기록 관리 시스템의 업무 워크플로우

기록 관리 시스템의 업무 워크플로우는 주로 기본 설정, 기록 가져오기, 기록 입고, 기록 공표, 기록 열람, 기록 폐기, 기록 활용 등의 단계를 포함합니다.

1. 기본 설정

기본 설정은 기록 관리의 기본 파라미터를 설정하는 것으로, 기록 관리 시스템의 사용 기관, 각 인원 권한, 기록 유형, 보관 위치, 보존 기간 등을 명확히 하며, 기록 관리 시스템이 일상 업무를 수행하는 전제입니다. 기본 설정은 일반적으로 기관 책임자, 기록 업무 담당자 및 관련 지도자가 함께 확정하며, 기관이 기록 관리 시스템을 도입할 때 진행합니다.

이、 기록 가져오기

기록 업무의 첫 단계는 기록의 수집과 정리이며, 기록 관리 시스템에서는 기록 가져오기 작업으로 반영됩니다.

기록 가져오기 작업은 종이기록의 경우 기록 권철 정보의 가져오기를 의미하며, 기록 수집 모듈의 기록 가져오기를 통해 구현할 수 있습니다. 종이기록이 디지털화되어 구체적인 기록 내용 파일이 있는 경우에는 전자기록의 가져오기 작업과 동일합니다.

전자기록의 가져오입, 우선 여전히 기록 철권 정보의 가져오기이다. 기록 수집 모듈의 기록 가져오기 화면에서 템플릿을 다운로드하고, 템플릿에 따라 기록의 철권 정보(권내 목록 포함)를 입력한 후 시스템에 가져와 해당 기록 정보를 형성한다. 다음은 기록 전문의 가져오기이다. 기록 수집의 파일 가져오기를 통해 자료의 전문 파일을 시스템에 가져오고 해당 기록 철권과 대응시킨다.

기록 가져오기 및 파일 가져오기 후, 파일 업로드가 누락되었거나 정보가 누락된 기록이 발견되면 '기록집계”의 기록 처리 모듈보완 처리를 진행합니다.

삼、 기록 공개

기록 공개는 기록 보존 기한이 만료된 후 기록 책임자의 감정을 거쳐 공개할 수 있는 기록을 공개하는 것을 말합니다.

사、 기록 입고

기록 입고는 이미 시스템에 가져온 기록을 서고에 보관하는 것을 말하며, 이는 주로 종이 매체가 있는 기록을 대상으로 합니다. 현재 많은 곳에서 종이와 전자의 이중 체계를 시행하고 있기 때문입니다. 즉 전자기록이 있으면서 대응하는 종이 매체도 있어, 순수 종이 기록 외에도 많은 전자기록이 대응하는 종이 부분을 가지고 있습니다. 기록 입고가 대상으로 하는 것은 순수 종이 기록과 전자기록의 종이 부분입니다.

기록 입고 작업은 기록 저장의 기록 입고 페이지를 통해 구현됩니다. 입고 대기 목록에서 입고할 기록을 선택하고, 서가 위치를 할당하며, 보관할 서고와 서가 위치를 선택합니다. 기록 시스템 내에서 입고를 완료함과 동시에 대응하는 종이 기록을 해당 서고, 서가 위치에 보관해야 합니다.

다섯、 기록 대출

기록이 공개된 후, 단위에서 기록 열람이 필요한 경우 기록 대출을 통해 이미 공개된 기록을 대출할 수 있습니다. 기록 대출은 종이 기록과 전자기록 모두 대출할 수 있습니다. 기록 대출의 구현은 주로 시스템의 '대출관리"모듈에서 기록 열람의 전문 검색으로 열람이 필요한 기록을 조회한 후, 열람 신청을 직접 클릭하여 열람할 수 있으며, 열람 카트에 추가한 후 열람 신청할 수도 있습니다.

육、 기록 폐기

기록 폐기란 보존 기간이 만료된 후 기록 책임자의 감정을 거쳐 폐기해야 할 기록을 폐기하는 것을 말합니다. 기록 폐기는 먼저 폐기해야 할 기록을 확정한 후 폐기를 진행합니다. 기록 관리 시스템 내에서 기록을 폐기함과 동시에 해당 종이 부분도 처리해야 하며, 전담 인력을 배치하여 폐기를 등록할 수 있습니다.

칠、 기록 활용

기록 관리 시스템에서의 기록 활용은 일반적으로 기록 활용 상황의 조회를 의미하며, 보통 시스템의 "기록 활용"모듈바로 단위의 기록 활용 상황을 조회할 수 있습니다.

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