AI OCR 스마트 인식+전자회계기록 일체화: Kailing Technology는 종이 증빙을 스캔하면 바로 입고되고, 인식하면 바로 아카이빙되며, 연결하면 바로 성책되게 합니다

1. 종이 증빙의 "라스트 마일" 문제

많은 기업의 업무·재무·세무 디지털화는 이미 멀리 나아갔습니다: ERP를 도입했고, 비용통제 시스템도 갖췄고, 전자세금계산서도 사용하고 있습니다. 그러나 돌아보면 사무실 책상 위에는 여전히 두툼한 종이 더미가 쌓여 있습니다——은행 거래명세서 출력물, 공급업체가 보낸 종이 세금계산서, 직원이 붙여놓은 경비청구서, 계약서 원본, 각종 서명 결재표.

재정부 6호 문서의 요구에 따라, 전자 회계 증빙의 보관은 반드시 전자 원본 파일을 보존해야 하며, 종이 형태의 원시 증빙은 스캔하여 전자 파일로 변환한 후 보관 관리해야 합니다.

문제는 "변환" 이후에 있습니다. 대부분의 기업은 스캔 후 이미지나 PDF 더미를 얻습니다. 그다음은? 수동으로 유형 판단, 수동으로 분류 선택, 수동으로 금액·날짜 입력, 수동으로 대응하는 회계전표 찾기, 수동으로 연관관계 설정…… 스캔은 "종이가 이미지로 변환"되는 문제만 해결했을 뿐, "이 이미지의 정보가 자동으로 가야 할 위치를 찾는" 문제는 해결하지 못했습니다.

2. 인식과 보관의 분리가 바로 효율의 킬러

많은 기업이 OCR 인식 도구와 전자회계기록 시스템을 각각 구매했지만, 두 시스템이 각자 따로 관리합니다. OCR은 전표를 문자로 바꾸는 일을, 기록 시스템은 파일을 저장하는 일을 담당합니다. 중간의 "인식 결과에서 보관 입고까지"의 연결은 여전히 수작업 운반에 의존합니다.

Kailing Technology가 해결하고자 하는 것이 바로 이 문제입니다:OCR 인식과 전자회계기록을 하나의 파이프라인으로 연결하여 스캔하는 순간 인식, 분류, 연관, 아카이빙이 일사천리로 이루어진다.

3. Kailing Technology의 일체화 솔루션

스캔 즉시 입고

기업이 스캐너, 고속 촬영기 또는 휴대폰 사진을 통해 종이 증빙을 대량 업로드합니다. 먼저 분류한 후 업로드할 필요가 없고, 유형별로 폴더를 만들 필요도 없습니다——섞어서 올리면 됩니다, 이후 시스템이 자체 처리합니다.

인식 즉시 아카이빙

파일이 시스템에 들어오면 AI OCR 엔진이 동시에 네 가지를 완료합니다:

자동 분류. 이것이 부가가치세 계산서인지, 은행 회수증인지, 기차표인지, 승인서인지 인식하며, AI가 판형 특징에 따라 자동 판단하고 수십 종의 일반적인 증빙 유형을 지원합니다.

자동 분할. 한 페이지 스캔본에 여러 장의 영수증이 붙어 있으면 시스템이 자동으로 경계를 인식하고 한 장씩 잘라 각각 처리한다. 절단 모델은 특허를 출원했으며 10장 이상의 혼합 부착 영수증을 지원한다.

자동 추출. 증빙 유형에 따라 해당 핵심 필드를 추출합니다. 세금계산서는 번호, 금액, 세액, 매출·매입처, 날짜를 추출하고, 은행 거래명세서는 거래번호, 지급인, 수취인, 금액을 추출하며, 기차표는 승객 이름, 차편, 금액을 추출합니다. 인식 정확도 99% 이상.

자동 전자회계기록. 구조화 데이터는 원본 스캔본과 함께 사전 설정 규칙에 따라 해당 기록 분류에 자동 편입됩니다. 수동으로 목록을 선택할 필요도, 수동으로 태그를 입력할 필요도 없습니다. 단일 전표가 스캔에서 보관까지 몇 초 만에 완료됩니다.

연관 즉시 문서화

보관은 저장한다고 끝나는 것이 아닙니다. 전자회계기록의 핵심은 "성책"——동일 거래의 모든 증빙을 하나로 연결하는 것입니다.

