전자회계기록의 새로운 기회 — 기록의 관점에서 재정부의 두 가지 규범 해석

최근 재정부는 《회계 정보화 업무 규범》(재회〔2024〕11호, 이하 《업무 규범》) 및 《회계 소프트웨어 기본 기능 및 서비스 규범》(재회〔2024〕12호, 이하 《소프트웨어 규범》)을 개정 발표했으며, 2025년 1월 1일부터 시행됩니다. 두 규범의 발표는 새로운 회계법의 관철, 경제사회 고품질 발전 지원, 회계 업무 디지털 전환 가속화, 회계 정보화 제도 체계 완비 등에서 긍정적인 역할을 합니다.

01 두 가지 규범과 전자회계기록은 어떤 관련이 있나요?

두 규범은 전자회계기록의 이행을 위한 견고한 기반을 마련했습니다. 《업무 규범》 제29조, "조건을 갖춘 단위는 전자회계증빙의 수취, 생성, 전송, 저장, 아카이빙 등 각 단계의 전 과정 무종이화, 자동화 처리를 추진해야 한다." 《소프트웨어 규범》 제28조, "아카이빙을 위해 출력된 전자회계자료는 국가의 전자문서 아카이빙 및 전자회계기록 관리 요구사항에 부합해야 한다." 전자회계증빙 등 전자회계자료의 업무 시스템 측 전자화는 전자회계자료의 원본성을 유지하여, 전자기록의 전 과정 전자화와 데이터화를 자연스럽게 실현합니다.

회계기록 관리의 책임 부서로서 재정부는 《업무규범》에서 전자회계기록의 법적 효력을 다시 언급했으며, 제32조는 “국가의 전자회계기록 관리 요건에 부합하는 전자회계기록은 종이 회계기록과 동등한 법적 효력을 가진다.”라고 밝혔습니다. 동시에 국가기록원이 최근 힘써 추진하는 전자기록 단일 세트 관리에 대해서도 설명하며, “법률, 행정법규에 별도 규정이 없는 한 전자회계기록은 더 이상 종이 형태로 보관하지 않아도 된다.”라고 했습니다.

02 전자회계기록은 어디에 사용하나요?

《업무 규범》 제35조, “단위는 법률·법규 요구에 따라 회계자료 사용자에게 전자 재무회계 보고서 등 전자회계자료를 제공해야 한다.”, 제36조, “단위가 외부 감독검사 기관의 법규에 따른 회계자료 조회 및 열람을 받을 때 국가의 전자회계기록 관리 규정 요구에 부합하는 전자회계자료는 전자 형식으로만 제공할 수 있다.” 이를 근거로 향후 감독검사, 감사 등 기관의 업무 담당자들은 기존 업무 관행을 바꾸어 종이 심사 위주에서 전자문서 심사 위주로 업무 모델을 전환할 것으로 믿는다.

03 전자회계기록 디지털 자원에는 무엇이 있나요?

회계기록은 두 가지 디지털 자원을 포함합니다. 하나는 전자기록으로, 《업무규범》 제27조에서 구체적 요구사항을 제시합니다. "단위가 전자회계전표의 종이 출력물을 상환·기장·보관 근거로 삼는 경우, 해당 종이 출력물을 출력한 전자회계전표 원본 파일을 동시에 보존하고 종이 회계전표와 그에 대응하는 전자 파일의 검색 관계를 구축해야 한다." 다른 하나는 종이기록을 디지털 처리한 것으로, 《업무규범》 제28조에서도 처리 방식을 제시합니다. "단위가 종이 회계전표의 전자 이미지 파일을 상환·기장·보관 근거로 삼는 경우, 종이 회계전표를 동시에 보존하고 전자 이미지 파일과 그에 대응하는 종이 회계전표의 검색 관계를 구축해야 한다." 위 두 가지 처리 방식은 '증분 전자화', '기존분 디지털화'를 회계기록 응용에서 해석한 것으로, 기록의 원본성을 보장하면서 기록 매체와 효력의 관계를 더욱 중시합니다.

04 전자회계기록은 어떻게 구현하나요?

전자회계기록은 회계 정보화 작업의 "마지막 1킬로미터"로서 전 과정을 통제해야 합니다.

