디지털화 기록 관리 시스템: 관리 효율 향상을 돕는 새로운 무기

정보화 시대의 물결 속에서 각 업종의 관리 모델이 끊임없이 전환되고 있으며 기록관리도 예외가 아닙니다. 전통적인 종이 기록관리는 비용이 높을 뿐만 아니라 정보 흐름이 원활하지 않고 검색이 어려운 등 일련의 문제를 쉽게 초래합니다. 당사의 디지털 기록관리 시스템은 관리 효율성을 높이고 정보 보안을 보장하는 중요한 도구가 됩니다.

전자기록은 국가에서 인정됨

2017년 9월 1일

《기업 디지털 아카이브（실）구축 가이드》본 가이드에서 말하는 기업 디지털 기록관(실)은 기업이 현대 정보기술을 활용하여 기록 업무 프로세스를 고정하고, 본 기업 또는 자산 종속 관계에 있는 기업의 전자기록 또는 기타 디지털 자원을 수집, 정리, 보존하며, 네트워크를 통해 기록 정보 서비스와 공유 활용을 제공하는 통합 관리 시스템 플랫폼을 말합니다.

2020년 6월 2일

《중화인민공화국 기록물법》 전자기록물은 출처가 신뢰할 수 있고 절차가 규범적이며 요소가 규정에 부합해야 한다。

전자 기록물은 전통 매체 기록물과 동등한 효력을 가지며 전자 형식으로 증빙으로 사용할 수 있습니다。

2020년 11월 20일

《전자기록 단일체계 관리 일반요구》전자기록의 정의: 증빙, 조회 및 보존 가치가 있어 편철·보존된 전자문서。

전자 기록물 단일 관리: 전자 형식으로만 전자 기록물을 아카이빙하고 관리하는 방식。

왜 디지털 기록 관리 시스템을 선택해야 하는가?

디지털화 기록 관리 시스템은 기록의 구조화 관리, 영구 보존을 실현하여 보관 자동화, 보관 전자화를 이루고, 전통적 종이 기록의 보관 곤란, 수량 과다, 검색 효율 저하, 보존 비용 과다 등의 난제를 완전히 해결하여 기록 보관 기관에 편리한 서비스를 제공합니다.

기록 관리 업무 효율 향상:시스템은 전자회계기록 미리보기, 아카이빙, 저장, 대출 등 관리 서비스 기능을 갖추고 있어 기록 수집, 아카이빙, 관리 및 사용 프로세스를 표준화하며, 수작업으로 기록을 수집·정리하는 것에 비해 작업 시간을 크게 단축합니다.

기록 보존 연한과 안전성 향상:전자 기록물은 사용 연한과 저장 연한이 길고 안전 저장성이 높은 장점이 있습니다. 시스템은 디지털 정보 기술을 통해 기록물 보존 시간을 연장하고 심지어 영구 보존도 가능하게 합니다; 기록물 데이터는 독립적으로 저장되어 데이터 안전성이 크게 향상됩니다.

기록 관리 비용 절감:전자기록 시스템의 적용은 전통적인 종이 기록에서 전자기록 형태로의 전환을 실현하여 공공 기록 보관 공간의 활용도를 높이고 기록 관리 비용을 절감했습니다.

전자회계기록 데이터의 진실성과 독립성 보장:기록 수집이 전면적이고 작업 전 과정이 기록되어 추적 및 조회가 가능하여 감독에 용이합니다.

디지털화 기록 관리 시스템의 특색 있는 하이라이트

국가 법률·법규에 부합디지털화라는 큰 배경 속에서 국가는 기록 관리에도 전자적 방식을 사용할 것을 권장하며, 기록 관리 시스템은 국가 법률법규에 부합한다.

100% 아카이빙:전자 기록 관리의 요소를 갖추고 다양한 방식, 채널로 기록을 획득하며 전자 기록의 100% 아카이빙을 실현할 수 있습니다.

3초 검색:조직에 다양한 차원과 유형의 검색 방식을 제공하여 정확한 위치 파악이 가능하며, 3초 만에 정보 집합에 대한 기술적 검색을 완료하고 관련성에 따라 정렬할 수 있습니다.

파일 위변조 방지:각종 법률법규를 살펴보면, 국가는 전자기록 시스템이 반드시 전자서명 능력을 갖추어야 함을 명확히 하였으며, 전자서명은 전자기록 시스템이 파일 위변조 방지 능력을 갖추도록 지원합니다.

기록 전 수명주기 관리:프로세스와 결합하여 관련 리더의 승인, 권한 부여 후 시스템이 자동 실행하도록 할 수 있어 기록물이 전 생애주기 관리 능력을 갖추게 합니다.

제3자 증명 보관 가능:기록은 관리할 수 있을 뿐만 아니라 공증처와 블록체인에 증거를 보존하도록 선택할 수 있으며, 증거 보존 후 파일은 원클릭으로 증명서를 발급받을 수 있어 오프라인으로 공증처에 줄 서는 번거로움을 덜어줍니다.

디지털화 기록 관리 시스템은 업무 효율을 높이는 무기일 뿐만 아니라 현대 정보 시대 배경에서 중요한 관리 수단입니다. 기술의 지속적 발전과 응용 보급에 따라 미래에는 더 많은 조직과 기업이 디지털화 전환 물결에 뛰어들 것입니다.구축 수요가 있으시면 다음 연락처로 문의해 주시기 바랍니다Kailing Technology문의, 디지털 관리와 함께 새로운 시대의 도전과 기회를 맞이합시다!

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