Kailing Technology 시스템은 핵심 필드를 추출한 후 자동으로 연관 매칭을 실행합니다:

OCR이 세금계산서 번호를 인식한 후, 자동으로 기장 전표 라이브러리에서 해당 번호를 포함하는 전표를 검색하여 연관성을 구축합니다. 은행 거래명세서의 거래번호와 금액은 해당 지급 전표 또는 경비 청구서와 자동으로 매칭됩니다. 한 전표의 모든 첨부파일 연관이 완료되면 시스템이 자동으로 합철하여 '아카이빙 완료'로 표시합니다.

특정 증빙에 첨부서류가 3부 있어야 하는데 2부만 매칭되면, 시스템이 자동으로 "보완 대기"로 표시하고 알림을 발송합니다. 재무는 수동으로 매칭할 필요가 없으며, 시스템이 "이 세금계산서가 어느 증빙과 함께 있어야 하는지"를 스스로 압니다.

전자 데이터 통합 집계

종이 증빙은 출처 중 하나일 뿐입니다. 재무 시스템의 기장 증빙, 세무 시스템의 전면 디지털 전자세금계산서 원본 파일, OA 시스템의 승인 흐름, 자금 시스템의 전자 영수증은 API 자동 수집 후 OCR 스캔본과 동일 플랫폼에서 통합 관리, 통합 연관, 통합 제본됩니다.

원본 증빙이 종이 스캔이든 전자 시스템이든, 최종적으로 모두 동일한 기록 체계로 집약됩니다.

네 가지 성질 검사로 품질을 관리한다

각 기록은 입고 전에 자동으로 진실성, 완전성, 가용성, 안전성 검사를 완료합니다. 파일이 변조되었는지, 첨부 파일이 완비되었는지, 형식이 정상적으로 열리는지, 권한이 규정에 맞는지——통과하지 못한 것은 자동으로 차단하고 원인을 안내하여 입고 자료가 모두 적합하도록 보장합니다.

사、기업에 대한 실제 변화

월말에 더 이상 야근하며 기록을 정리하지 않습니다. 종이 전표는 언제든 스캔하고 언제든 보관하며 월말에 몰아서 처리할 필요가 없습니다.

"첨부파일 찾기"라는 일은 사라졌다. 과거에는 전표 하나에 회신 영수증이 빠지면 재무 담당자가 메일함을 다 뒤지고 동료에게 다 물어봤습니다. 이제는 시스템이 자동으로 매칭하여 무엇이 빠졌는지 한눈에 알 수 있습니다.

감사 협조가 '서랍 뒤지기'에서 '키워드 입력'으로 바뀝니다. 3년 전 특정 업무의 완전한 증빙이 몇 초 만에 검색되어 반환되고, 첨부 파일이 완비되고 연관성이 명확함.

보관 기준 전 그룹 통일. 본사가 규칙을 정하고 각 자회사가 동일한 논리로 집행하여 더 이상 제각각 운영하지 않습니다.

시스템은 프라이빗 배포를 지원하여 데이터가 기업 내부망에서 처리되고 외부로 유출되지 않습니다. 기술 아키텍처는 국산화 신창 환경을 지원하며 소스코드는 전량 납품을 지원합니다.

종이 증빙은 하룻밤 사이에 사라지지 않지만, 기업의 디지털화과정을 계속 늦춰서는 안 됩니다.

Kailing Technology는 AI OCR과 전자회계기록을 일체형 솔루션으로 만들어, 해결하는 것은 "인식이 가능한가"의 문제가 아니라 "인식 후 자동으로 제자리에 안착할 수 있는가"의 문제입니다. 스캔은 시작점이고 성책은 종착점이며, 중간에 사람이 어떤 운반이나 조합도 할 필요가 없습니다.

AI OCR+전자회계기록 일체화 솔루션 상세 내용을 알고 싶으시거나 데모를 예약하시려면 Kailing Technology에 문의하십시오:https://www.kailingteck.com/h-col-110.html 。

Kailing Technology는 업무·재무·세무 디지털 종합 솔루션 서비스 제공업체로서 각종 기관, 기구, 대중소형 기업에 업무·재무·세무 관리 디지털 전환 제품과 운영 서비스를 제공하며, 제품 라인에는 다음이 포함됩니다:

영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 세금계산서 발행 시스템, 역발행 세금계산서 시스템, 개인 세금계산서 발행 시스템, 직원 비용 통제 및 상환 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지 AI OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자회계기록 시스템 등 업무의 솔루션으로 각 분야의 디지털화과정을 전방위적으로 추진합니다.

만약 귀하께서 업무·재무·세무 디지털 전환 관련 필요가 있으시다면, 저희에게 연락해 주시기 바랍니다, 베이징 Kailing Technology가 성심껏 서비스를 제공하겠습니다.

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