《소프트웨어 규범》 회계데이터 입력 제16조, “회계 소프트웨어는 업무 소프트웨어 시스템과의 일체화 응용을 지원하여 회계데이터가 진실하고 완전하며 안전하게 전송되도록 보장하고, 전자 원시증빙의 전자 기장증빙 자동 생성을 실현해야 한다.”

회계 데이터 처리 제21조, “회계 소프트웨어는 전자 증빙 회계 데이터 표준 요구사항에 따라 전자 회계 증빙을 처리하고 기장 정보 구조화 데이터 파일을 생성하는 기능을 갖추어야 한다.”

회계 데이터 출력 제28조, “회계 소프트웨어는 회계 자료 아카이빙 기능을 갖추고 전자회계기록을 내보내는 인터페이스를 제공해야 하며, 출력된 아카이빙 전자 회계 자료는 국가의 전자 파일 아카이빙 및 전자회계기록 관리 요구사항에 부합해야 한다.” 이 설명과 가장 유사한 국가 규범은 《전자 파일 아카이빙 및 전자 기록물 관리 규범》(GB/T18894)이며, 이 규범에서는 보존 가치가 있는 전자 파일의 수집, 정리, 아카이빙과 전자 기록물의 목록 작성, 관리 및 처분에 대한 일반적인 방법을 제시합니다. 《업무 규범》 제31조에서는 전 과정을 개괄하며 이 규범과 부합합니다. “단위는 국가의 전자회계기록 관리 규정에 따라 전자 회계 자료의 형성, 수집, 정리, 아카이빙과 전자회계기록의 보관, 통계, 이용, 감정, 처분 등 관리 제도를 구축하고 완비해야 하며, 신뢰할 수 있는 안전 보호 기술과 조치를 취하여 전자회계기록이 전달 및 저장 과정에서의 진실성, 완전성, 가용성 및 안전성을 보장하고, 전자 회계 자료 아카이빙과 전자회계기록 관리를 강화해야 합니다. 전자 증빙 회계 데이터 표준에 부합하는 기장 정보 구조화 데이터 파일은 전자 회계 증빙과 동시에 아카이빙해야 합니다.”

05 현 단계 전자회계기록이 직면한 난점과 핵심 포인트는 무엇입니까?

《중화인민공화국 기록물법》은 "전자기록물은 출처가 신뢰할 수 있고 절차가 규범적이며 요소가 규정에 부합해야 한다"고 명확히 요구하며, 《업무 규범》에서도 언급되고 있으며, "진실성, 완전성, 가용성 및 안전성" 요구 또한 전자기록물이 증빙 효력을 갖는 전제 조건이다. 기록물 업계 표준 《문서류 전자기록물 검사 일반 요구사항》(DA/T 70)의 관련 요구사항을 확실히 이행하는 것은 전자기록물의 효력을 유지하는 중요한 보장이며, 전자기록물 관리 시스템 구축의 핵심이자 난점이다.

Kailing Technology의 전자회계기록 제품은 문서 전 생애주기 관리의 각 단계를 전면적으로 포괄하며, 파일 수집, 정리, 아카이빙, 기록의 접수, 정리, 보존, 통계, 활용 및 처분 등을 포함합니다. 규범적인 회계 시스템 데이터 교환 인터페이스를 제공하여 전자회계기록과 시스템의 신속한 연동을 편리하게 실현하고 데이터 전송을 더욱 원활하고 효율적으로 만듭니다. 유연하게 정밀한 '4성' 검사 방안을 구성하여 전자회계기록이 신뢰할 수 있는 증거 효력을 갖추도록 전력으로 보장하고 외부 감독 감사 등 각종 응용 시나리오를 강력히 지원합니다. 이 제품은 클라우드 컴퓨팅, 빅데이터 등 선진 기술을 응용하여 회계 전표, 전자증빙 및 원시증빙을 데이터화 처리하고 데이터의 가치를 충분히 발굴합니다. 뿐만 아니라 임의의 업무 메타데이터로 기록 검색을 실현하는 기반 위에서 전자기록 관리 플랫폼에 의지하여 해당 회계 기록과 연관된 다른 기록도 동시에 검색할 수 있어 기록 조회와 활용의 효율성과 전면성을 크게 높입니다.

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