 기반 멀티미디어 정보 검색 서비스를 제공할 수 있습니다.

4. 디지털 기록물 정보의 보안 및 권한 관리

기록 자체의 기밀성 때문에 디지털 기록관의 보안 및 권한 관리가 특히 중요합니다. 신원 인증, 데이터 암호화, 디지털 워터마크, 디지털 서명 및 방화벽 등의 기술을 활용하여 사용자 신원 식별 및 권한 제어, 그리고 디지털 기록관의 보안 관리를 실현할 수 있습니다.

（삼） 디지털 아카이브의 핵심 기술

디지털 기록관은 컴퓨터 하드웨어·소프트웨어 기술을 기반으로 네트워크 통신 기술을 뒷받침으로 하고 각종 첨단 기술을 보조로 구축된 통합 정보 시스템입니다. 디지털 기록관은 정보의 수집, 저장, 조직, 관리 및 이용 과정에서 반드시 각종 첨단 기술을 활용해야 합니다. 구체적으로 다음을 포함합니다:

1. 기록 디지털화 과정

기록 디지털화 과정에서 필요한 핵심 기술은 문자 이미지 스캔 기술, 광학 문자 인식（OCR）、시청각 캡처, 멀티미디어 정보 압축 등의 기술. 오디오, 비디오, 정지 이미지, 동영상 등 멀티미디어 정보에 대해서는 반드시 디지털화된 규범 형식을 정해야 한다.

2. 디지털 기록물 정보의 가공, 조직 및 관리 과정

디지털 기록 정보 가공, 조직 및 관리 과정에서 필요한 핵심 기술은 다음과 같습니다: 디지털 자원을 표준화된 방식으로 가공하고 조직해야 합니다. 전통적인 기록 기술과 색인을 기반으로 규범적인 메타데이터 표준에 따라 해당 메타데이터를 추출하고 메타데이터 세트를 구축합니다. 이 과정에서 멀티미디어 정보 색인 기술, 정보 추출 기술, 대량 정보 저장 및 조직 기술, 데이터 마이닝 기술, 데이터 통합 기술, 초대규모 데이터베이스 기술 등이 필요합니다.

3. 디지털 기록물 정보의 공개 및 조회 과정

디지털 기록물 정보의 공개 및 조회 과정의 주요 기술은 다음과 같습니다. 멀티미디어 데이터 압축 및 전송 기술, 분산 자원 및 운영 관리 기술, 이미지·영상 데이터 검색 기술, 내용 기반 정보 검색 기술 등입니다.

4. 안전과 권한 관리의 주요 기술

디지털 아카이브의 보안 및 권한 관리의 주요 기술로는 방화벽 기술, 키 기술, 신원 인증 기술, 디지털 서명 기술, 디지털 워터마크 기술 등이 있습니다.

지적할 점은, 디지털 기록관 건설 과정에서 기록 정보의 진실성, 완전성, 신뢰성 및 기밀성 유지에 대한 요구가 매우 높다는 것입니다. 기록이 디지털화 및 활용 과정에서 완전성과 신뢰성을 상실하면 디지털 도서관 존재의 기반이 흔들리게 됩니다. 이를 위해서는 디지털화 과정에서 최적의 기술을 사용하여 정보 왜곡을 최소화하고, 정보 전송 및 활용 과정에서 다양한 보안 기술을 사용해야 합니다.

（사）디지털 아카이브의 발전 단계

디지털 기록관 건설은 반드시 기록관 업무 자동화를 기반으로 해야 하며, 중국의 디지털 기록관 건설은 일반적으로 다음 세 단계를 거쳐야 합니다.

1. 기록관 자동화 단계

기록물 실물 관리와 기록물 정보 조직의 자동화를 실현합니다. 구체적으로: 기록물 등록·대출·반납 독촉 및 서고 관리 등 일상 업무와 실물 관리의 자동화, 그리고 기록물 정보의 자동 분류·자동 목록 작성·자동 색인, 정보 검색 전산화, 내부 근거리 통신망 구축을 포함합니다.

2. 단일 디지털 기록관 구축 단계

주로 소장품 디지털화, 기록 웹사이트 구축, 그리고 전자문서를 접수하여 관에 입고하고 활용을 제공하는 내용을 포함합니다. 현재 중국의 많은 디지털 기록관 프로젝트가 이 단계에 있습니다. 그러나 대규모 전자문서 입고 작업은 아직 본격적으로 시작되지 않았습니다.

3. 다수 디지털 아카이브 상호연결 단계

중국 대부분의 성급 이상 종합 기록관, 국가 전문 시스템 및 대형 기업의 기록관, 그리고 관련 대학의 기록관은 이미 기록물 자동화의 기반을 갖추고 있으며, 소장품 디지털화 작업이 지속적으로 진행되고 목록형 및 전문형 데이터베이스도 잇따라 구축되고 있습니다. 전국 90% 이상의 성·시 기록 기관이 기록망을 구축했습니다. 총체적으로 중국 동부 발달 지역의 디지털 기록관 건설은 제2단계인 개별 디지털 기록관 건설 단계에 있습니다,
그리고 중서부 지역의 디지털 기록관 건설은 아직 제1단계에서 제2단계로의 과도기에 있습니다.

디지털 기록관은 전통 기록관의 미래 발전 추세이며, 전자문서를 수집하고 관리하는 중요한 방식입니다. 디지털 기록관의 적용을 통해 전자문서의 온라인 보관, 조직 및 이용을 실현하고, 전자문서의 전체 생명주기 통제 등을 완성할 수 있으며, 이는 기록물 디지털 관리 발전의 대세입니다.

기록 관리가 디지털화로 나아가는 시대적 물결 속에서,Kailing 디지털 기록관리 시스템시대에 따라 등장했습니다. 이는 정보 저장 디지털화, 접근 네트워크화, 자원 분산 관리를 하나로 통합하여 효율적인 디지털 기록 정보 수집·저장, 조직·관리, 발표·조회 및 보안·권한 관리 등의 기능을 갖추고 있습니다. 문자·이미지 스캔, 멀티미디어 정보 압축, 정보 표제·추출 등 선진 핵심 기술에 의존하여 기록 디지털화의 정확성과 효율성을 보장합니다. 기록관 자동화 단계든, 단일 디지털 기록관 구축 및 다수 디지털 기록관 상호 연결 단계든, Kailing 디지털 기록관리 시스템은 강력한 지원 역할을 발휘하여 기록관리의 현대화과정에 새로운 활력을 불어넣고 각 단위의 기록 디지털 관리의 도약적 발전을 지원하며,기업기록 관리의 유일한 선택.

Kailing Technology는 업무·재무·세무 디지털 종합 솔루션 서비스 제공업체로서 각종 기관, 기구, 대중소형 기업에 업무·재무·세무 관리 디지털 전환 제품과 운영 서비스를 제공하며, 제품 라인에는 다음이 포함됩니다:

영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 세금계산서 발행 시스템, 직원 비용 통제 및 상환 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지 AI OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자회계기록 시스템 등 업무의 솔루션으로 각 분야의 디지털화과정을 전방위적으로 추진합니다.

만약 귀하께서 업무·재무·세무 디지털 전환 관련 필요가 있으시다면, 저희에게 연락해 주시기 바랍니다, 베이징 Kailing Technology가 성심껏 서비스를 제공하겠습니다.